Créer une requête et définir les paramètres de recherche

Les utilisateurs doivent détenir tous les rôles dans le groupe de rôles Administrateurs des demandes de droits de l’objet (voir Autorisations Priva) pour créer une demande. Il existe deux façons de créer une demande :

• À partir d’un modèle, une option prête à l’emploi rapide qui utilise des paramètres par défaut personnalisés ; ou
• L’option personnalisée , qui est un processus guidé pour parcourir tous les paramètres.

Types de requêtes

Priva Subject Rights Requests prend en charge quatre types de demandes :

1. Accès : fournit un résumé des informations personnelles de la personne concernée détenues par votre organisation dans Microsoft 365.

2. Exporter : fournit un résumé et un fichier exporté des éléments de contenu qui contiennent les informations personnelles de la personne concernée. Il s’agit des éléments examinés et marqués comme inclus lors de votre examen des données collectées par vos paramètres de recherche.

3. Liste étiquetée pour le suivi : génère un résumé des fichiers qui ont été marqués pendant la révision des données. Vous pouvez afficher les étiquettes fournies par Priva et configurer des étiquettes personnalisées dans les paramètres Priva.

4. Supprimer : supprime les éléments de contenu contenant les informations personnelles d’une personne concernée. Il s’agit des éléments marqués comme Inclure lors de l’examen des données collectées, une fois l’approbation terminée.

   Remarque

   La création et la gestion d’une demande de suppression impliquent des étapes uniques en plus de ce qui est répertorié dans cet article. Consultez des instructions détaillées dans Créer et gérer une demande de suppression.

Prise en main de votre première demande

Lorsque vous démarrez une version d’évaluation ou un abonnement de demandes de droits des sujets, nous proposons une configuration simple et prête à l’emploi pour votre première demande qui utilise les paramètres par défaut. Cette configuration peut vous aider à explorer le flux de travail de demande de droits d’objet et à vous familiariser avec ses fonctionnalités.

La première fois que vous accédez à la page Demandes de droits de l’objet, vous voyez une bannière en haut avec un bouton Bien démarrer . Lorsqu’un utilisateur sélectionne ce bouton, un volet volant s’affiche avec les informations de cet utilisateur préremplies dans les champs nom et e-mail, et affiche tous les paramètres par défaut.

Exploration de la fonctionnalité de demande avec vos informations : Essayer une demande de droits de l’objet basée sur vos propres informations peut vous aider à vous familiariser et à vous familiariser avec chaque étape du processus. Vous voyez ce qu’une recherche par défaut retournera et vous pouvez vous entraîner à affiner les résultats en ajustant les paramètres de recherche. Sous l’onglet Données collectées , vous pouvez passer en revue les éléments de la zone d’aperçu à droite et vous entraîner à écrire du texte, à appliquer des étiquettes, à entrer des notes et à marquer les éléments à inclure ou à exclure pour le rapport final (pour plus d’informations, voir Vérifier les données pour une demande de droits de l’objet).

• Vous n’avez pas besoin d’utiliser vos informations pour créer votre première demande. Si vous êtes prêt à commencer une demande pour une personne concernée, remplacez votre nom et votre adresse e-mail par les informations de la personne concernée.

Pour accepter tous les paramètres et créer la demande, sélectionnez Créer. Le volet se ferme et vous voyez votre nouvelle demande répertoriée dans votre page Demandes de droits de l’objet . Pour modifier l’un des paramètres par défaut avant de créer la demande, sélectionnez Modifier les détails de la demande, ce qui vous place dans l’Assistant Création de demande de droits de l’objet.

Configuration rapide : Utiliser un modèle avec les paramètres par défaut

Lorsque vous créez une requête directement à partir d’un modèle, les paramètres par défaut sont destinés à vous aider à être rapidement opérationnel. Les trois modèles correspondent aux trois types de demande : Accès aux données, Exportation de données et Données étiquetées pour une action supplémentaire. Vous pouvez afficher les paramètres par défaut d’un modèle et apporter des modifications pendant le processus de création de la demande.

Sélection de la relation

Chaque modèle vous permet de sélectionner le type de relation entre la personne concernée et votre organisation, qui à son tour détermine les paramètres par défaut. Les points ci-dessous expliquent comment la relation que vous choisissez affecte les paramètres de recherche dans les modèles :

• Employé actuel : les résultats de la recherche sont adaptés pour éviter les e-mails ou les conversations Teams auxquelles l’employé a participé, ou les fichiers que l’employé a créés. Ce paramètre simplifie les résultats de la recherche, car les employés actuels ont généralement accès au contenu qu’ils ont créé ou à la communication auquel ils ont participé.

• Ancien employé : les paramètres de recherche hiérarchisent la boîte aux lettres de l’ancien employé (si disponible) et les éléments créés par l’employé. Ces paramètres visent à renvoyer du contenu que d’anciens employés ont généré ou auquel ils ont participé.

• Client, Employé potentiel et Autres : les résultats de la recherche pour ces relations n’incluent pas le contenu créé par la personne concernée et incluent uniquement les versions les plus récentes des éléments SharePoint (en savoir plus sur les options de recherche avancées).

Étapes de création d’une demande à partir d’un modèle

1. Selon le portail que vous utilisez :

   • Dans le nouveau portail Priva (préversion), sélectionnez Requets des droits de l’objet. Sous Données dans Microsoft 365 dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez Demandes Microsoft 365, puis sélectionnez Nouvelle demande.
   • Dans le portail de conformité Microsoft Purview classique, sélectionnez Demandes de droits de l’objet dans le volet de navigation gauche. Dans le coin supérieur droit de l’écran, sélectionnez Créer une demande.

2. Recherchez le type de demande que vous souhaitez créer (Accès aux données, Exportation de données ou Données étiquetées pour une action supplémentaire), puis sélectionnez Prise en main. Un volet de menu volant s’affiche.

3. Dans Relation à l’organisation, sélectionnez l’option qui décrit la relation entre la personne concernée et votre organisation. Si vous sélectionnez Autre, un champ de texte Autre relation s’affiche dans le volet volant. Entrez un terme qui est pertinent pour votre organisation ; par exemple, « patient » ou « étudiant ».

4. Si vous souhaitez passer en revue tous les paramètres par défaut et apporter des modifications à l’un d’eux, sélectionnez le bouton Afficher les paramètres . Les paramètres s’affichent dans le volet volant. Pour modifier les paramètres, sélectionnez Modifier les paramètres, ce qui vous permet d’accéder au processus guidé décrit ci-dessous.

5. Entrez les détails de la personne concernée :

   • Le prénom et le nom, ainsi que l’adresse e-mail, sont des champs obligatoires. Pour les employés actuels et anciens, la saisie du nom de la personne concernée dans le champ Rechercher une personne concernée permet d’afficher une liste d’utilisateurs parmi lesquels choisir. Vous pouvez également sélectionner le lien sous ce champ pour entrer manuellement leur nom et leur adresse e-mail.
   • Il est facultatif d’entrer le pays de résidence de la personne concernée, la réglementation en matière de confidentialité associée à sa demande et un délai.

   Pourboire

   La période par défaut recherche le contenu créé ou modifié au cours des 12 derniers mois. Vous pouvez modifier ce paramètre pour sélectionner tout le contenu créé à tout moment, ou définir une période personnalisée.

6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Créer. Vous êtes redirigé vers la page de votre demande de droits de l’objet avec votre nouvelle demande répertoriée en haut de la liste des demandes.

Par défaut, votre demande est nommée avec le nom et le type de requête de la personne concernée. Pour modifier le nom de la demande, sélectionnez-la dans la liste pour ouvrir sa page de détails, puis sélectionnez la commande Modifier en haut de l’écran. Vous arrivez à l’Assistant création de demande. Sélectionnez Suivant jusqu’à ce que vous passiez à la page Nom de la demande , où vous pouvez modifier le nom et ajouter une description.

Aucun des modèles ne s’interrompt automatiquement à l’étape d’estimation des données. Toutefois, vous pouvez modifier ce paramètre et d’autres paramètres de recherche en sélectionnant Afficher les paramètres dans le volet volant du modèle.

Configuration personnalisée : processus guidé pour choisir tous les paramètres

L’option de demande personnalisée est un processus guidé pour la création d’une stratégie. Vous commencez par choisir un modèle, puis parcourez chaque paramètre pour personnaliser votre stratégie. Les instructions ci-dessous fournissent des détails sur les paramètres de base qui s’appliquent à chacun des trois types de stratégies. Lorsque les paramètres diffèrent selon le type de stratégie, nous liez vers des instructions spécifiques.

Suivez les étapes ci-dessous pour créer une demande :

1. Selon le portail que vous utilisez :

   • Dans le nouveau portail Priva (préversion), sélectionnez Requets des droits de l’objet. Sous Données dans Microsoft 365 dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez Demandes Microsoft 365, puis sélectionnez Nouvelle demande
   • Dans le portail de conformité Microsoft Purview classique, sélectionnez Demandes de droits de l’objet dans le volet de navigation gauche. Dans le coin supérieur droit de l’écran, sélectionnez Créer une demande.

2. Sous l’option Personnalisé , sélectionnez Prise en main. Vous êtes dirigé vers l’Assistant Création de demande.

3. Dans la page Informations sur la personne concernée , la saisie du prénom et du nom de la personne concernée est facultative, mais l’adresse e-mail est requise. Sélectionnez Ajouter un identificateur de personne concernée pour fournir plus d’informations pour faciliter la recherche, telles que les surnoms, l’adresse ou le numéro de téléphone. Sélectionnez Ajouter une résidence pour choisir le pays de résidence de la personne concernée. Sélectionnez l’option qui identifie la façon dont la personne concernée est liée à votre organisation. Si vous choisissez Autre, entrez un terme pour décrire la relation qui est pertinente pour votre organisation. par exemple, « patient » ou « étudiant ». Sélectionnez Suivant pour passer à l’étape suivante.

4. Dans la page Emplacements , choisissez où vous souhaitez rechercher les informations de la personne concernée. Choisissez l’un des emplacements suivants ou les deux en déplaçant le commutateur bascule d’état en regard de chaque option vers la position Activé :

   • Exchange : recherchez des données dans les boîtes aux lettres Exchange et dans les conversations Teams individuelles ou de groupe. Vous pouvez choisir de rechercher tous les comptes Exchange de votre organisation ou sélectionner Choisir des comptes pour sélectionner des utilisateurs individuels dans le volet volant boîtes aux lettres Exchange .

   • SharePoint : recherchez des données dans les sites SharePoint, les sites OneDrive Entreprise et les canaux Teams. Vous pouvez choisir de rechercher tous les sites SharePoint de votre organisation ou sélectionner Choisir des sites pour sélectionner des utilisateurs individuels dans le volet volant sites SharePoint .

   Pourboire

   Pour obtenir de l’aide sur l’identification des termes de recherche appropriés, reportez-vous aux rubriques suivantes :

   • Sites et URL SharePoint : Gérer des sites dans le Centre d’administration SharePoint fournit des conseils sur la façon de trier et de filtrer des sites, et comment rechercher un site SharePoint. Utilisez cette option pour rechercher les URL à entrer dans le champ de recherche du volet volant des sites SharePoint .
   • Conversations et canaux Teams : Get-Team montre comment rechercher des équipes dans Microsoft Teams en fournissant des propriétés ou des informations spécifiques.
   • Sites et URL OneDrive : À propos des URL OneDrive fournit des informations sur le format et les propriétés appropriés pour l’URL OneDrive d’un utilisateur. Utilisez-la pour vous aider à identifier les sites OneDrive dans votre recherche.

5. Dans la page Définir les paramètres de recherche , vous pouvez choisir d’apporter des modifications à la recherche par défaut en choisissant parmi différentes options de recherche avancées. Voici où vous pouvez également choisir d’obtenir une estimation avant que les données ne soient automatiquement retournées. Si vous choisissez l’une de ces options, lorsque vous sélectionnez Suivant , vous passez aux écrans supplémentaires. Pour plus d’informations, consultez Définir les paramètres de recherche ci-dessous. Si vous ne souhaitez pas modifier votre recherche, laissez toutes les options vides et sélectionnez Suivant pour passer à l’étape suivante.

6. Dans la page Sélectionner le type de demande , choisissez le type de demande : Access, Export ou Tagged list pour le suivi (voir les descriptions ci-dessus). Indiquez si la demande se rapporte à un règlement sur la confidentialité des données. Passez en revue ou apportez des modifications à l’échéance d’achèvement, qui est par défaut deux semaines après la date de création de la demande. Sélectionnez ensuite Suivant.

7. Dans la page Confirmer ou modifier le nom de cette demande , vous pouvez conserver ou modifier le nom convivial fourni pour la demande, puis entrer une description facultative. Sélectionnez ensuite Suivant.

8. Dans la page Vérifier et terminer , passez en revue le résumé de ce que vous avez entré au cours des étapes précédentes. Vous pouvez modifier n’importe quel champ en sélectionnant le lien Modifier dans chaque section. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Créer une demande.

Un écran de confirmation s’affiche une fois la demande créée. Sélectionnez Terminé pour revenir à l’écran principal demandes de droits de l’objet. La nouvelle demande est répertoriée en haut de votre liste de demandes. Sélectionnez-la dans la liste pour commencer à examiner et à parcourir les étapes de progression.

Que se passe-t-il après la création de votre demande

Nous calculons une estimation de la quantité de données qu’il s’attend à trouver en fonction de vos paramètres de recherche commence immédiatement. Visitez la page des détails de votre demande en quelques minutes à une heure pour voir les résultats de l’estimation et si la demande est passée à l’étape suivante. Votre demande progressera automatiquement de l’estimation des données à la récupération des données , sauf dans les circonstances suivantes :

• Si vous avez choisi de recevoir d’abord un esimtae de données à l’étape 5, Définir les paramètres de recherche, vous pouvez afficher les détails de votre recherche et apporter des modifications à votre recherche avant que toutes les données ne soient récupérées. Vous devez passer manuellement à l’étape suivante de la récupération des données si vous avez suspendu l’estimation des données.

• Si vous n’avez pas choisi de vous arrêter à l’estimation des données, mais que nous prévoyons que votre recherche générera un grand volume de données, vous voyez une barre de messages en haut de votre demande avec un lien pour modifier votre recherche avant de passer à la récupération des données.

Pour en savoir plus sur ces étapes, consultez Estimation et récupération des données.

Définition des paramètres de recherche

Lorsque vous créez une demande de droits d’objet, une recherche par défaut s’exécute en fonction de vos sélections dans la page Emplacements de l’Assistant Création. Si vous souhaitez effectuer une recherche plus ciblée ou choisir d’obtenir une estimation de vos données avant que les éléments de contenu ne soient récupérés, vous pouvez effectuer ces sélections dans la page Paramètres de recherche de l’Assistant Création de demande.

Options de recherche avancées

• Affiner votre recherche : cette option vous permet de spécifier des propriétés supplémentaires pour vous aider à identifier la personne concernée parmi les données de votre organisation. Après avoir choisi cette option, vous serez invité à ajouter d’autres paramètres de recherche, comme expliqué ci-dessous dans Affiner votre recherche.
• Inclure le contenu créé par la personne concernée : cette option recherche le contenu qui a été créé par la personne concernée. Par exemple, les fichiers créés ou chargés dans SharePoint par la personne concernée des données. La sélection de cette option peut augmenter considérablement la quantité de données retournées.
• Inclure toutes les versions des éléments : si vous avez sélectionné SharePoint comme emplacement de recherche, la requête de recherche par défaut retourne uniquement la version actuelle des éléments SharePoint. Cette case renvoie les versions actuelles et précédentes des éléments SharePoint, ce qui vous permet de consulter une quantité de données beaucoup plus importante.

Estimation des données

L’option Obtenir une estimation en premier présente une estimation de la quantité de données que nous prévoyons de trouver avant que vos données ne sont récupérées automatiquement. Lorsque votre estimation est affichée sur la page des détails de la demande, vous pouvez choisir d’afficher les résultats de la recherche et d’afficher un aperçu d’un échantillon des éléments qui ont été découverts. Si les éléments représentent les résultats attendus, vous devez sélectionner Récupérer les données afin de procéder à la récupération réelle des éléments de contenu. Obtenez plus de détails sur l’étape d’estimation des données.

Affiner votre recherche

Si vous choisissez Affiner votre recherche dans la page Paramètres de recherche, ou si vous avez suspendu l’étape Estimation des données et choisissez de modifier votre requête de recherche, vous êtes invité à fournir une ou plusieurs conditions pour cibler davantage vos résultats de recherche. Lorsque vous avez terminé d’effectuer des sélections dans cette section, la récupération des données de la demande est basée sur vos paramètres de recherche.

Les détails expliqués ci-dessous sont également ce que vous serez invité à fournir si vous avez suspendu l’étape Estimation des données et choisissez de modifier votre requête de recherche.

Conditions

Dans la page Définir les paramètres de recherche , sélectionnez Ajouter des conditions de recherche. Un volet de menu volant Affiner votre recherche s’ouvre. Sélectionnez Ajouter des conditions pour afficher un menu d’options pour les conditions que vous pouvez fournir. Par exemple, le nom de l’élément, le nom de l’expéditeur et du destinataire, le type de données personnelles et si l’élément a été partagé en externe en dehors de votre organisation. Lorsque vous sélectionnez un élément dans le menu, vous entrez une valeur et indiquez si la recherche doit inclure tout, tout ou aucune valeur que vous entrez. Les champs de texte des valeurs prennent en charge plusieurs entrées séparées par un point-virgule. Lorsque vous avez terminé d’ajouter des conditions, sélectionnez Enregistrer pour fermer le volet volant, puis sélectionnez Suivant.

Étapes suivantes

Une fois que vous avez créé votre demande, elle apparaît dans la page de votre demande de droits de l’objet. Pour en savoir plus sur la façon de procéder à la révision, consultez Examiner les données et collaborer sur les demandes.

Exclusion de responsabilité légale

Clause d’exclusion de responsabilité légale de Microsoft Priva