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プログラムの概要での通信のセットアップ

  • [アーティクル]

アンケートの開始について従業員に通知し、アンケート期間全体にリマインダーを送信することは、アンケートへの参加を改善するために不可欠です。

プログラムの概要から通信のセットアップにアクセスする場所のスクリーンショット。

注:

Always-On プログラムには Communications セクションは含まれません。 この手順をスキップします。

設定するセクションは 3 つあります。

  • 通知のタイミング
  • Email設定
  • 通知の構成

通知のタイミング

[通信のセットアップ] の [通知のタイミング] セクションのスクリーンショット。

選択した時間の間にアンケートの招待とリマインダーを送信します。 [全般設定] で、organizationの既定のタイム ゾーンが選択されています。 organizationがユーザーのタイム ゾーンに基づいて電子メールを送信することを選択した場合、この設定のテキストにその内容が反映されます。

重要

Viva Glintは、1 時間あたり 10,000 件から 15,000 件のアンケートと電子メールの招待を正常に処理できます。 配送期間を選択する際に、これらの処理の制限事項と配布リスト内の従業員数を考慮します。

たとえば、organizationが 100,000 人の従業員に招待を送信する予定の場合は、配信期間を 10 時間に延長して、すべてのメールがアンケートの開始日に配信されるようにします。

非常に大規模な組織や配布リスト (250,000 人以上の従業員) の場合、一部のメールは翌日にプッシュされる場合があります。

Email設定

[Email設定] セクションを使用して、ユーザーへの連絡に使用するメール アドレスと、電子メール テンプレートで複数の言語を使用するかどうかを決定します。

[通信のセットアップ] の [Email設定] セクションのスクリーンショット。

電子メール通知を送信する場所を選択する

個人用メールをオプションのシステム属性として設定すると、このメール オプションが表示されます。 [ 会社のメールと個人用メール] を選択して、退出している従業員に連絡を取り合います。

1 つのメールで複数の言語でアンケート通知を送信する

organizationには、ローカル ガイドラインで複数の言語で通信する必要がある領域に従業員がいる場合は、このトグルを [オン] に切り替え、複数の言語でメールを設定することを検討してください。

通知の構成

次のセクションでは、セットアップ アクションとして表示され、行を選択するときに表示される 鉛筆記号 を選択することで、各フィールドを編集できます。

[通信のセットアップ] の [通知の構成] セクションのスクリーンショット。

アンケートの招待を編集する

[ Survey Start]\(アンケートの開始\ ) を選択して、[ Survey Invitation]\(アンケート招待\) スライダー ウィンドウをアクティブにします。

[ 通知の送信] をオンにして、送信日が正しいことを確認します。

アンケートへの招待を無効にする

VIVA GLINT プラットフォームでサポートされていないコンテンツ (URL、HTML、画像、ビデオなど) を含める場合は、[通知の送信] 設定を [オフ] に切り替え、アンケート通知に独自のメール サービスを使用します。

ヒント

アンケートの招待organization必ず送信してください。 有用なフィードバックを明らかにするためには、参加が不可欠です。

[コミュニケーションのセットアップ] ページの [Survey Invitation]\(アンケート招待\) スライダー ウィンドウのスクリーンショット。

リマインダーを使用する

ユーザーの参加を促すには、アンケート期間中に最初、2 番目、3 番目、および最後のリマインダーメール テンプレートを使用します。

注:

アンケートの受験者は、アンケートを完了していない場合にのみリマインダーを受け取ります。

鉛筆記号を使用してウィンドウを開き、次の手順を実行します。

  • リマインダーメールの日付を変更します。これは事前設定されています。
  • リマインダーをプレビューします。 言語を変更し、他の言語でメッセージをプレビューできます。

アンケートリマインダーを追加する

[ アンケートリマインダーの追加 ] ボタンのドロップダウン メニューを使用すると、管理者はリマインダーを追加できます。 アラーム記号が表示された [コミュニケーション] ページにアラームが表示されます。

[コミュニケーションのセットアップ] ページの [アンケートリマインダーの追加] ドロップダウン メニューのスクリーンショット。

メール コンテンツをカスタマイズする

このメールカスタマイズガイダンスを使用して、Glintアンケートメールにカスタムテキストを追加します。

アンケート結果が利用可能な場合の通知

結果通知メールは、アンケート結果が利用可能であることをユーザーに知らせる 1 回限りの通知です。 この電子メールは、他のすべてのユーザー (段階的なアクセスを含む) に、 ライブ レポート アクセスの 24 時間前にロール内のユーザーに送信されます。

重要

すべてのユーザーが結果通知を受け取るには、アンケートが終了する前に、アンケート プログラムの レポート セクションですべてのロールにアクセス権 (段階的またはライブ) が付与されていることを確認します。

結果通知メールを設定するには:

  1. 管理者ダッシュボードから [ 構成] に移動し、[ アンケート プログラム] を選択します。
  2. アンケートを選択し、[プログラムの概要] の [コミュニケーション] セクションに移動します。
  3. アンケート終了メールの [& プレビューの編集] オプションを選択します。
    • このメールは既定でオフになっています。
  4. 表示された編集ウィンドウで、[通知の 送信] を [オン] に切り替えます。
  5. [ 送信 ] フィールドに、アンケート終了日から数日後にメールを送信する日数を入力します。
    • 既定値は 3 (3) で、最大値は 30 日です。
  6. 編集ウィンドウの右上にある [ 変更の保存] を選択します。

重要

結果通知メールの送信がスケジュールされる 24 時間前に、アクセスがライブにスケジュールされている必要があります。

注:

チーム会話通知を編集するには、このガイダンスに従います。

ナッジを構成する

フィードバックに対する継続的なアクションを促進するために、organizationでナッジを受け取るユーザーを設定します。

[通信のセットアップ] ページの [ナッジの構成] ボタンのスクリーンショット。

[ ナッジの構成] を選択 して、[ ナッジ の設定] ページを開きます。 プラットフォーム内のガイダンスに従います。

管理ダッシュボードの [ナッジの設定] ページのスクリーンショット。

コミュニケーション編集の最終的な保存

リマインダーの日付を追加または編集したら、 右向きの矢印 を選択し、[ 保存して続行] を選択します。

次のステップ

プログラムの概要のコーチング設定。