Présentation de l’inventaire, des achats et des retours
Les capacités d’inventaire de Dynamics 365 Field Service incluent :
- Entreposage
- Ajustements et transferts de stock
- Consommation et facturation des produits lors des ordres de travail
- Achat
- Valeur renvoyée
- Journaux d’inventaire
Avant d’utiliser l’inventaire, les achats et les retours, il est essentiel que vous soyez familiarisé avec les fonctionnalités du catalogue de produits dans Field Service. Les produits sont suivis dans l’inventaire uniquement si leur champ Type de service sur le terrain est défini sur Inventaire. Dans le cas contraire, les variations d’inventaire ne sont pas affichées lorsque vous ajoutez des produits à des bons de travail, des bons de commande et des autorisations de retour de marchandise (RMA).
Pour donner à une ressource l’accès à la création et à la modification de tables liées à l’inventaire, ajoutez le Achat d’inventaire rôle de sécurité à son rôle de sécurité existant.
Pour les besoins d’inventaire de base, de nombreuses organisations utilisent les fonctionnalités prêtes à l’emploi. Pour les besoins d’inventaire et de tarification plus complexes, Field Service est conçu pour s’intégrer aux systèmes ERP (Enterprise Resource Planning). Dans un exemple courant, Field Service s’intègre à Dynamics 365 Supply Chain Management l’aide d’un modèle Dataverse "Prospect to cash" prédéfini.
Entrepôts et inventaire des produits
Dans le domaine du service sur le terrain, un entrepôt est un emplacement d’une entreprise qui détient des stocks. Les entrepôts comprennent des emplacements statiques et mobiles, tels que :
- Entrepôts
- Camions de technicien
- Centres de distribution
- Quais de chargement
L’inventaire de chaque entrepôt est mis à jour en fonction des produits ordre de travail utilisés, des retours de bons de commande, des ajustements et des transferts. Les mises à jour sont enregistrées dans la table Inventaire des produits associée.
Pour chaque produit dans l’entrepôt, le système suit les informations suivantes :
- Quantité disponible : Le nombre d’unités restant à vendre.
- Quantité allouée : Le nombre d’unités actuellement répertoriées sur les bons de travail en tant que produits ordre de travail alloués.
- Quantité disponible : la somme des valeurs Quantité disponible et Quantité allouée . Fondamentalement, ce champ représente les unités invendues.
- Quantité commandée : nombre d’unités actuellement répertoriées sur les bons de commande, mais qui n’ont pas été reçues et ajoutées à l’inventaire. Fondamentalement, ce champ représente les unités qui sont en route.
Note
En ajoutant un entrepôt à chaque ressource réservable, vous pouvez définir l’entrepôt par défaut utilisé lorsque cette ressource réservable utilise un produit ordre de travail.
Ajustements et transferts de stock
Utilisez les ajustements d’inventaire pour ajouter manuellement l’inventaire aux entrepôts ou soustraire l’inventaire des entrepôts. Par exemple, utilisez-les lors des contrôles de routine pour refléter les pertes et les défauts, et pour comparer l’inventaire prévu à l’inventaire réel. Vous pouvez alors Ajuster pour la différence.
Utilisez les transferts d’inventaire pour transférer l’inventaire d’un entrepôt source vers un entrepôt de destination. Par exemple, vous pouvez transférer l’inventaire d’un entrepôt vers le camion d’un technicien.
Vous pouvez également activer les ajustements et les transferts sur l’application mobile Field Service. Par exemple, vous pouvez créer un transfert d’inventaire si des techniciens se rencontrent sur le terrain et transfèrent l’inventaire d’un camion à un autre.
Incidents de l’ordre de travail
L’inventaire est affecté lorsque des produits sont ajoutés aux bons de travail et utilisés.
Par exemple, un produit est ajouté comme estimé et alloué (c’est-à-dire que le champ Statut de la ligne est défini sur Estimé et le champ Alloué est défini sur Oui). Dans ce cas, une partie de l’inventaire est réservée à partir de l’entrepôt spécifié, mais elle n’est pas réellement déduite.
Si un produit ordre de travail est utilisé lors d’un ordre de travail (c’est-à-dire que le champ Statut de la ligne est défini sur Utilisé), l’inventaire de l’entrepôt concerné est déduit de la quantité du produit ordre de travail. En règle générale, l’entrepôt répertorié sur un produit ordre de travail est le camion d’un technicien.
Commandes fournisseur
Les bons de commande (PO) sont utilisés pour commander des produits pour un entrepôt. Ils servent également à commander directement des produits pour un ordre de travail afin que les travaux sur place puissent être réalisés.
Le processus de commande comprend les étapes suivantes :
- Demandez des produits à un fournisseur en créant un bon de commande et en ajoutant des produits de bon de commande.
- Obtenir l’approbation.
- Documenter la réception des produits. Créez une réception de bon de commande et un produit de réception de bon de commande pour ajouter les produits reçus à l’inventaire de l’entrepôt ou pour les ajouter en tant que produits ordre de travail.
Valeur renvoyée
Parfois, la même organisation qui installe des pièces et des équipements chez un client doit traiter un retour de produit ou de client actif. Vous pouvez émettre des crédits aux clients qui initient des retours. Vous pouvez également suivre les retours dans le cadre de l’historique de service d’un client actif.
Les raisons courantes pour lesquelles des retours sont initiés incluent :
- La pièce ou l’équipement est défectueux.
- Le client n’est pas satisfait.
- Une réparation est nécessaire, mais elle n’a pas lieu sur place. Au lieu de cela, cela se produit dans les locaux du fournisseur de services ou du fabricant.
- L’équipement est chez le client dans le cadre d’un bail qui se termine et n’est pas renouvelé.
Field Service prend en charge trois types de retour prêts à l’emploi :
- Retour à l’entrepôt
- Retour au fournisseur
- Modification de la propriété de l’équipement
Pour émettre un retour, suivre ces étapes :
- Créez un contrat RMA. Le RMA indique les produits qui peuvent être retournés et d’autres informations importantes, telles que les prix. Elle indique également l’action de traitement, à savoir le type du retour.
- Créer un reçu RMA. Le retour n’est pas finalisé tant qu’un reçu RMA n’est pas créé. Le reçu RMA confirme que le bon produit et la bonne quantité ont été reçus. Il indique également la date de réception et la personne qui l’a manipulé.
Le système ajuste automatiquement l’inventaire et les actifs des clients.
Journaux d’inventaire
Toutes les transactions d’inventaire sont enregistrées dans les journaux d’inventaire. Par exemple, lorsqu’un produit est alloué à un ordre de travail, un journal d’inventaire est créé qui augmente la quantité allouée d’un. Lorsque ce même produit est utilisé pour compléter le ordre de travail, un autre journal d’inventaire est créé qui diminue la quantité disponible. Les journaux sont enregistrés pour toutes les augmentations et diminutions des stocks de produits. Fondamentalement, les journaux d’inventaire servent de grand livre d’inventaire dans Field Service.
Plus important encore, les journaux d’inventaire sont parfois utilisés pour intégrer les transactions d’inventaire Field Service avec des systèmes ERP externes, en fonction de l’architecture de l’intégration. Pour rendre les intégrations plus faciles et plus flexibles, les journaux d’inventaire peuvent être créés manuellement.