Planifier des listes (Windows SharePoint Services)

Mise à jour : 2006-12-01

Une liste est un ensemble d’informations que vous partagez avec les membres du site Web. Par exemple, vous pouvez créer une page d’inscription pour un événement, suivre les informations d’état d’un projet ou partager les périodes de congés à venir sur un calendrier d’équipe.

Dans cet article :

• Listes incluses

• À propos de l’utilisation des listes

• Planifier des listes personnalisées

• Feuille de calcul

Listes incluses

Windows SharePoint Services 3.0 comprend les types de listes suivants par défaut :

• Annonces   Utilisez une liste d’annonces pour partager des informations et leur état et pour fournir des rappels. Les annonces prennent en charge la mise en forme avancée utilisant des images, des liens hypertexte et du texte mis en forme.

• Calendrier   Utilisez un calendrier pour les événements de votre équipe ou pour des situations spécifiques, telles que les vacances de la société. Un calendrier fournit des représentations visuelles, semblables à un calendrier mural ou du bureau, des événements de votre équipe, notamment les réunions, les activités socioculturelles et les manifestations quotidiennes. Vous pouvez également effectuer le suivi des moments clés d’une équipe, tels que les délais ou les dates de commercialisation, qui ne sont pas associés à un intervalle de temps spécifique. Si vous utilisez une application de messagerie ou un programme de calendrier compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour les données du calendrier d’équipe Microsoft® SharePoint® depuis le programme de calendrier. Vous pouvez également copier les événements de votre calendrier personnel sur le calendrier de l’équipe et vice versa. Par exemple, vous pouvez comparer et mettre à jour votre calendrier sur le site SharePoint en fonction des dates de votre calendrier Microsoft Office Outlook® 2007, en affichant ces deux calendriers côte à côte ou en les superposant dans Office Outlook 2007. En outre, vous pouvez activer l’intégration de messagerie pour ce type de liste et envoyer des demandes de réunion à votre calendrier de site d’équipe afin que les réunions de l’équipe soient automatiquement ajoutées au calendrier de l’équipe.

• Contacts   Servez-vous d’une liste de contacts pour stocker des informations concernant les personnes ou les groupes avec lesquels vous collaborez. Si vous utilisez une application de messagerie ou un programme de gestion des contacts compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour les données de vos contacts depuis votre site SharePoint dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez mettre à jour la liste de tous les fournisseurs de votre organisation depuis Office Outlook 2007. Une liste de contacts ne permet pas, à proprement parler, de gérer les membres de votre site, mais elle permet de stocker et de partager les contacts de votre organisation, tels que la liste des sous-traitants externes.

• Personnalisée    Bien que vous puissiez personnaliser n’importe quelle liste, vous pouvez également démarrer avec une liste personnalisée, puis personnaliser cette liste en ajoutant uniquement les colonnes de votre choix. Vous pouvez également créer une liste qui est basée sur une feuille de calcul, si vous possédez un tableur compatible avec Windows SharePoint Services 3.0 ou Windows SharePoint Services 2.0 et Microsoft Internet Explorer. Par exemple, vous pouvez importer une liste que vous avez créée avec Microsoft Office Excel® 2007 afin de stocker et gérer les contrats établis avec les fournisseurs.

• Forums de discussion   Utilisez un forum de discussion comme emplacement central permettant d’enregistrer et de stocker les discussions d’équipe. Le format d’un forum de discussion est semblable à un groupe de discussion Internet. Si votre administrateur a activé les listes sur votre site pour qu’elles reçoivent le courrier électronique, les forums peuvent stocker les discussions électroniques de la plupart des applications de messagerie. Par exemple, vous pouvez créer un forum de discussion consacré à la commercialisation de votre dernier produit. Si vous utilisez une application de messagerie électronique compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour votre forum tout en utilisant l’autre programme.

• Suivi des problèmes   Utilisez une liste de suivi des problèmes pour stocker les informations relatives à des problèmes spécifiques, tels que des problèmes techniques, et suivre leur évolution. Vous pouvez affecter les problèmes, les catégoriser et les associer les uns aux autres. Par exemple, vous pouvez créer une liste de suivi des problèmes afin de gérer les questions du service clientèle et les solutions apportées. Vous pouvez également ajouter un commentaire à un problème chaque fois que vous le modifiez, en créant un historique des commentaires sans affecter les commentaires précédents sur le problème. Ainsi, un représentant du service clientèle peut consigner chaque mesure prise pour résoudre un problème et les résultats obtenus.

• Liens   Utilisez une liste de liens comme emplacement central permettant de stocker les liens vers les sites Web, le réseau intranet de votre société et toute autre ressource. Par exemple, vous pouvez créer une liste de liens vers les sites Web de vos clients.

• Tâches de projet   Pour stocker des informations similaires à une liste de tâches (voir ci-dessous) mais également fournir une représentation visuelle ou un graphique de Gantt avec des barres de progression, utilisez une liste de tâches de projet. Vous pouvez suivre l’état et la progression des tâches à mesure qu’elles sont exécutées. Si vous utilisez une application de messagerie électronique ou un programme de gestion des tâches compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches depuis votre site SharePoint dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches sur votre site SharePoint pour identifier et attribuer le travail afin de créer un manuel de formation ; vous pouvez ensuite suivre l’évolution de votre organisation dans Office Outlook 2007.

• Enquête   Pour recueillir et rassembler des commentaires, via un sondage ou un questionnaire sur la satisfaction des employés par exemple, utilisez une enquête. Vous pouvez mettre au point vos questions et réponses de différentes façons et voir un aperçu des commentaires obtenus. Vous pouvez ajouter des sauts de page pour contrôler l’apparence de votre enquête et vous pouvez spécifier une logique de branchement qui détermine les questions à afficher en fonction des réponses des utilisateurs. Si vous disposez d’un tableur ou d’un programme de gestion de base de données compatible avec Windows SharePoint Services 3.0 ou Windows SharePoint Services 2.0, vous pouvez exporter les résultats afin d’approfondir leur analyse.

• Tâches   Utilisez une liste de tâches pour effectuer le suivi des informations relatives aux projets et autres événements à venir de votre groupe. Vous pouvez affecter des tâches à des personnes, puis suivre l’état et la progression des tâches à mesure qu’elles sont exécutées. Si vous utilisez une application de messagerie électronique ou un programme de gestion des tâches compatible avec Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez afficher et mettre à jour vos tâches depuis votre site SharePoint dans l’autre programme. Par exemple, vous pouvez créer une liste de tâches pour la préparation du budget de votre organisation, puis la consulter et la mettre à jour dans Office Outlook 2007, aux côtés de vos autres tâches Outlook.

Dans Windows SharePoint Services 3.0, les listes tirent parti des nouveaux types de contenu et des nouvelles fonctionnalités des modèles de colonnes. En outre, étant donné que les listes reposent sur la même architecture que les bibliothèques de documents, elles incluent des fonctionnalités telles que le contrôle de version, l’archivage, l’extraction, l’approbation, le flux de travail, ainsi que le contrôle Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) sur les fichiers joints. Avant de finaliser la planification de vos listes, consultez les informations sur les types de contenu et sur les bibliothèques de documents. Pour plus d’informations, voir Planifier les types de contenu (Windows SharePoint Services) et Planifier les bibliothèques de documents (Windows SharePoint Services).

À propos de l’utilisation des listes

Vous pouvez personnaliser et ajouter des éléments aux listes incluses mentionnées ci-dessus, créer des listes supplémentaires à partir des modèles de liste qui sont déjà disponibles et créer des listes personnalisées en choisissant leurs paramètres et leurs colonnes.

Vous pouvez afficher une liste de plusieurs manières. Par exemple, vous pouvez créer un affichage d’une page pour toutes les tâches, et un autre affichage sur une autre page pour les seules tâches à terminer aujourd’hui. Vous pouvez aussi utiliser des dossiers pour organiser vos éléments de listes ; par exemple, afficher seulement les événements en cours à partir du calendrier d’une page d’accueil, et créer un affichage visuel — semblable à un calendrier mural — sur une autre page.

Les dossiers et les affichages sont également très utiles pour stocker une grande quantité de données dans une liste. En règle générale, étant donné qu’il est difficile d’afficher plus de 1 000 éléments dans un même affichage, vous pouvez utiliser des dossiers et des affichages afin de faciliter la consultation des données de vos listes et d’accélérer leur chargement. Pour plus d’informations sur l’utilisation des dossiers et des affichages pour gérer les listes volumineuses, voir la rubrique Gérer des listes et des bibliothèques contenant de nombreux éléments dans le système d’aide de Windows SharePoint Services 3.0.

Avez-vous dans une feuille de calcul des données que vous souhaitez utiliser dans une liste sur un site Windows SharePoint Services 3.0 ? Vous pouvez créer une nouvelle liste, incluant les colonnes et les données, par importation d’une feuille de calcul.

Si des programmes de base de données compatibles avec Windows SharePoint Services 3.0 sont installés sur votre ordinateur, tels que Microsoft Office Access 2007, et que votre navigateur prend en charge les contrôles ActiveX®, vous pouvez intégrer les données de votre liste à l’aide d’outils de base de données tels que les requêtes, les jointures et les rapports.

Il est aussi possible d’afficher les listes dans les composants WebPart sur les pages de votre site. Les composants WebPart sont les éléments constitutifs d’un site Web, qui vous permettent d’ajouter des éléments directement dans une page de composants WebPart à partir d’une liste. Vous pouvez également ouvrir une liste directement et travailler dessus. Par exemple, la liste par défaut Annonces s’affiche dans un composant WebPart sur une nouvelle page d’accueil, mais vous pouvez aussi cliquer sur le titre de la liste pour l’ouvrir et travailler dessus dans sa propre page. Pour plus d’informations sur les composants WebPart, voir la section Introduction à la personnalisation des pages grâce aux composants WebPart du système d’aide de Windows SharePoint Services 3.0.

Planifier des listes personnalisées

Avant de créer une liste personnalisée pour stocker ou partager des informations, prenez quelques minutes pour esquisser la structure de la liste et déterminer les informations dont vous avez besoin et la meilleure façon de les afficher. Accordez une attention particulière à la façon dont les utilisateurs pourront enrichir les données de votre liste et consommer celles-ci et essayez d’optimiser la structure de la liste de telle sorte que les utilisateurs obtiennent rapidement les informations dont ils ont besoin.

Examinez les points suivants :

• Quel est le type de champ dont l’affichage est le plus à même de faciliter la consommation des informations par les utilisateurs de la liste ?

  Parfois, plusieurs types de colonne semblent convenir pour un jeu de données particulier, mais elles ne présentent pas les mêmes points forts et points faibles en matière d’affichage des informations. Par exemple, supposons que vous créez une liste d’inscription afin de constituer l’équipe qui animera un stand sur un événement et que vous voulez que les personnes sélectionnent un créneau horaire. Si vous souhaitez qu’elles ne sélectionnent qu’un créneau horaire, vous utiliserez probablement un champ de choix comportant des cases d’option ou une liste déroulante. Toutefois, supposons que vous voulez que les personnes puissent s’inscrire pour plusieurs créneaux horaires et que vous souhaitez être en mesure de trier les créneaux horaires pour déterminer qui s’est inscrit (afin de pouvoir envoyer des rappels, par exemple). Dans ce cas, vous pouvez recourir au champ de choix comportant des cases à cocher. Vous pouvez également créer plusieurs champs (un par créneau horaire disponible) et utiliser un type de champ Oui/Non, afin de pouvoir facilement trier les données et déterminer rapidement si des créneaux horaires ne sont pas réservés.

  Conseil :

  Vous pouvez simuler différentes combinaisons dans une liste de tests avant de créer la liste réelle. Dans une liste de tests, vous pouvez modifier les types de colonnes une fois que vous les avez créés, par exemple en remplaçant les cases à cocher par une zone Oui/Non, et obtenir un aperçu du résultat. Si vous effectuez cette opération dans votre liste réelle, vous risquez de perdre des données, car la modification des types de champs peut entraîner le remplacement d’un champ qui prend en charge les sélections multiples par un champ qui n’offre pas cette fonctionnalité.

• Avez-vous besoin d’un nombre élevé d’un type de champ particulier dans votre liste ?

  Certains types de champs, tels que les zones Oui/Non, ne peuvent être utilisés qu’un nombre limité de fois ; dans Windows SharePoint Services 2.0, une limite était associée à la plupart des types de champs. Toutefois, dans Windows SharePoint Services 3.0, beaucoup plus de types de champs permettent une utilisation quasiment illimitée. Pour plus d’informations sur les limites associées aux types de champs dans une liste, voir Planifier les limites des logiciels (Windows SharePoint Services).

• Quel est le type de champ qui sera le plus simple pour la saisie de données ?

  Là encore, certains types de champs présentent différents points forts et points faibles en matière de saisie de données et différents affichages permettent d’optimiser celle-ci. Par exemple, un affichage en mode Feuille de données vous permet d’entrer les données très rapidement, mais assurez-vous de choisir des types de champs appropriés pour ce mode. En mode Feuille de données, cela prend plus de temps de sélectionner un champ de choix comportant des cases à cocher que les autres champs de choix ou une zone Oui/Non.

• Sous quelles formes les données devront-elles être affichées aux personnes ?

  De même que les affichages en mode Feuille de données peuvent accélérer la saisie des données, les autres affichages peuvent accélérer leur récupération. Un affichage Calendrier permettrait-il à vos utilisateurs d’assimiler les informations plus rapidement ? Un affichage de Gantt permettrait-il à l’équipe de direction d’obtenir plus rapidement un aperçu du statut d’un projet ? Avec un affichage standard, avez-vous besoin de plusieurs affichages pour des objectifs différents (par exemple un compte rendu synthétique pour un responsable ou un mode simplifié pour vos utilisateurs itinérants) ? Pour plus d’informations sur les types d’affichage, consultez la rubrique Créer ou modifier un affichage dans le système d’aide de Windows SharePoint Services 3.0.

• Avez-vous besoin de partager des informations ou des colonnes entre des listes ?

  Si vous avez besoin de partager des informations d’une autre liste, vous devez connaître la provenance de ces informations et créer un champ de recherche pour extraire les données appropriées. Si vous avez besoin de partager des colonnes, créez des types de colonnes. Pour plus d’informations, voir Planifier les types de contenu (Windows SharePoint Services).

Feuille de calcul

À l’aide de la feuille de calcul relative à la planification des listes personnalisées (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=75377&clcid=0x40C) , recensez chaque liste personnalisée à concevoir et le site sur lequel elle sera créée. Pour chaque liste, spécifiez les colonnes à utiliser, ainsi que les types de champs (types de colonnes) à utiliser pour les informations contenues dans chaque colonne.