Planifier les bibliothèques de documents (Windows SharePoint Services)

Mise à jour : 2006-12-01

Dans cet article :

• Planifier les bibliothèques

• Planifier la gestion des versions, l'approbation de contenu et les extractions

• Planifier la gestion des droits relatifs à l'information

Planifier les bibliothèques

Les bibliothèques de documents sont des collections de fichiers sous Windows SharePoint Services 3.0 que vous partagez avec d'autres utilisateurs du site. La plupart des composants fonctionnels de la gestion de documents de Windows SharePoint Services 3.0 sont fournis par le biais des bibliothèques de documents. Dans le cadre de la planification de la gestion de documents, vous devez déterminer les bibliothèques de documents qui correspondent le mieux aux besoins de votre organisation.

Windows SharePoint Services 3.0 comprend les types de bibliothèques de documents suivants :

• Bibliothèque de documents Utilisez une bibliothèque de documents pour stocker des documents généraux, collaborer sur des documents et faciliter le partage de documents.

• Bibliothèque d'images Utilisez une bibliothèque d'images pour partager, gérer et réutiliser des images numériques.

Utilisez des bibliothèques de documents pour stocker le contenu sur lequel votre groupe de travail collabore et pour créer des bases de connaissances partagées. Par exemple, un groupe de travail qui conçoit des produits peut utiliser une bibliothèque de documents pour stocker ses travaux actuels, tels que propositions de conception, spécifications et informations de support technique. Grâce aux métadonnées affichées sous forme de colonnes d'informations, il est possible de gérer et de rendre public l'état de chaque document de conception, ainsi que l'auteur de chaque document, le nom du projet, et ainsi de suite. Les documents terminés peuvent être stockés séparément dans une bibliothèque de documents de bases de connaissances dans laquelle il sera possible d'effectuer une recherche et qui servira de source d'informations lors de la recherche de nouveaux projets.

Dans Windows SharePoint Services 3.0, les bibliothèques de documents peuvent contenir plusieurs types de documents. Pour implémenter cela, associez un ou plusieurs types de contenu à la bibliothèque de documents. Lorsque plusieurs types de contenu sont associés à une bibliothèque, la commande Nouveau de cette bibliothèque permet aux utilisateurs de créer de nouveaux documents d'un des types de contenu associés à la bibliothèque, et les métadonnées de tous les types de contenu que la bibliothèque peut comporter seront affichées dans les affichages des bibliothèques de documents. Pour plus d'informations sur la planification des types de contenu, voir Planifier les types de contenu (Windows SharePoint Services).

Les autres composants fonctionnels de la bibliothèque de documents qui prennent en charge la collaboration sont les suivants :

• Les modèles Vous pouvez concevoir un modèle et l'associer à une bibliothèque de documents pour normaliser les documents créés dans la bibliothèque.

• Les flux de travail À l'aide d'un flux de travail personnalisé (voir Planifier les flux de travail (Windows SharePoint Services)), les processus d'entreprise peuvent s'exécuter sur des documents. Par exemple, un flux de travail peut envoyer un document pour révision.

• L'archivage et l'extraction Vous pouvez exiger que les utilisateurs archivent et extraient les documents d'une bibliothèque de documents avant de les modifier.

• La gestion des versions Vous avez le choix parmi trois options de gestion des versions.

À l'aide de la Feuille de planification des bibliothèques, répertoriez chaque bibliothèque de documents à créer et le site sur lequel la bibliothèque sera créée. Par exemple, à l'aide de l'exemple de conception de produit décrit ci-dessus, créez deux entrées : « bibliothèque pour documents de conception actifs » et « bibliothèque pour documents de conception archivés ». Pour chaque bibliothèque, répertoriez tous les types de contenu que vous souhaitez stocker dans la bibliothèque, tels que « spécifications de produit » et « documents de conception de produit ». 

Planifier la gestion des versions, l'approbation de contenu et les extractions

Planifier la gestion des versions

La gestion des versions est la méthode qui permet de numéroter et d'enregistrer les nouvelles versions successives d'un document.

Windows SharePoint Services 3.0 propose trois options de gestion des versions :

• Aucune Spécifie qu'aucune version précédente de documents n'est enregistrée. Lorsque la gestion des versions n'est pas en cours d'utilisation, les versions précédentes des documents ne sont pas récupérables et l'historique des documents est également perdu, car les commentaires qui accompagnent chaque nouvelle version d'un document ne sont pas enregistrés. Utilisez cette option pour les bibliothèques de documents contenant une quantité importante de contenu ou un contenu qui ne changera jamais.

• Versions principales uniquement Spécifie que les versions numérotées des documents sont conservées à l'aide d'un schéma de gestion des versions simple (1, 2, 3, etc..). Pour contrôler l'impact sur l'espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions précédentes à conserver, en incluant la version actuelle. Dans cette option de gestion des versions, à chaque fois qu'une nouvelle version d'un document est enregistrée, tous les utilisateurs disposant d'autorisations sur la bibliothèque de documents peuvent afficher son contenu. Utilisez cette option si vous n'avez pas besoin de distinguer les versions temporaires des versions publiées des documents. Par exemple, dans une bibliothèque de documents qui est utilisée par un groupe de travail d'une organisation, la gestion des versions principales est un choix approprié si tous les membres de l'équipe doivent pouvoir afficher toutes les nouvelles versions de chaque document.

  Versions principales et secondaires Spécifie que les versions numérotées des documents sont conservées en utilisant un schéma de gestion des versions principales et secondaires (1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1, etc..). Les versions se terminant par .0 sont des versions principales et les autres sont des versions secondaires. Les versions principales et secondaires précédentes des documents sont enregistrées avec les versions actuelles. Pour contrôler l'impact sur l'espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions principales précédentes à conserver, en incluant la version actuelle. Vous pouvez également indiquer pour combien de versions principales les versions secondaires doivent être conservées. Par exemple, si vous spécifiez que les versions secondaires doivent être conservées pour deux versions principales et que la version principale en cours est 4.0, toutes les versions secondaires à partir de 3.1 seront conservées. Dans la gestion des versions principales et secondaires, tous les utilisateurs disposant d'une autorisation de lecture peuvent afficher les versions principales des documents. Vous pouvez indiquer les utilisateurs qui sont autorisés à afficher les versions secondaires. En règle générale, accordez aux utilisateurs qui peuvent modifier des éléments l'autorisation d'afficher et de travailler avec les versions secondaires, et limitez les utilisateurs disposant d'une autorisation de lecture à afficher uniquement les versions principales. Utilisez la gestion des versions principales et secondaires si vous avez besoin de faire la différence entre du contenu publié qui peut être affiché par un public et du contenu temporaire qui n'est pas encore prêt pour la publication. Par exemple, dans un site Web de ressources humaines contenant les descriptions des avantages de l'organisation, utilisez la gestion des versions principales et secondaires pour interdire l'accès des employés aux descriptions des avantages lorsque les descriptions sont en cours de révision.

Dans la Feuille des bibliothèques de documents, pour chaque bibliothèque de documents répertoriée, spécifiez le schéma de gestion des versions à utiliser : aucune, principales ou principales et secondaires.

Planifier l'approbation de contenu

L'approbation de contenu est la méthode qui permet aux membres du site disposant de l'autorisation Approbateur de contrôleur la publication du contenu. Un brouillon de document en attente d'approbation est dans l'état En attente. Lorsqu'un approbateur examine le document pour approuver son contenu, il devient disponible pour être affiché par les utilisateurs du site disposant de l'autorisation de lecture. Un propriétaire de bibliothèque de documents peut activer l'approbation de contenu pour une bibliothèque de documents et éventuellement associer un flux de travail à la bibliothèque pour exécuter le processus d'approbation. Utilisez l'approbation de contenu pour formaliser et contrôler le processus de mise à disposition de contenu à un public. Par exemple, une entreprise qui publie du contenu comme l'un de ses produits ou services peut exiger un contrôle juridique et une approbation avant la publication du contenu.

La manière dont les documents sont soumis à approbation varie en fonction des paramètres de gestion des versions dans la bibliothèque de documents :

• Aucune Si aucune gestion des versions n'est en cours d'utilisation et que des modifications effectuées dans un document sont enregistrées, l'état du document passe En attente. Windows SharePoint Services 3.0 conserve la version précédente du document de sorte que les utilisateurs disposant de l'autorisation de lecture puissent continuer à l'afficher. Une fois les modifications en attente approuvées, la nouvelle version du document est mise à la disposition des utilisateurs disposant de l'autorisation de lecture pour l'affichage, et la version précédente est ignorée. Si aucune gestion des versions n'est en cours d'utilisation et qu'un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci est ajouté à la bibliothèque dans l'état En attente et il ne peut pas être affiché par les utilisateurs disposant de l'autorisation de lecture tant qu'il n'a pas été approuvé.

• Versions principales uniquement Si la gestion des versions principales est en cours d'utilisation et que des modifications effectuées dans un document sont enregistrées, l'état du document passe En attente et la version principale précédente du document est mise à la disposition des utilisateurs disposant de l'autorisation de lecture pour l'affichage. Une fois les modifications du document approuvées, une nouvelle version principale du document est mise à la disposition des utilisateurs du site disposant de l'autorisation de lecture, et la version précédente est enregistrée dans la liste de l'historique du document. Si la gestion des versions principales est utilisée et qu'un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci est ajouté à la bibliothèque dans l'état En attente et il ne peut pas être affiché par les utilisateurs disposant de l'autorisation de lecture tant qu'il n'a pas été approuvé en tant que version 1.

• Versions principales et secondaires Si la gestion des versions principales et secondaires est en cours d'utilisation et que des modifications effectuées dans un document sont enregistrées, l'auteur a la possibilité d'enregistrer une nouvelle version secondaire du document en tant que brouillon ou de créer une nouvelle version principale, auquel cas l'état du document passe En attente. Une fois les modifications du document approuvées, une nouvelle version principale du document est créée et mise à la disposition des utilisateurs du site disposant de l'autorisation de lecture. Dans la gestion des versions principales et secondaires, les versions principales comme secondaires des documents sont conservées dans la liste de l'historique du document. Si la gestion des versions principales et secondaires est en cours d'utilisation et qu'un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, celui-ci peut être ajouté à la bibliothèque dans l'état Brouillon en tant que version 0.1 ou l'auteur peut immédiatement demander son approbation, auquel cas l'état du document passe En attente.

Dans la Feuille des bibliothèques de documents, spécifiez s'il convient d'exiger l'approbation du contenu pour chaque bibliothèque de documents répertoriée.

Planifier l'archivage et l'extraction

Vous pouvez exiger que les utilisateurs archivent et extraient les documents d'une bibliothèque de documents avant de les modifier. Cette pratique est recommandée. L'impératif d'archivage et d'extraction offre les avantages suivants :

• Amélioration du contrôle de la date de création des versions de documents. Lors de l'extraction d'un document l'auteur peut enregistrer le document sans l'archiver. Les autres utilisateurs de la bibliothèque de documents ne pourront pas voir ces modifications et aucune nouvelle version ne sera créée. Une nouvelle version (visible par les autres utilisateurs) est uniquement créée si l'auteur archive le document. Cela lui procure davantage de souplesse et de contrôle.

• Amélioration de la capture des métadonnées. Lors de l'archivage d'un document, l'auteur peut écrire des commentaires décrivant les modifications apportées au document. Ceci facilite la création d'un enregistrement historique permanent des modifications effectuées dans le document.

Dans la Feuille des bibliothèques de documents, spécifiez s'il convient d'exiger l'archivage et l'extraction de chaque bibliothèque de documents répertoriée.

Planifier la gestion des droits relatifs à l'information

La gestion des droits relatifs à l'information (IRM) permet aux créateurs de contenu de contrôler et de protéger leurs documents. Le contenu des documents gérés par des droits est chiffré et fourni avec une licence d'émission qui impose des restrictions sur les utilisateurs. Ces restrictions varient en fonction du niveau d'autorisation des utilisateurs. Les tâches de restrictions standard comprennent notamment la définition d'un document en lecture seule, la désactivation de la copie de texte, l'interdiction des utilisateurs à enregistrer une copie du document ou à imprimer le document. Les applications clientes qui lisent des types de fichiers pris en charge par IRM utilisent la licence d'émission située à l'intérieur d'un document géré par IRM pour appliquer les restrictions aux utilisateurs qui accèdent au document.

Windows SharePoint Services 3.0 prend en charge l'utilisation de la gestion des droits relatifs à l'information sur les documents stockés dans les bibliothèques de documents. Pour implémenter la gestion des droits relatifs à l'information pour un type de fichier, un administrateur doit installer un protecteur pour ce type de fichier. Un protecteur est un programme qui contrôle le chiffrement des documents gérés par les droits pour un type de fichier.

La gestion des droits relatifs à l'information dans Windows SharePoint Services 3.0 vous permet de contrôler les actions que les utilisateurs peuvent effectuer sur les documents lorsqu'ils les ouvrent à partir des bibliothèques dans Windows SharePoint Services 3.0. Elle est différente de la gestion des droits relatifs à l'information qui s'applique aux documents stockés sur les ordinateurs clients dans laquelle le propriétaire d'un document peut choisir les droits à attribuer à chaque utilisateur du document. Utilisez la gestion des droits relatifs à l'information sur les bibliothèques de documents pour contrôler le contenu sensible stocké sur le serveur. Par exemple, si vous mettez une bibliothèque de documents à la disposition des autres équipes de votre entreprises pour afficher un aperçu des prochains produits, vous pouvez utiliser la gestion des droits relatifs à l'information pour les empêcher de publier ce contenu à des personnes en dehors de votre organisation.

Lorsque la gestion des droits relatifs à l'information est activée sur une bibliothèque de documents et qu'un document d'un type pouvant être géré par les droits est téléchargé à partir du serveur vers une application cliente, Windows SharePoint Services 3.0 chiffre le document et ajoute une licence d'émission. Lorsque le document est téléchargé de nouveau vers le serveur, Windows SharePoint Services 3.0 déchiffre le fichier et le stocke dans la bibliothèque dans un format non chiffré.

Les autorisations IRM qui sont appliquées à un document lorsque les utilisateurs le téléchargent à partir d'une bibliothèque de documents sont basées sur les autorisations sur le contenu de chaque utilisateur dans les paramètres de sécurité de Windows SharePoint Services 3.0. Le tableau suivant décrit comment les autorisations Windows SharePoint Services 3.0 sont converties en autorisations IRM :

Pour utiliser la gestion des droits relatifs à l'information dans Windows SharePoint Services 3.0, vous devez installer Microsoft Windows Rights Management Services Client, version 1, sur chaque serveur Web frontal de votre batterie de serveurs, et Microsoft Windows Rights Management Services (RMS) pour Windows Server 2003, Service Pack 1.0 ou une version ultérieure doit être disponible sur votre réseau. Pour installer Windows Rights Management Services Client, et pour en savoir plus sur Microsoft Windows Rights Management Services, visitez le Centre technologique de Windows Rights Management Services (https://www.microsoft.com/france/technet/produits/win2003/RMS.mspx). Pour obtenir une description de la procédure à effectuer pour configurer Microsoft Windows Rights Management Services pour autoriser Windows SharePoint Services 3.0 à créer du contenu géré par les droits, voir le « Guide de déploiement de Windows SharePoint Services 3.0 » .

Pour chaque bibliothèque de documents répertoriée dans la Feuille des bibliothèques de documents, spécifiez s'il convient d'exiger la gestion des droits relatifs à l'information et, si des protecteurs pour les types de documents supplémentaires sont nécessaires, notez cette information dans la colonne Require Information Rights Management? .