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guia de administração do Microsoft 365 Copilot para licenças E3 + SAM

  • Artigo
  • Aplica-se a:
    ✅ Microsoft 365 Copilot

Quando estiver a preparar a sua organização para Microsoft 365 Copilot ou estiver pronto para começar a utilizar o Copilot, existem funcionalidades nas suas licenças E3 + SAM que podem ajudar a preparar os seus dados.

Quando os utilizadores introduzem um pedido, o Copilot pode responder com dados aos quais o utilizador tem permissão para aceder. Os dados sobrepartilhados e desatualizados podem originar resultados imprecisos do Copilot.

Este artigo fornece orientações para administradores de TI com licenças Microsoft 365 E3 e Gestão Avançada (SAM) do SharePoint. Com as funcionalidades incluídas nestas licenças, pode:

  • Utilize a Gestão Avançada do SharePoint (SAM) para ajudar a impedir a partilha excessiva, decluer origens de dados, restringir pesquisas do SharePoint e monitorizar alterações de sites do SharePoint.
  • Utilize o Microsoft Purview para criar etiquetas de confidencialidade, identificar e proteger dados confidenciais e eliminar os conteúdos de que não precisa.

Quando utiliza as funcionalidades descritas neste artigo, a sua organização está mais bem preparada para o Copilot, incluindo obter resultados mais precisos do Copilot.

Este artigo se aplica ao:

  • Microsoft 365 Copilot
  • Microsoft SharePoint Premium – Gestão Avançada do SharePoint (SAM)
  • Microsoft Purview

Observação

Se tiver uma licença E5, consulte Microsoft 365 Copilot guia de administração para licenças E5. Para obter uma comparação das funcionalidades nas licenças, veja Comparar Microsoft 365 Copilot descrição geral da funcionalidade de licença.

Antes de começar

Tarefa de administrador do SharePoint – Utilizar funcionalidades de Gestão Avançada (SAM) do SharePoint

Existem funcionalidades no SharePoint Advanced Management (SAM) que podem ajudá-lo a preparar-se para o Copilot.

✅ Objetivos do Copilot com SAM:

  • Declua origens de dados ao localizar e remover sites do SharePoint inativos.
  • Identifique sites do SharePoint com conteúdo sobrepartilhado ou confidencial.
  • Utilize a política para restringir o acesso a sites do SharePoint críticos para a empresa ou que tenham conteúdos confidenciais.
  • Monitorizar as alterações do site.

Esta secção orienta-o pelas diferentes funcionalidades SAM que podem ajudá-lo a preparar a sua organização e os seus dados para o Copilot.

Para saber mais sobre SAM + Copilot, consulte Preparar-se para o Copilot com a Gestão Avançada do SharePoint.

Garantir que todos os sites têm proprietários válidos

✅ Executar uma política de Propriedade do Site que encontre sites que não tenham, pelo menos, dois proprietários

Uma política de propriedade do Site deteta automaticamente sites que não têm, pelo menos, dois proprietários e podem ajudar a encontrar potenciais proprietários. Configure a política no modo de simulação para identificar os proprietários com base nos critérios pretendidos. Em seguida, atualize a política para o Modo ativo para ativar as notificações para os candidatos ao proprietário do site.

Precisa de proprietários de sites para ajudar a confirmar que o site ainda está ativo, efetuar a Revisão de acesso ao site, atualizar as permissões de conteúdo e controlar o acesso quando necessário.

  1. Inicie sessão no centro de administração do SharePoint como administrador do SharePoint.
  2. Expanda Políticas> selecione Gestão do ciclo de vida do site.
  3. Selecione Criar uma política, introduza os parâmetros e conclua a política.
  4. Quando a política é executada, o relatório mostra o número de sites que não estão em conformidade. Também pode transferir o relatório.

Para saber mais sobre esta política e relatório, veja Política de propriedade do site.

Localizar e limpar sites inativos

✅ Criar uma política de gestão do ciclo de vida do site que encontre sites inativos

Uma política de gestão do ciclo de vida do site deteta automaticamente sites inativos e envia um e-mail de notificação aos proprietários do site. Quando utiliza o e-mail, os proprietários do site podem confirmar que o site ainda está ativo.

O Copilot pode mostrar dados destes sites inativos em pedidos de utilizador, o que pode levar a resultados copilot incorretos e desorganizados.

A política também cria um relatório que pode transferir e rever. O relatório mostra os sites inativos, a data da última atividade e a notificação por e-mail status.

  1. Inicie sessão no centro de administração do SharePoint como administrador do SharePoint.
  2. Expanda Políticas> selecione Gestão do ciclo de vida do site.
  3. Selecione Criar uma política, introduza os parâmetros e conclua a política.
  4. Quando a política é executada e encontra sites inativos, a política envia automaticamente um e-mail aos proprietários do site. Os proprietários do site devem confirmar se o site ainda está ativo.
  5. Se os proprietários do site confirmarem que os sites não são necessários, coloque os sites inativos no modo só de leitura com SAM ou mova os sites para o Arquivo do Microsoft 365 com SAM.

Para saber mais sobre esta política e relatório, veja Política de gestão do ciclo de vida do site.

Melhores práticas para gerir sites do SharePoint inativos

Esta ação ajuda a reduzir conteúdo desatualizado que desorganize a origem de dados da Copilot, o que melhora a precisão das respostas do Copilot.

Dica

Os sites movidos para o Arquivo do Microsoft 365 já não estão acessíveis por qualquer pessoa na organização fora do Microsoft Purview ou da pesquisa de administradores. O Copilot não incluirá conteúdo destes sites ao responder a pedidos do utilizador.

Identificar sites com conteúdo sobrepartilhado ou confidencial

✅ Executar relatórios da Governação de acesso a dados (DAG) no centro de administração do SharePoint

Os relatórios do DAG fornecem informações mais detalhadas sobre ligações de partilha de sites, etiquetas de confidencialidade e permissões Everyone except external users (EEEU) nos seus sites do SharePoint. Utilize estes relatórios para localizar sites partilhados em excesso.

Os sites partilhados em excesso são sites partilhados com mais pessoas do que os necessários. O Copilot pode mostrar dados destes sites em respostas.

  1. Inicie sessão no centro de administração do SharePoint como administrador do SharePoint.

  2. Selecione Relatórios>Governação de acesso a dados. As opções de relatório:

    Relatório Descrição Tarefa
    Links de compartilhamento Mostra os sites que têm ligações de partilha, incluindo ligações partilhadas com Qualquer pessoa, partilhados com Pessoas na sua organização e partilhados com pessoas específicas fora do seu trabalho ou escola. Reveja estes sites.

    Certifique-se de que os sites são partilhados apenas com os utilizadores ou grupos que precisam de acesso. Remova a partilha de utilizadores e grupos desnecessários.
    Etiquetas de confidencialidade aplicadas a ficheiros Mostra sites com ficheiros do Office com etiquetas de confidencialidade. Reveja estes sites.

    Certifique-se de que as etiquetas corretas são aplicadas. Atualize as etiquetas conforme necessário. Para saber mais, veja Identificar e etiquetar dados confidenciais (neste artigo).
    Partilhado com Everyone except external users (EEEU) Mostra os sites que são partilhados com todas as pessoas na sua organização, exceto utilizadores externos. Reveja estes sites.

    Determine se as permissões EEEU são adequadas. Muitos sites com EEEU são partilhados em excesso. Remova a permissão EEEU e atribua aos utilizadores ou grupos, conforme necessário.
    Sobrepartilhar Relatório de Linha de Base para Sites, OneDrives e Ficheiros Analisa todos os sites no seu inquilino e lista sites que partilham conteúdos com mais do que um número especificado de utilizadores (especifica o número). Ordene, filtre ou transfira o relatório e identifique os sites com conteúdo potencialmente sobrepartilhado.

Pode executar qualquer um destes relatórios individualmente ou executá-los todos em conjunto. Para saber mais sobre estes relatórios, veja Relatórios da governação de acesso a dados (DAG).

Melhores práticas para gerir os relatórios da DAG

  • Execute estes relatórios semanalmente, especialmente nas fases iniciais da adoção do Copilot. À medida que se familiariza com os relatórios e os dados, pode ajustar a frequência.

    Se tiver uma equipa de administrador, crie uma tarefa de administrador para executar estes relatórios e rever os dados.

    A sua organização está a pagar a licença para executar estes relatórios e utilizar os dados para tomar decisões. Certifique-se de que está a tirar o máximo partido.

  • Selecione Obter informações de IA para gerar um relatório que o ajuda a identificar problemas com os sites e possíveis ações para resolver estes problemas.

Controlar o acesso a sites sharePoint partilhados em excesso

✅ Iniciar revisões de acesso ao Site para proprietários de sites

Num relatório DAG (Data access governance), pode selecionar sites com riscos de partilha excessiva. Em seguida, inicie as revisões de acesso ao site. Os Proprietários do Site recebem uma notificação para cada site que requer atenção. Podem utilizar a página Revisões de sites para controlar e gerir vários pedidos de revisão.

O proprietário do site revê o acesso em duas áreas main: grupos do SharePoint e itens individuais. Podem determinar se a partilha alargada é adequada ou se um site é partilhado em excesso e requer remediação.

Se o proprietário do site determinar que o conteúdo está sobrepartilhado, pode utilizar o dashboard Revisão de Acesso para atualizar as permissões.

✅ Utilizar a política de controlo de acesso restrito (RAC) no centro de administração do SharePoint

Uma política de controlo de acesso restrito restringe o acesso a um site com conteúdo partilhado em excesso. Pode restringir o acesso a sites e conteúdos do SharePoint a utilizadores num grupo específico. Os utilizadores que não estão no grupo não podem aceder ao site ou ao respetivo conteúdo, mesmo que tenham anteriormente permissões ou uma ligação partilhada.

Quando os utilizadores no grupo tiverem permissões para o conteúdo, esse conteúdo pode ser apresentado nos resultados do Copilot. Os utilizadores que não estão no grupo não veem estas informações nos resultados do Copilot. Pode configurar o controlo de acesso restrito para sites individuais ou o OneDrive.

✅ Utilizar a política de deteção de conteúdo restrito (RCD) no centro de administração do SharePoint

Uma política restrita de deteção de conteúdos (RCD) não altera o acesso ao site. Em vez disso, altera a deteção de conteúdos do site. Quando aplica o RCD a um site, o conteúdo do site não é detetável pela Copilot ou pelos resultados de pesquisa em toda a organização para todos os utilizadores.

A Administração do SharePoint pode definir a deteção restrita de conteúdos em sites individuais.

Melhores práticas para controlar o acesso a sites sharePoint partilhados em excesso

  • Se a sua organização tiver uma mentalidade Confiança Zero, pode aplicar o controlo de acesso restrito (RAC) a todos os sites. Em seguida, ajuste as permissões conforme necessário. Se tiver muitos sites, esta ação pode ajudá-lo a proteger rapidamente os seus sites. No entanto, pode causar perturbações aos utilizadores.

  • Se utilizar RAC ou RCD, certifique-se de que comunica as alterações e os motivos das alterações.

Dica

Para sites críticos para a empresa, também pode:

Monitorizar alterações

✅ Executar o relatório do histórico de alterações no centro de administração do SharePoint

O relatório do histórico de alterações monitoriza e monitoriza as alterações, incluindo o que mudou, quando a alteração ocorreu e quem iniciou a alteração. A intenção é identificar alterações recentes que possam levar à partilha excessiva, o que afeta os resultados do Copilot.

Utilize este relatório para rever as alterações efetuadas aos sites do SharePoint e às definições da organização.

  1. Inicie sessão no centro de administração do SharePoint como administrador do SharePoint.

  2. Expanda Relatórios> selecione Histórico >de alteraçõesNovo relatório.

  3. As opções de relatório:

    Relatório Descrição Tarefa
    Relatório de definições do site Mostra as alterações e ações da propriedade do site executadas por Administradores do Site e Administradores do SharePoint. Reveja as alterações e ações. Certifique-se de que as ações cumprem os seus requisitos de segurança.
    Relatório de definições da organização Mostra as alterações efetuadas às definições da organização, como quando um site é criado e se a partilha externa está ativada. Reveja as alterações e ações. Certifique-se de que as alterações cumprem os seus requisitos de segurança.

Melhores práticas para gerir os relatórios do histórico de alterações

  • Execute estes relatórios semanalmente, especialmente nas fases iniciais da adoção do Copilot. À medida que se familiariza com os relatórios e os dados, pode ajustar a frequência.

    Se tiver uma equipa de administrador, crie uma tarefa de administrador para executar estes relatórios e rever os dados.

    A sua organização está a pagar a licença para executar estes relatórios e utilizar os dados para tomar decisões. Certifique-se de que está a tirar o máximo partido.

  • Crie um relatório para as alterações ao nível do site e as alterações ao nível da organização. Os relatórios ao nível do site mostram as alterações efetuadas às propriedades e ações do site. Os relatórios ao nível da organização mostram as alterações efetuadas às definições da organização.

  • Reveja as definições de partilha e as definições de controlo de acesso. Certifique-se de que as alterações estão alinhadas com os seus requisitos de segurança. Se não alinharem, trabalhe com os proprietários do site para corrigir as definições.

  • Aplique o controlo de acesso restrito (RAC) a sites que parecem estar sobrepartilhados. Informe os proprietários do site sobre as alterações e porquê.

    Se a sua organização tiver uma mentalidade Confiança Zero, pode aplicar RAC a todos os sites. Em seguida, ajuste as permissões conforme necessário. Se tiver muitos sites, esta ação pode ajudá-lo a proteger rapidamente os seus sites. No entanto, também pode causar interrupções aos utilizadores. Certifique-se de que comunica as alterações e os motivos das alterações.

Tarefa de administrador do SharePoint – Restringir a Pesquisa do SharePoint (RSS)

✅ Objetivo copilot: Expandir a lista de RSS permitidos

À medida que se prepara para o Copilot, revê e configura as permissões corretas nos seus sites do SharePoint. O próximo passo é ativar a Pesquisa Restrita do SharePoint (RSS).

O RSS é uma solução temporária que lhe dá tempo para rever e configurar as permissões corretas nos seus sites do SharePoint. Adicione os sites revistos & corrigidos a uma lista permitida.

  • Se ativou o RSS, adicione mais sites à lista de permitidos. Pode adicionar até 100 sites à lista de permitidos. O Copilot pode mostrar dados dos sites de lista permitidos em pedidos de utilizador.

Para saber mais, confira:

Adicionar sites à lista de permissões RSS

  1. Obtenha uma lista dos sites que pretende adicionar à lista de permitidos.

    • Opção 1 – Utilizar o relatório De ligações de partilha

      1. Inicie sessão no centro de administração do SharePoint como administrador do SharePoint.
      2. Selecione Relatórios>Ligações> degovernação> de acesso a dados Verrelatórios.
      3. Selecione um dos relatórios, como ligações "Qualquer pessoa". Este relatório mostra uma lista de sites com o maior número de ligações Qualquer pessoa criadas. Estas ligações permitem que qualquer pessoa aceda a ficheiros e pastas sem iniciar sessão. Estes sites são candidatos a permitir na pesquisa ao nível do inquilino/organização.

    • Opção 2 – Utilizar as opções de ordenação e filtro para Sites ativos

      1. Inicie sessão no centro de administração do SharePoint como administrador do SharePoint.

      2. Selecione Sites Sites>Ativos.

      3. Utilize as opções de ordenação e filtro para encontrar o site mais ativo, incluindo as vistas de página. Estes sites são candidatos a permitir numa pesquisa ao nível do inquilino/organização.

        No centro de administração do SharePoint, selecione sites ativos e, em seguida, utilize o filtro Todos os sites.

  2. Utilize o cmdlet do Add-SPOTenantRestrictedSearchAllowedList PowerShell para adicionar os sites à lista de permitidos.

    Para saber mais sobre este cmdlet, veja Utilizar Scripts do PowerShell para Pesquisa Restrita do SharePoint.

Tarefas de administrador do Purview – Utilizar as funcionalidades do Microsoft Purview

Existem funcionalidades no Microsoft Purview que podem ajudá-lo a preparar-se para o Copilot.

✅ Objetivos do Copilot com o Purview:

  • Identifique e identifique dados confidenciais nos seus ficheiros do Microsoft 365 e do Office.
  • Detetar e proteger informações confidenciais contra partilhas ou fugas não autorizadas.
  • Elimine o conteúdo de que não precisa.
  • Reveja e analise pedidos e respostas do Copilot.

Para saber mais sobre o Microsoft Purview, consulte Microsoft 365 Copilot na Descrição Geral do Microsoft Purview.

Identificar e etiquetar dados confidenciais

✅ Criar e aplicar etiquetas de confidencialidade para proteger os seus dados

As etiquetas de confidencialidade são uma forma de identificar e classificar a confidencialidade dos dados da sua organização, adicionando uma camada adicional de proteção aos seus dados.

Quando as etiquetas de confidencialidade são aplicadas a itens, como documentos e e-mails, as etiquetas adicionam a proteção diretamente a estes dados. Como resultado, essa proteção persiste, onde quer que os dados sejam armazenados. Quando as etiquetas de confidencialidade são aplicadas a contentores, como sites e grupos do SharePoint, as etiquetas adicionam proteção indiretamente ao controlar o acesso ao contentor onde os dados são armazenados. Por exemplo, definições de privacidade, acesso de utilizador externo e acesso a partir de dispositivos não geridos.

As etiquetas de confidencialidade também podem afetar os resultados do Copilot, incluindo:

  • As definições de etiqueta incluem ações de proteção, como acesso a sites, cabeçalhos e rodapés personalizáveis e encriptação.

  • Se a etiqueta aplicar encriptação, o Copilot verifica os direitos de utilização do utilizador. Para que o Copilot devolva dados desse item, tem de ser concedida ao utilizador permissões para copiar a partir do mesmo.

  • Uma sessão de pedido com o Copilot (denominado Business Chat) pode referenciar dados de diferentes tipos de itens. As etiquetas de confidencialidade são apresentadas nos resultados devolvidos. A resposta mais recente apresenta a etiqueta de confidencialidade com a prioridade mais alta.

  • Se Copilot criar novo conteúdo a partir de itens etiquetados, a etiqueta de confidencialidade do item de origem é herdada automaticamente.

Esta secção explica-lhe os passos para criar e utilizar etiquetas de confidencialidade no Microsoft Purview. Pode criar os seus próprios nomes de etiquetas e configurações. Para saber mais sobre etiquetas de confidencialidade, consulte:

1. Criar etiquetas de confidencialidade

  1. Inicie sessão no portal do Microsoft Purview como administrador num dos grupos listados em Etiquetas de confidencialidade – permissões.
  2. Selecione Soluções Etiquetas> deconfidencialidade da proteção> deinformações>Criar uma etiqueta.
  3. No âmbito, selecione Ficheiros e outros recursos de dados. Este âmbito permite que as etiquetas sejam aplicadas a documentos e e-mails.
  4. Continue a criar as etiquetas de confidencialidade de que precisa.

Para saber mais, confira:

2. Publique as suas etiquetas e informe os seus utilizadores

  1. Adicione as etiquetas a uma política de publicação. Quando são publicados, os utilizadores podem aplicar manualmente as etiquetas nas respetivas aplicações do Office. As políticas de publicação também têm definições que tem de considerar, como uma etiqueta predefinida e exigir que os utilizadores etiquetem os respetivos dados.

    Para saber mais, veja Publicar etiquetas de confidencialidade ao criar uma política de etiquetas.

  2. Informe os seus utilizadores e forneça orientações sobre quando aplicar a etiqueta de confidencialidade correta.

    Se necessário, os utilizadores devem alterar a etiqueta, especialmente para conteúdos mais confidenciais.

    Para o ajudar com este passo, veja Documentação do utilizador final para obter etiquetas de confidencialidade.

  3. Monitorize as etiquetas. SelecioneRelatórios de proteção de> informações. Pode ver a utilização das etiquetas.

3. Ativar etiquetas de confidencialidade para ficheiros no SharePoint e no OneDrive

Este passo é uma configuração única que é necessária para ativar etiquetas de confidencialidade para o SharePoint e o OneDrive. Também é necessário que Microsoft 365 Copilot acedam a ficheiros encriptados armazenados nestas localizações.

Assim como acontece com todas as alterações de configuração no nível do locatário para o SharePoint e o OneDrive, leva cerca de 15 minutos para que a alteração entre em vigor. Em seguida, os utilizadores podem selecionar etiquetas de confidencialidade no Office na Web e pode criar políticas que etiquetam automaticamente ficheiros nestas localizações.

Você tem duas opções:

  • Opção 1: selecione Proteção de Informações>Etiquetas de confidencialidade. Se vir a seguinte mensagem, selecione Ativar agora:

    No Proteção de Informações do Microsoft Purview, ative as etiquetas de confidencialidade para o SharePoint e o OneDrive.

  • Opção 2: utilize o [Set-SPOTenant](/powershell/module/sharepoint-online/set-spotenant) cmdlet Windows PowerShell.

Para saber mais sobre esta configuração, consulte Ativar etiquetas de confidencialidade para ficheiros no SharePoint e no OneDrive.

4. Aplicar uma etiqueta de confidencialidade às suas bibliotecas de documentos do SharePoint

Pode utilizar uma etiqueta de confidencialidade nas suas bibliotecas de documentos do SharePoint e tornar esta etiqueta na etiqueta predefinida que se aplica a todas as bibliotecas de documentos. Esta configuração é adequada quando as bibliotecas de documentos armazenam ficheiros com o mesmo nível de confidencialidade.

O administrador do site do SharePoint pode efetuar esta tarefa.

  1. No seu site do SharePoint, selecione>Documentos ícone> Definições da biblioteca Definições> dabiblioteca Mais definições de biblioteca.
  2. Em Etiquetas de confidencialidade predefinidas (Aplicar etiqueta a itens nesta lista ou biblioteca), selecione a etiqueta de confidencialidade personalizada na lista pendente.
  3. Salve suas alterações.

Quando definido:

  • O SharePoint aplica automaticamente a etiqueta aos ficheiros, que podem incluir ficheiros com uma etiqueta de confidencialidade inferior.
  • Fornece um nível de proteção de linha de base específico da biblioteca de documentos. Não requer inspeção de conteúdo e não depende de utilizadores finais.

Para saber mais, confira:

Detetar informações confidenciais e protegê-la contra partilhas ou fugas não autorizadas

✅ Utilizar políticas de prevenção de perda de dados (DLP) para ajudar a proteger contra a partilha não intencional

Prevenção Contra Perda de Dados do Microsoft Purview (DLP) ajuda as organizações a proteger informações confidenciais ao ajudar a proteger contra partilhas ou fugas não autorizadas. O objetivo é proteger dinamicamente informações confidenciais, como dados financeiros, números de segurança social e registos de saúde, de serem sobrepartilhados.

Pode criar políticas DLP para proteger informações confidenciais com os seus serviços do Microsoft 365, como contas do Exchange, SharePoint e OneDrive.

Esta secção apresenta-lhe o processo de criação da política DLP. As políticas DLP são uma ferramenta avançada. Certifique-se de que:

  • Compreenda os dados que está a proteger e os objetivos que pretende alcançar.
  • Dedure algum tempo para estruturar uma política antes de a implementar. Quer evitar problemas inesperados. Não recomendamos que crie uma política e, em seguida, otimize a política apenas por tentativa e erro.
  • Trabalhar através da Prevenção de perda de dados – antes de começar a estruturar uma política. Este passo ajuda-o a compreender os conceitos e as ferramentas que utiliza para criar e gerir políticas DLP.

1. Abra o portal do Microsoft Purview

  1. Inicie sessão no portal do Microsoft Purview como um dos administradores listados em Criar e implementar políticas DLP – Permissões.
  2. Selecione Soluções>Prevenção de Perda de Dados.

2. Criar políticas DLP

Para Exchange Online, o SharePoint Online e o OneDrive, pode utilizar o DLP para identificar, monitorizar e proteger automaticamente informações confidenciais entre e-mails e ficheiros, incluindo ficheiros armazenados em repositórios de ficheiros do Microsoft Teams.

3. Testar e monitorizar as suas políticas

Para políticas DLP, pode:

  • Teste as suas políticas com o modo de simulação. O modo de simulação permite-lhe ver o efeito de uma política individual sem impor a política. Utilize-a para localizar os itens que correspondem à sua política.

  • Monitorize as suas políticas com alertas e relatórios incorporados, incluindo atividades de utilizadores de risco fora das políticas DLP.

Para saber mais, confira:

Eliminar o conteúdo de que não precisa

✅ Utilizar a gestão do ciclo de vida dos dados para retenção ou eliminação automática de dados

A gestão do ciclo de vida dos dados utiliza políticas de retenção e, opcionalmente, etiquetas de retenção. Normalmente, são utilizados para reter conteúdo por motivos de conformidade e também podem eliminar automaticamente informações obsoletos.

Por exemplo, a sua organização pode ter requisitos regulamentares que exigem que mantenha o conteúdo durante um determinado período de tempo. Em alternativa, poderá ter conteúdos que pretende eliminar porque são antigos, desatualizados ou já não são necessários.

Se tiver dados obsoletos na sua organização, crie e utilize políticas de retenção. Estas políticas ajudam o Copilot a devolver informações mais precisas dos seus documentos e e-mails.

As definições numa política de retenção aplicam-se ao nível do contentor, como um site do SharePoint ou uma caixa de correio do Exchange. Os dados nesse contentor herdam automaticamente estas definições. Se precisar de exceções para e-mails ou documentos individuais, utilize etiquetas de retenção. Por exemplo, tem uma política de retenção para eliminar dados no OneDrive se os dados tiverem mais de um ano. No entanto, os utilizadores podem aplicar etiquetas de retenção para impedir a eliminação automática de documentos específicos.

  1. Para criar políticas de retenção, inicie sessão no portal do Microsoft Purview como Administrador de Conformidade.

    Para saber mais sobre as permissões, veja Gestão do Ciclo de Vida dos Dados – Permissões.

  2. Selecione Soluções Políticas> deRetenção dePolíticas> deGestão> do Ciclo de Vida de Dados.

  3. Selecione Nova política de retenção e siga as instruções.

    As políticas de retenção gerem a retenção e eliminação automáticas de cargas de trabalho do Microsoft 365 & Microsoft 365 Copilot interações. Para saber mais, incluindo os passos para criar a política, veja Criar e configurar políticas de retenção.

  4. Opcional. Utilize etiquetas de retenção quando precisar de uma exceção a uma política de retenção. Se não precisar de uma exceção a uma política de retenção, não precisa de criar uma etiqueta de retenção.

    • Em Gestão do Ciclo de Vida de Dados, selecione Etiquetas de retenção>Criar uma etiqueta.

    Siga as instruções de configuração. Para saber mais, incluindo os passos para criar a política, veja Como criar etiquetas de retenção para a gestão do ciclo de vida dos dados.

    Depois de criar as etiquetas de retenção, publique as etiquetas e aplique as etiquetas a documentos e e-mails. Para saber mais, veja Publicar etiquetas de retenção e aplicá-las nas aplicações.

  5. Se tiver aplicado etiquetas de retenção, monitorize-as para ver como estão a ser utilizadas.

    1. Inicie sessão no portal do Microsoft Purview como um dos administradores listados em Explorador de conteúdos – Permissões.

    2. Utilize o explorador de conteúdos para obter informações sobre os itens com etiquetas de retenção.

      Existem algumas formas de abrir o explorador de conteúdos:

      • Gestão do Ciclo de Vida de> DadosExploradores
      • Prevenção >de Perda de DadosExploradores
      • Proteção de informações>Exploradores

Para saber mais, confira:

Rever e analisar pedidos e respostas do Copilot

✅ Utilizar a Deteção de Dados Eletrónicos para analisar pedidos e respostas de utilizadores do Copilot

Quando os utilizadores introduzem um pedido e obtêm uma resposta do Copilot, pode ver e procurar estas interações. Especificamente, estas funcionalidades ajudam-no:

  • Localize informações confidenciais ou conteúdos inapropriados incluídos nas atividades do Copilot.
  • Responda a um incidente de transposição de dados quando são divulgadas informações confidenciais ou maliciosas através da atividade relacionada com o Copilot.

A Deteção de Dados Eletrónicos utiliza casos para identificar, reter, exportar e analisar conteúdos encontrados em caixas de correio e sites. Pode esta funcionalidade para analisar pedidos e respostas do Copilot.

  1. Inicie sessão no portal do Microsoft Purview como administrador num dos grupos Deteção de Dados Eletrónicos – Permissões.

  2. Selecione Soluções Casos>de Deteção de>Dados Eletrónicos.

  3. Crie um caso e uma consulta de pesquisa . Uma consulta de pesquisa pesquisa conteúdo no local, como e-mail, documentos e conversações de mensagens instantâneas.

    Quando cria uma consulta de pesquisa, introduz as Origens de dados que têm dados do Copilot.

  4. Os dados devolvidos são os pedidos e respostas do Copilot. Pode rever e exportar estas informações. Se os dados contiverem informações confidenciais, também pode eliminá-lo.

Para saber mais, veja Procurar interações de Copilot na Deteção de Dados Eletrónicos.

Recursos técnicos e de implementação disponíveis para si

  • As organizações com um número mínimo de licenças copilot são elegíveis para um co-investimento da Microsoft na implementação e adoção através de Parceiros Da Microsoft elegíveis.

    Para saber mais, veja Microsoft 365 Copilot Partner Directory.

  • Os clientes elegíveis podem pedir assistência técnica e de implementação ao Microsoft FastTrack. O FastTrack fornece orientações e recursos para o ajudar a planear, implementar e adotar o Microsoft 365.

    Para saber mais, consulte FastTrack para Microsoft 365.

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