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Comprendere come vengono usati e conservati i dati dell'organizzazione in Microsoft 365

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È possibile usare i dati dell'organizzazione insieme ai dati dell'istanza di Microsoft Entra ID dell'organizzazione come input per i profili utente di Microsoft 365 degli utenti e per potenziare determinate funzionalità nelle applicazioni Microsoft 365, tra cui Microsoft Viva.

Esaminare le informazioni seguenti per comprendere come vengono usati, archiviati ed eliminati i dati dell'organizzazione.

Consumo dati

I dati dell'organizzazione caricati possono essere usati da Viva, servizi Microsoft 365 e servizi non Microsoft a cui è stato concesso l'accesso tramite microsoft API Graph. Questi dati vengono considerati pubblicamente disponibili all'interno dell'organizzazione, ovvero possono essere visualizzati a qualsiasi utente finale dell'organizzazione. Questi dati possono essere usati anche in scenari di collaborazione tra tenant, in Microsoft 365 Copilot e nel training del modello di Machine Learning.

Nel profilo utente di Microsoft 365, Microsoft Entra dati hanno la precedenza sui dati dell'organizzazione in Microsoft 365 per impostazione predefinita. Quando un servizio esegue una query su un profilo utente di Microsoft 365, se sono presenti dati aziendali e dati Microsoft Entra per un singolo attributo, viene restituito il valore Microsoft Entra. Ad esempio, un determinato utente finale ha "Software Engineer" come proprietà jobTitle nel Microsoft Entra ID. L'amministratore globale dell'organizzazione usa la funzionalità Dati dell'organizzazione in Microsoft 365 per caricare il valore "Senior Software Engineer" per l'attributo Microsoft_JobTitle per lo stesso utente finale. Dopo il caricamento, entrambi i valori vengono archiviati nel profilo utente di Microsoft 365 dell'utente finale. Quando un'esperienza come le schede profilo in Microsoft 365 esegue una query sul profilo utente di Microsoft 365 per ottenere la proprietà jobTitle per l'utente finale, viene restituito "Software Engineer" (anziché "Senior Software Engineer").

Se, tuttavia, non sono presenti dati per un attributo nell'ID Entra, viene usato il valore di dati dell'organizzazione corrispondente. Quindi, nell'esempio precedente, se non è presente alcun valore per jobTitle in Entra ID, la scheda Profilo in Microsoft 365 usa "Senior Software Engineer" dai dati dell'organizzazione in Microsoft 365.

Se si preferisce usare il valore dei dati dell'organizzazione nel profilo utente di Microsoft 365, contattare Microsoft inviando una richiesta a orgdatainm365support@microsoft.com. Includere la riga dell'oggetto "Richiesta di assegnare la precedenza ai dati dell'organizzazione rispetto ai dati Microsoft Entra nel profilo utente di Microsoft 365 per il tenant [nome] [ID tenant]." L'applicazione di questa modifica può richiedere fino a quattro giorni.

Se in un secondo momento si vuole tornare al comportamento predefinito (in cui Microsoft Entra dati hanno la precedenza), contattare di nuovo Microsoft usando la riga dell'oggetto "Richiesta di assegnare Microsoft Entra precedenza ai dati dell'organizzazione nei dati dell'organizzazione nel profilo utente di Microsoft 365 per il tenant [Nome] [ID tenant]." Questa modifica richiede anche fino a quattro giorni.

Per garantire che i dati nel profilo utente di Microsoft 365 rimangano aggiornati e accurati, è consigliabile caricare regolarmente i dati dell'organizzazione aggiornati , ad esempio ogni settimana. Ciò impedisce che i dati nel profilo utente diventino obsoleti rispetto ai dati nei sistemi di gestione del capitale umano dell'organizzazione.

Assicurarsi che i dati caricati corrispondano ai nomi e alle descrizioni degli attributi elencati nel riferimento all'attributo. Evitare anche di caricare dati personali sensibili.

Funzionamento dei dati aziendali con Viva Insights

I dati caricati come parte dei dati dell'organizzazione in Microsoft 365 vengono usati anche in Viva Insights e vengono mappati a questi campi Viva Insights riservati:

  • PersonId
  • ManagerId
  • Organizzazione
  • LevelDesignation
  • FunctionType
  • Livello
  • Posizione

I dati seguenti vengono caricati dalla funzionalità Dati dell'organizzazione, ma non sono disponibili per l'uso in Viva Insights:

  • Microsoft_DisplayName
  • Microsoft_FirstName
  • Microsoft_LastName
  • Microsoft_SecondaryJobTitle
  • Microsoft_UserSkillNames

Questi attributi sono disponibili per l'uso come attributi personalizzati in Viva Insights.

  • Microsoft_JobTitle
  • Microsoft_City
  • Microsoft_CountryOrRegion
  • Microsoft_PostalCode
  • Microsoft_PostOfficeBox

Eliminazione dei dati

Per informazioni sull'eliminazione dei dati utente, vedere Aggiornare o apportare altre modifiche ai dati dell'organizzazione . Non appena viene elaborato l'aggiornamento, i dati utente associati vengono sovrascritti con campi vuoti, il che significa che i dati vengono eliminati immediatamente.

Quando un tenant viene rimosso da Microsoft 365, tutti i dati del tenant vengono eliminati entro 30 giorni.

Conservazione dei dati

I dati dell'organizzazione vengono archiviati purché l'utente finale sia attivo e disponga di una licenza valida e non sia stata effettuata alcuna richiesta di eliminazione dall'utente finale o dall'amministratore globale.

Residenza dei dati

Quando si caricano i dati dell'organizzazione, il file .csv viene archiviato nel sito di SharePoint Online e gli attributi dei dati dell'organizzazione di ogni utente finale hanno l'ambito del profilo utente di Microsoft 365 e vengono archiviati nella cassetta postale di Exchange Online dell'utente. Per informazioni sulla residenza dei dati per SharePoint Online e Exchange Online, vedere Data Residency per SharePoint Online e Data Residency per Exchange Online.

Gestire le richieste degli interessati.

Una richiesta dell'interessato o DSR è una richiesta formale da parte di un interessato (un utente finale) a un titolare del trattamento per intraprendere un'azione sui propri dati personali. Per informazioni sui diritti degli utenti finali dell'interessato, vedere richieste dell'interessato di Office 365 ai sensi del GDPR e del CCPA.

Usare le informazioni seguenti per soddisfare le richieste DSR degli utenti finali: