Query con parole chiave e condizioni di ricerca per eDiscovery

Questo articolo descrive le proprietà disponibili per trovare contenuti su posta elettronica e chat in Exchange Online e documenti e file archiviati in SharePoint e OneDrive for Business utilizzando gli strumenti di ricerca di eDiscovery nel Portale di conformità di Microsoft Purview.

Comprendono Ricerca contenuto, Microsoft Purview eDiscovery (Standard) e Microsoft Purview eDiscovery (Premium) (le ricerche eDiscovery in eDiscovery (Premium) sono chiamate Raccolte). È anche possibile usare i cmdlet *-ComplianceSearch in Sicurezza e conformità PowerShell per cercare queste proprietà.

Questo articolo descrive anche:

• Uso di operatori di ricerca booleani, condizioni di ricerca e altre tecniche di query di ricerca per perfezionare i risultati della ricerca.
• Ricerca di comunicazioni di vari tipi correlate a dipendenti e progetti specifici durante un intervallo di tempo specifico.
• Ricerca di contenuto del sito correlato a un progetto, a dipendenti e/o a argomenti specifici durante un periodo di tempo specifico.

Per istruzioni dettagliate su come creare diverse ricerche di eDiscovery, vedere:

• Ricerca contenuto
• Cercare contenuti in eDiscovery (Standard)
• Creare una stima di raccolta in eDiscovery (Premium)

Suggerimenti pratici per la ricerca

• Il fuso orario per tutte le ricerche è Coordinated Universal Time (UTC). La modifica dei fusi orari per l'organizzazione non è attualmente supportata. Le impostazioni di visualizzazione del fuso orario nella visualizzazione di ricerca sono applicabili solo per i valori nella colonna Dati e non influiscono sui timestamp degli elementi raccolti.
• Le ricerche per parole chiave non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole. Ad esempio, cat e CAT restituiscono gli stessi risultati.
• Gli operatori booleani AND, OR, NOT e NEAR e devono essere in maiuscolo.
• L'uso delle virgolette arresta i caratteri jolly e tutte le operazioni all'interno delle virgolette.
• Uno spazio tra due parole chiave o due espressioni property:value equivale all'utilizzo dell'operatore OR. Ad esempio, from:"Sara Davis" subject:reorganization restituisce tutti i messaggi inviati da Sara Davis o i messaggi che contengono la parola "reorganization" nella riga dell'oggetto. Tuttavia, l'uso di una combinazione di spazi e condizionali OR in una singola query può causare risultati imprevisti. È consigliabile usare spazi o OR in una singola query.
• Utilizzare la sintassi che corrisponde al formato property:value. I valori non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole e non presentano uno spazio dopo l'operatore. Se è presente uno spazio, il valore previsto è una ricerca full-text. Ad esempio to: pilarp ricerca "pilarp" come parola chiave, anziché come messaggi inviati a pilarp.
• Quando si cerca una proprietà relativa al destinatario, come To (A), From (Da), Cc (Cc) o Recipients (Destinatari), è possibile utilizzare un indirizzo SMTP, un alias o un nome visualizzato per denotare un destinatario. Ad esempio, è possibile utilizzare pilarp@contoso.com, pilarp o "Pilar Pinilla".
• È possibile utilizzare solo le ricerche di prefissi, ad esempio, cat* o set*. Le ricerche suffisso (*cat), ricerche infisso (c*t) e le ricerche di substring (*cat*) non sono supportate.
• Quando si ricerca una proprietà, utilizzare le virgolette doppie (" ") se il valore della ricerca è costituito da più parole. Ad esempio, subject:budget Q1 restituisce i messaggi che contengono budget nella riga dell'oggetto e che contengono Q1 in qualsiasi parte del messaggio o in qualsiasi proprietà del messaggio. Utilizzando subject:"budget Q1", vengono restituiti tutti i messaggi che contengono budget Q1 in qualsiasi parte della riga dell'oggetto.
• Per escludere i contenuti contrassegnati con un determinato valore della proprietà dai risultati della ricerca, inserire un segno meno (-) prima del nome della proprietà. Ad esempio, -from:"Sara Davis" esclude qualsiasi messaggio inviato da Sara Davis.
• È possibile esportare gli elementi in base al tipo di messaggio. Ad esempio, per esportare conversazioni e chat Skype in Microsoft Teams, usare la sintassi kind:im. Per restituire solo i messaggi e-mail, usare kind:email. Per restituire chat, riunioni e chiamate in Microsoft Teams, usare kind:microsoftteams.
• Durante la ricerca nei siti, è necessario aggiungere la parte finale / alla fine dell'URL quando si usa la proprietà path per restituire solo gli elementi di un sito specificato. Se non si include la parte finale /, vengono restituiti anche gli elementi di un sito con un nome di percorso simile. Ad esempio, se si usa path:sites/HelloWorld, verranno restituiti anche gli elementi dei siti denominati sites/HelloWorld_East o sites/HelloWorld_West. Per restituire elementi solo dal sito HelloWorld, è necessario usare path:sites/HelloWorld/.
• È necessario definire il Paese/la regione del linguaggio di query nella query di ricerca prima di raccogliere il contenuto.
• Durante la ricerca di e-mail nelle cartelle Posta inviata, l'uso dell'indirizzo SMTP per il mittente non è supportato. Gli elementi nella cartella Posta inviata contengono solo nomi visualizzati.

Rilevazione di contenuti in Exchange Online

Gli amministratori sono spesso incaricati di scoprire chi sapeva cosa e quando nel modo più efficiente ed efficace possibile, così da poter rispondere alle richieste relative a vertenze in corso o potenziali, indagini interne e altri scenari. Tali richieste sono spesso urgenti, coinvolgono diversi team di stakeholder e influiscono in modo significativo se non vengono completate in modo tempestivo. Sapere come trovare le informazioni corrette è fondamentale per gli amministratori al fine di completare correttamente le ricerche e aiutare le organizzazioni a gestire i rischi e i costi associati ai requisiti di eDiscovery.

Quando viene inviata una richiesta di eDiscovery, spesso sono disponibili solo informazioni parziali con cui l'amministratore può iniziare a raccogliere contenuti eventualmente correlati a una particolare indagine. La richiesta può includere nomi di dipendenti, titoli di progetto, intervalli di date approssimative in cui il progetto era attivo e non molto altro ancora. Sulla base di queste informazioni, l'amministratore deve creare query per trovare contenuti pertinenti nei servizi di Microsoft 365 e determinare le informazioni necessarie per un determinato progetto o soggetto. Comprendere come vengono archiviate e gestite le informazioni per questi servizi consente agli amministratori di trovare in modo più efficiente ciò di cui hanno bisogno in maniera rapida ed efficace.

Email, chat, riunioni, Microsoft 365 Copilot e Microsoft Copilot dati dell'attività (richieste utente e risposte copilot) vengono tutti archiviati in Exchange Online. Sono disponibili diverse proprietà di comunicazione per la ricerca di elementi inclusi in Exchange Online. Alcune proprietà, ad esempio Da, Inviato, Oggetto e A, sono univoche per determinati elementi e non sono rilevanti per la ricerca di file o documenti in SharePoint e OneDrive for Business. L'inclusione di questi tipi di proprietà durante la ricerca in vari carichi di lavoro può talvolta portare a risultati imprevisti.

Ad esempio, per trovare contenuti correlati a dipendenti specifici (Utente 1 e Utente 2), associati a un progetto denominato Tradewinds e per il periodo da gennaio 2020 a gennaio 2022, è possibile usare una query con le proprietà seguenti:

• Aggiungere le posizioni di Exchange Online di Utente 1 e 2 come origini dati al caso
• Selezionare le posizioni di Exchange Online di Utente 1 e 2 come percorsi di raccolta
• Per Parola chiave, usare Tradewinds
• Per Intervallo di date, usare l'intervallo dal 1° gennaio 2020 al 31 gennaio 2022

Proprietà di posta elettronica disponibili per la ricerca

Nella tabella seguente vengono elencate le proprietà dei messaggi di posta elettronica di cui è possibile eseguire la ricerca utilizzando gli strumenti di ricerca di eDiscovery nel portale di conformità o il cmdlet New-ComplianceSearch o Set-ComplianceSearch.

Nella tabella è presente un esempio della sintassi di property:value per ciascuna proprietà e una descrizione dei risultati di ricerca restituiti dagli esempi. È possibile digitare queste coppie di property:value nella casella delle parole chiave per una ricerca di eDiscovery.

Espansione del destinatario

Quando si esegue una ricerca in una delle proprietà del destinatario (Da, A, Cc, Ccn, Partecipanti e Destinatari), Microsoft 365 tenta di espandere l'identità di ogni utente cercandoli in Microsoft Entra ID. Se si rileva l'utente in Microsoft Entra ID, la query viene ampliata per includere l'indirizzo e-mail (o UPN) dell'utente, l'alias, il nome visualizzato e LegacyExchangeDN. Ad esempio, una query comeparticipants:ronnie@contoso.com viene ampliata a participants:ronnie@contoso.com OR participants:ronnie OR participants:"Ronald Nelson" OR participants:"<LegacyExchangeDN>".

Per impedire l'espansione del destinatario, aggiungere un carattere jolly (asterisco) alla fine dell'indirizzo e-mail e usare un nome di dominio ridotto; Ad esempio, participants:"ronnie@contoso*" Assicurarsi di racchiudere l'indirizzo e-mail tra virgolette doppie.

Tuttavia, tenere presente che impedire l'espansione del destinatario nella query di ricerca può comportare la mancata restituzione di elementi pertinenti nei risultati della ricerca. È possibile salvare i messaggi e-mail in Exchange con formati di testo differenti nei campi dei destinatari. L'espansione del destinatario ha lo scopo di mitigare tale fatto restituendo messaggi che possono contenere formati di testo differenti. Pertanto, impedire l'espansione del destinatario può comportare la mancata restituzione di tutti gli elementi rilevanti per l'indagine nella query di ricerca.

Trovare contenuti SharePoint e OneDrive

Quando si cercano documenti e file in SharePoint o OneDrive for Business, può essere opportuno modificare l'approccio della query in base ai metadati per i documenti e ai file di interesse. I file e i documenti hanno proprietà rilevanti, ad esempio Author, Created, CreatedBy, FileName, LastModifiedTime e Title. La maggior parte di queste proprietà non è rilevante quando si cercano contenuti delle comunicazioni in Exchange Online; inoltre, l'uso di queste proprietà può causare risultati imprevisti se si utilizzano le suddette nei documenti e nelle comunicazioni. Inoltre, FileName e Title di un documento potrebbero non essere uguali e l'uso di una o dell'altra proprietà per cercare un file con contenuto specifico potrebbe portare a risultati diversi o imprecisi. Tenere presenti queste proprietà durante la ricerca di contenuti di documenti e file specifici in SharePoint e OneDrive for Business.

Ad esempio, per trovare contenuti correlati ai documenti creati dall'Utente 1, per un progetto denominato Tradewinds, per file specifici denominati Financials e per il periodo compreso tra gennaio 2020 e gennaio 2022, è possibile usare una query con le proprietà seguenti:

• Aggiungere il sito OneDrive for Business dell'Utente 1 come origini dati al caso
• Selezionare il sito OneDrive for Business dell'Utente 1 come percorso della raccolta
• Aggiungere altri percorsi del sito di SharePoint correlati al progetto come percorsi della raccolta
• Per FileName usare Financials
• Per Parola chiave, usare Tradewinds
• Per Intervallo di date, usare l'intervallo dal 1° gennaio 2020 al 31 gennaio 2022

Proprietà dei siti disponibili per la ricerca

Nella tabella seguente vengono elencate le proprietà SharePoint e OneDrive for Business di cui è possibile eseguire la ricerca utilizzando gli strumenti di ricerca di eDiscovery nel portale di conformità di Microsoft Purview o tramite il cmdlet New-ComplianceSearch o Set-ComplianceSearch cmdlet.

Nella tabella è presente un esempio della sintassi di property:value per ciascuna proprietà e una descrizione dei risultati di ricerca restituiti dagli esempi.

Proprietà dei contatti ricercabili

Nella tabella seguente sono elencate le proprietà dei contatti indicizzate e che è possibile cercare usando gli strumenti di ricerca di eDiscovery. Queste sono le proprietà che gli utenti possono configurare per i contatti (detti anche contatti personali) presenti nella rubrica personale della cassetta postale di un utente. Per cercare i contatti, è possibile selezionare le cassette postali da cercare e quindi usare una o più proprietà dei contatti nella query con parole chiave.

Operatori di ricerca

Gli operatori di ricerca booleani, come AND, OR e NOT, consentono di definire ricerche più precise nelle cassette postali includendo o escludendo parole specifiche nella query di ricerca. Altre tecniche, come l'utilizzo di operatori di proprietà (come >= o ...), virgolette, parentesi e caratteri jolly, consentono di perfezionare una query di ricerca. Nella tabella seguente vengono elencati gli operatori che è possibile utilizzare per circoscrivere o ampliare i risultati della ricerca.

Condizioni di ricerca

È possibile aggiungere delle condizioni a una query di ricerca per circoscrivere una ricerca e ottenere un set di risultati più preciso. Ogni condizione aggiunge una clausola alla query di ricerca KQL creata ed eseguita all'avvio della ricerca.

• Condizioni per le proprietà comuni
• Condizioni per le proprietà della posta
• Condizioni per le proprietà dei documenti
• Operatori utilizzati con condizioni
• Linee guida per l'uso di condizioni
• Esempi

Condizioni per le proprietà comuni

Creare una condizione utilizzando le proprietà comuni quando si cercano cassette postali e siti nella stessa ricerca. Nella tabella seguente vengono elencate le proprietà disponibili da usare quando si aggiunge una condizione.

Condizioni per le proprietà della posta

Creare una condizione utilizzando le proprietà della posta quando si effettuano ricerche in cassette postali o cartelle pubbliche in Exchange Online. Nella tabella seguente vengono elencate le proprietà della posta elettronica che è possibile utilizzare per una condizione. Queste proprietà sono un sottoinsieme delle proprietà e-mail descritte in precedenza. Queste descrizioni vengono ripetute per praticità.

Condizioni per le proprietà dei documenti

Creare una condizione utilizzando le proprietà dei documenti quando si cercano documenti sui siti di SharePoint e OneDrive for Business. Nella tabella seguente vengono elencate le proprietà dei documenti che è possibile utilizzare per una condizione. Queste proprietà sono un sottoinsieme delle proprietà del sito descritte in precedenza. Queste descrizioni vengono ripetute per praticità.

Operatori utilizzati con condizioni

Quando si aggiunge una condizione, è possibile selezionare un operatore pertinente al tipo di proprietà per la condizione. Nella tabella seguente vengono descritti gli operatori utilizzati con condizioni e ne vengono elencati gli equivalenti utilizzati nella query di ricerca.

Linee guida per l'uso di condizioni

Tenere presente quanto segue quando si utilizzano le condizioni di ricerca.

• Una condizione è collegata logicamente alla query con parola chiave (specificata nella relativa casella) dall'operatore AND. Ciò significa che, per essere inclusi nei risultati, gli elementi devono soddisfare sia la query con parola chiave, sia la condizione. Ecco in che modo le condizioni aiutano a limitare i risultati.

• Se si aggiungono due o più condizioni a una query di ricerca (condizioni che specificano proprietà diverse), queste sono collegate logicamente dall'operatore AND. Ciò significa che vengono restituiti solo gli elementi che soddisfano tutte le condizioni (oltre alle query con parole chiave).

• Se si aggiunge più di una condizione per la stessa proprietà, tali condizioni vengono collegate logicamente dall'operatore OR. Ciò significa che vengono restituiti gli elementi che soddisfano la query con parola chiave e una delle condizioni. Pertanto, i gruppi con le stesse condizioni vengono collegati tra loro dall'operatore OR, quindi gli insiemi di condizioni univoche vengono collegati dall'operatore AND.

• Se si aggiungono più valori (separati da virgole o due punti) a una singola condizione, tali valori vengono collegati dall'operatore OR. Di conseguenza, vengono restituiti elementi se contengono uno qualsiasi dei valori specificati per la proprietà nella condizione.

• Qualsiasi condizione che usa un operatore con logica Contains e Equals restituirà risultati di ricerca simili per ricerche di stringhe semplici. Una ricerca di stringa semplice è una stringa nella condizione che non include un carattere jolly). Ad esempio, una condizione che usa Equals any of restituirà gli stessi elementi di una condizione che usa Contains any of.

• La query di ricerca che viene creata utilizzando la casella delle parole chiave e le condizioni viene visualizzata nella pagina Ricerca, nel riquadro dei dettagli della ricerca selezionata. In una query, tutto ciò che si trova a destra della notazione (c:c) indica le condizioni che sono state aggiunte alla query. (c:c) non deve essere usato nelle query inserite manualmente e non è uguale a AND o OR.

• Le condizioni aggiungono solo le proprietà alla query di ricerca, non gli operatori. Ciò dipende dal fatto che la query visualizzata nel riquadro dei dettagli non mostra gli operatori a destra della notazione (c:c). KQL aggiunge gli operatori logici (in base alle regole illustrate in precedenza) quando viene eseguita la query.

• È possibile utilizzare il controllo di trascinamento della selezione per modificare l'ordine delle condizioni. Selezionare il controllo di una condizione e spostarlo verso l'alto o verso il basso.

• Come descritto in precedenza, alcune proprietà delle condizioni consentono di digitare più valori (separati da punto e virgola). I valori sono collegati logicamente dall'operatore OR e producono la query (filetype=docx) OR (filetype=pptx) OR (filetype=xlsx). La figura seguente mostra un esempio di una condizione con più valori.

  

  Nota

  Non è possibile aggiungere più condizioni (selezionando Aggiungi condizione per la stessa proprietà). È invece necessario fornire più valori per la condizione (separati da punti e virgola), come illustrato nell'esempio precedente.

Esempi

Negli esempi seguenti viene mostrata la versione basata su GUI di una query di ricerca con condizioni, la sintassi della query di ricerca visualizzata nel riquadro dei dettagli della ricerca selezionata (che viene restituita anche dal cmdlet Get-ComplianceSearch) e la logica della query KQL corrispondente.

Esempio 1

In questo esempio vengono restituiti i documenti o gli elementi della posta elettronica che contengono la parola chiave "report", che sono stati inviati o creati prima del 1° aprile 2021 e che contengono la parola "northwind" nel campo dell'oggetto dei messaggi di posta elettronica o nella proprietà del titolo dei documenti. La query esclude le pagine Web che soddisfano gli altri criteri della ricerca.

GUI:

Sintassi della query di ricerca:

report(c:c)(date<2021-04-01)(subjecttitle:"northwind")(-filetype:aspx)

Logica della query di ricerca:

report AND (date<2021-04-01) AND (subjecttitle:"northwind") NOT (filetype:aspx)

Esempio 2

In questo esempio vengono restituiti i messaggi di posta elettronica o le riunioni del calendario inviate tra il 1° dicembre 2019 e il 30 novembre 2020 e che contengono parole che iniziano con "phone" o "smartphone".

GUI:

Sintassi della query di ricerca:

phone* OR smartphone*(c:c)(sent=2019-12-01..2020-11-30)(kind="email")(kind="meetings")

Logica della query di ricerca:

phone* OR smartphone* AND (sent=2019-12-01..2020-11-30) AND ((kind="email") OR (kind="meetings"))

Caratteri speciali

Alcuni caratteri speciali non sono inclusi nell'indice di ricerca e pertanto non sono ricercabili. Essi comprendono anche i caratteri speciali che rappresentano gli operatori di ricerca nella query di ricerca. Di seguito è riportato un elenco di caratteri speciali sostituiti da uno spazio vuoto nella query di ricerca effettiva o che causano un errore di ricerca.

+ - = : ! @ # % ^ & ; _ / ? ( ) [ ] { }

Tipi di dati sensibili disponibili per la ricerca

È possibile utilizzare gli strumenti di ricerca di eDiscovery nel portale di conformità per cercare dati sensibili, come numeri di carte di credito o numeri di previdenza sociale, memorizzati nei documenti sui siti di SharePoint e OneDrive Business. A tale scopo, usare la proprietà SensitiveType e il nome (o ID) di un tipo di informazioni sensibili in una query con parole chiave. Ad esempio, la query SensitiveType:"Credit Card Number" restituisce i documenti che contengono un numero di carta di credito. La query SensitiveType:"U.S. Social Security Number (SSN)" restituisce i documenti che contengono un codice fiscale degli Stati Uniti.

Per visualizzare un elenco dei tipi di informazioni sensibili di cui è possibile eseguire la ricerca, andare a Classificazioni dei dati>Tipi di informazioni sensibili nel portale di conformità. In alternativa, è possibile usare il cmdlet Get-DlpSensitiveInformationType in Sicurezza e conformità PowerShell per visualizzare un elenco di tipi di informazioni sensibili.

Limitazioni per la ricerca di tipi di dati sensibili

• Per cercare tipi di informazioni sensibili personalizzati, è necessario specificare l'ID del tipo di informazioni sensibili nella proprietà SensitiveType. L'uso del nome di un tipo di informazioni sensibili personalizzato (come illustrato nell'esempio sui tipi di informazioni sensibili predefiniti nella sezione precedente) non restituirà alcun risultato. Usare la colonna Server di pubblicazione nella pagina Tipi di informazioni sensibili nel portale di conformità (o la proprietà Server di pubblicazione in PowerShell) per distinguere tra tipi di informazioni sensibili predefiniti e personalizzati. I tipi di dati sensibili predefiniti hanno un valore Microsoft Corporation per la proprietà Server di pubblicazione.

  Per visualizzare il nome e l'ID per i tipi di dati sensibili personalizzati nell'organizzazione, eseguire il comando seguente in Sicurezza e conformità PowerShell:

  Get-DlpSensitiveInformationType | Where-Object {$_.Publisher -ne "Microsoft Corporation"} | FT Name,Id
  

  È quindi possibile utilizzare l'ID nella proprietà di ricerca SensitiveType per restituire i documenti che contengono il tipo di dati sensibili personalizzato, ad esempio SensitiveType:7e13277e-6b04-3b68-94ed-1aeb9d47de37

• Non è possibile usare i tipi di informazioni riservate e la proprietà di ricerca SensitiveType per cercare i dati sensibili inattivi nelle cassette postali di Exchange Online. Sono inclusi messaggi di chat 1:1, i messaggi di chat di gruppo 1:N e conversazioni del canale del team in Microsoft Teams, in quanto tutti questi contenuti sono archiviati nelle cassette postali. Tuttavia, è possibile usare i criteri di prevenzione della perdita dei dati (DLP) per proteggere i dati e-mail sensibili in movimento. Per altre informazioni, vedere Informazioni sulla prevenzione della perdita di dati e Cercare e trovare dati personali.

Ricerca di contenuti dei siti condivisi con utenti esterni

È possibile utilizzare gli strumenti di ricerca di eDiscovery nel portale di conformità per cercare i documenti archiviati sui siti di SharePoint e OneDrive for Business che sono stati condivisi con utenti esterni all'organizzazione. Ciò consente di identificare informazioni proprietarie o sensibili condivise all'esterno dell'organizzazione. È possibile effettuare questa operazione utilizzando la proprietà ViewableByExternalUsers in una query con parole chiave. Questa proprietà restituisce documenti o siti condivisi con utenti esterni usando uno dei metodi di condivisione seguenti:

• Un invito alla condivisione che richiede agli utenti di accedere all'organizzazione come utenti autenticati.
• Un collegamento guest anonimo, che consente a chiunque sia in possesso di questo link di accedere alla risorsa senza eseguire l'autenticazione.

Ecco alcuni esempi:

• La query ViewableByExternalUsers:true AND SensitiveType:"Credit Card Number" restituisce tutti gli elementi che sono stati condivisi con utenti all'esterno dell'organizzazione e che contengono un numero di carta di credito.
• La query ViewableByExternalUsers:true AND ContentType:document AND site:"https://contoso.sharepoint.com/Sites/Teams" restituisce un elenco di documenti su tutti i siti dei team nell'organizzazione che sono stati condivisi con utenti esterni.

Cosa è considerato un contenuto condiviso con persone esterne all'organizzazione? I documenti nei siti SharePoint e OneDrive for Business dell'organizzazione che sono condivisi inviando un invito alla condivisione o che sono condivisi in percorsi pubblici. Ad esempio, le attività degli utenti seguenti producono dei contenuti visualizzabili da utenti esterni:

• Un utente condivide un file o una cartella con una persona esterna all'organizzazione.
• Un utente crea e invia un collegamento a un file condiviso a una persona esterna all'organizzazione. Questo collegamento consente all'utente esterno di visualizzare (o modificare) il file.
• Un utente invia un invito alla condivisione o un collegamento guest a una persona esterna all'organizzazione per visualizzare (o modificare) un file condiviso.

Problemi relativi all'utilizzo della proprietà ViewableByExternalUsers

Anche se la proprietà ViewableByExternalUsers indica se un documento o un sito è stato condiviso con utenti esterni, esistono alcune avvertenze su ciò che questa proprietà riflette o meno. Negli scenari seguenti, il valore della proprietà ViewableByExternalUsers non verrà aggiornato e i risultati di una query di ricerca che usa questa proprietà potrebbero non essere accurati.

• Modifiche ai criteri di condivisione, ad esempio la disattivazione della condivisione esterna per un sito o per l'organizzazione. La proprietà mostrerà comunque i documenti condivisi in precedenza come accessibili esternamente, anche se l'accesso esterno potrebbe essere stato revocato.
• Modifiche all'appartenenza a gruppi, ad esempio l'aggiunta o la rimozione di utenti esterni ai Gruppi di Microsoft 365 o ai gruppi di Sicurezza di Microsoft 365. La proprietà non verrà aggiornata automaticamente per gli elementi a cui il gruppo ha accesso.
• Invio di inviti di condivisione a utenti esterni in cui il destinatario non ha accettato l'invito e pertanto non ha ancora accesso al contenuto.

In questi scenari, la proprietà ViewableByExternalUsers non rifletterà lo stato di condivisione corrente fino a quando il sito o la raccolta documenti non viene sottoposta di nuovo a ricerca o indicizzazione.

Ricerca di contenuti dei siti condivisi all'interno dell'organizzazione

Come spiegato in precedenza, è possibile usare la proprietà SharedWithUsersOWSUser in modo da cercare i documenti condivisi tra gli utenti dell'organizzazione. Quando una persona condivide un file (o una cartella) con un altro utente all'interno dell'organizzazione, un link al file condiviso viene visualizzato nella pagina Condivisi con l'utente corrente nell'account OneDrive for Business della persona con cui è stato condiviso il file. Ad esempio, per cercare i documenti condivisi con Sara Davis, è possibile usare la query SharedWithUsersOWSUser:"sarad@contoso.com". Se si esportano i risultati di questa ricerca, verranno scaricati i documenti originali (che si trovano nel percorso dei contenuti della persona che ha condiviso i documenti con Sara).

Perché siano restituiti nei risultati della ricerca quando si usa la proprietà SharedWithUsersOWSUser, i documenti devono essere condivisi in modo esplicito con un utente specifico. Ad esempio, quando una persona condivide un documento nel proprio account OneDrive, ha la possibilità di condividerlo con chiunque (all'interno o all'esterno dell'organizzazione), solo con persone all'interno dell'organizzazione o con una persona specifica. Di seguito è disponibile uno screenshot della finestra Condividi in OneDrive che mostra le tre opzioni di condivisione.

Una query di ricerca che utilizza la proprietà SharedWithUsersOWSUser restituisce solo i documenti condivisi tramite la terza opzione (condiviso con Persone specifiche).

Ricerca di conversazioni Skype for Business

È possibile usare la query con parole chiave seguente per cercare in modo specifico il contenuto nelle conversazioni Skype for Business:

kind:im

La query di ricerca precedente restituisce anche chat di Microsoft Teams. Per evitare questo errore, è possibile limitare i risultati della ricerca in modo da includere solo conversazioni Skype for Business usando la query con parole chiave seguente:

kind:im AND subject:conversation

La query con parole chiave precedente esclude le chat in Microsoft Teams perché le conversazioni Skype for Business vengono salvate come messaggi e-mail con una riga dell'oggetto che inizia con la parola "Conversazione".

Per cercare conversazioni Skype for Business che hanno avuto luogo entro un intervallo di date specifico, usare la query con parole chiave seguente:

kind:im AND subject:conversation AND (received=startdate..enddate)

Limiti dei caratteri per le ricerche

È previsto un limite di 4.000 caratteri per le query di ricerca durante la ricerca di contenuti nei siti di SharePoint e negli account di OneDrive. Ecco come viene calcolato il numero totale di caratteri nella query di ricerca:

• I caratteri nella query di ricerca con parole chiave (inclusi i campi utente e filtro) vengono conteggiati rispetto a questo limite.
• I caratteri in qualsiasi proprietà location (ad esempio gli URL per tutti i siti di SharePoint o i percorsi di OneDrive in cui viene eseguita la ricerca) vengono conteggiati rispetto a questo limite.
• I caratteri in tutti i filtri delle autorizzazioni di ricerca applicati all'utente che esegue la ricerca vengono conteggiati rispetto a questo limite.

Per altre informazioni sui limiti dei caratteri, vedere Limiti delle ricerche di eDiscovery.