Vue d'ensemble d'un workflow de demande d'achat

Mise à jour : March 18, 2015

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Le processus de workflow déplace les demandes d'achat via le processus de révision, du statut initial Brouillon au statut final Approuvé. Lorsqu'une demande d'achat est envoyée pour révision, le processus de workflow démarre. Lorsqu'une demande d'achat est approuvée, une commande fournisseur peut être générée pour les lignes de la demande d'achat et soumise au fournisseur pour honorer une commande.

Avant qu'une demande d'achat ne puisse être envoyée pour révision, le workflow doit être configuré. Le processus de workflow peut inclure une ou plusieurs étapes, dans n'importe quel ordre. Il peut également être configuré de manière à ignorer les tâches de révision et à approuver automatiquement la demande d'achat. Vous pouvez configurer le workflow pour acheminer la demande d'achat en tant que document unique. L'autre solution consiste à acheminer les lignes de demande d'achat individuelles jusqu'aux réviseurs appropriés. Vous pouvez également créer un scénario dans lequel la demande d'achat est acheminée dans son intégralité vers certains réviseurs, et certaines lignes de demande d'achat sélectionnées vers d'autres réviseurs.

Si les lignes de la demande d'achat sont révisées individuellement, le processus de révision doit être terminé pour toutes les lignes associées à la demande d'achat pour que le workflow puisse avancer vers la prochaine étape du processus et que le processus de révision de la demande d'achat prise dans son intégralité puisse être exécuté. Lorsque le processus de révision de toutes les lignes de la demande d'achat est terminé, le statut global de la demande d'achat est mis à jour et devient Approuvé.

Vous pouvez configurer votre workflow pour représenter le processus entreprise des demandes d'achat de votre organisation. Lorsque vous configurez votre processus de workflow de demande d'achat, prenez en compte les points suivants :

• Quelles dépenses doivent être révisées ?

• Quelles dépenses peuvent être automatiquement approuvées ?

• Qui doit réviser et approuver les demandes de dépenses ? À quel rôle ces utilisateurs sont-ils affectés ?

• Quel est l'objectif du processus lorsqu'aucun réviseur n'est disponible ?

Les exemples suivants illustrent deux façons de configurer le workflow pour les demandes d'achat.

Exemple 1 : acheminement d'une demande d'achat prise dans sa globalité pour révision

L'illustration suivante indique le flux d'une demande d'achat dans le processus de révision du workflow en tant que document simple. Les lignes de la demande d'achat ne sont pas acheminées individuellement.

Dans cet exemple, les rôles suivants sont inclus dans le workflow :

• Demandeur : utilisateur qui demande les articles ou les services. Il peut préparer la demande d'achat, ou un autre travailleur peut la préparer en son nom. Ce travailleur est appelé préparateur. Celui-ci est responsable de la gestion de la demande d'achat via le processus de révision. Seul le préparateur de la demande d'achat peut modifier celle-ci.

  Notes

  Un travailleur doit disposer des autorisations appropriées pour créer une demande d'achat au nom d'une autre personne. Pour plus d'informations sur le paramétrage des autorisations, voir Paramétrage d'autorisations permettant de commander des produits au nom d'un tiers.

• Acheteur : utilisateur qui effectue une révision d'approvisionnement et peut approuver le document.

• Responsable du demandeur : utilisateur qui effectue une révision décisionnelle et peut approuver le document.

Dans cet exemple, le processus de workflow de la demande d'achat inclut les étapes suivantes :

1. Le préparateur envoie une demande d'achat pour révision.

2. L'acheteur reçoit une notification qui lui demande de vérifier les informations de la demande d'achat. Si des informations obligatoires manquent, il peut les ajouter ou renvoyer la demande d'achat au préparateur qui s'en chargera. Lorsque les champs obligatoires sont renseignés, le traitement de la demande d'achat peut passer à l'étape suivante du processus de révision.

3. Le responsable du demandeur révise la demande d'achat.

   La demande d'achat peut être acheminée vers le responsable du demandeur, par exemple, si le montant associé dépasse le plafond des dépenses du demandeur pour les demandes d'achat. Le responsable du demandeur peut approuver ou rejeter la demande d'achat ou la renvoyer au préparateur pour que celui-ci la modifie.

Exemple 2 : acheminement de lignes de demande d'achat individuelles pour révision

L'illustration suivante indique de quelle manière les lignes de demande d'achat individuelles peuvent être acheminées via le workflow. Le processus pour chaque ligne est généralement identique à celui d'une demande d'achat qui est révisée en dans son intégralité. Cependant, chaque ligne doit effectuer le processus de workflow individuellement pour que le workflow puisse être terminé pour la demande d'achat dans son intégralité.

Dans cet exemple, un travailleur entre une demande d'affiches et de t-shirts pour une campagne marketing. Le coût des affiches est divisé entre le département Marketing et le département Ventes. S'il dépasse l'autorité de limite de signature pour les responsables de département, la demande d'achat doit également être révisée par le responsable du groupe.

Les rôles suivants sont inclus dans le processus de workflow pour cet exemple :

• Demandeur : utilisateur qui demande les articles ou les services. Il peut préparer la demande d'achat, ou un autre travailleur peut la préparer en son nom. Ce travailleur est appelé préparateur. Celui-ci est responsable de la gestion de la demande d'achat via le processus de révision. Seul le préparateur de la demande d'achat peut modifier celle-ci.

  Notes

  Un travailleur doit disposer des autorisations appropriées pour créer une demande d'achat au nom d'une autre personne. Pour plus d'informations sur le paramétrage des autorisations, voir Paramétrage d'autorisations permettant de commander des produits au nom d'un tiers.

• Acheteur : utilisateur qui effectue une révision d'approvisionnement et peut approuver le document.

• Responsable du demandeur : utilisateur qui effectue une révision décisionnelle et peut approuver le document.

• Responsable de département : utilisateur qui effectue une révision des dépenses et peut approuver le document.

• Responsable de groupe : utilisateur qui effectue une révision d'autorité de signature et peut approuver le document.

Dans cet exemple, le processus de workflow pour les lignes de demande d'achat inclut les étapes suivantes :

1. Le préparateur envoie une demande d'achat pour révision. Chaque ligne est acheminée vers le réviseur configuré dans le processus de workflow.

2. L'acheteur reçoit une notification qui lui demande de vérifier les informations de la demande d'achat et des lignes de demande d'achat. Si des informations obligatoires manquent, il peut les ajouter ou renvoyer une ligne de demande d'achat au préparateur qui s'en chargera. Lorsque les champs obligatoires sont complétés, le traitement de la ligne de demande d'achat peut passer à l'étape suivante du processus de révision. Les lignes de demande d'achat peuvent être acheminées via le processus de révision, indépendamment les unes des autres.

3. Le directeur de ligne du demandeur révise et approuve les lignes de demande d'achat.

   L'approbation peut être acheminée vers le responsable du demandeur, par exemple, si le montant de la ligne de demande d'achat dépasse le plafond des dépenses du demandeur pour les lignes de demande d'achat. Le responsable peut approuver ou rejeter les deux lignes de demande d'achat ou une seule d'entre elles.

4. Le responsable du département Marketing révise les lignes de demande d'achat pour les affiches et les t-shirts. Le responsable du département Ventes révise la ligne de demande d'achat uniquement pour les affiches, car il s'agit du seul coût facturé à ce département.

5. Le responsable du groupe révise et approuve la ligne de demande d'achat pour les t-shirts uniquement si cela s'avère nécessaire, par exemple, si le montant de la ligne de demande d'achat dépasse le plafond autorisé du responsable de département. Le responsable du groupe ne doit pas approuver la ligne de demande d'achat pour les affiches.

Configuration du workflow pour les demandes d'achat

Pour acheminer une demande d'achat pour révision, vous devez configurer les processus de workflow de demande d'achat. Ceux-ci contrôlent l'interaction entre l'utilisateur qui a demandé les articles (demandeur) et le réviseur et l'approbateur dans le workflow. Il définit l'acheminement de la demande d'achat selon les conditions spécifiées dans la configuration du workflow (moment où la demande d'achat est transmise, utilisateur ou rôle auquel elle est transmise et actions proposées aux utilisateurs).

Les exemples de cette rubrique décrivent l'acheminement d'une demande d'achat via le workflow en tant que document pris dans son intégralité ou en tant que lignes individuelles de la demande d'achat. Vous pouvez également configurer le workflow pour les demandes d'achat de manière à refléter la révision des contrôles internes des demandes d'achat qui est définie pour votre organisation. Pour plus d'informations sur la configuration du workflow pour les demandes d'achat, voir Paramétrage des workflows du module Approvisionnement.

Nouveautés ou modifications pour Microsoft Dynamics AX 2012 R2

Dans Microsoft Dynamics AX 2012 R2, le concept d'objectif de demande a été introduit. Un objectif de demande permet plus de flexibilité dans la façon dont la demande de bon de commande peut être honorée. Lorsque vous créez une demande, vous pouvez lui affecter l'un des deux objectifs suivants : consommation ou réapprovisionnement. En fonction de son objectif, la demande de bon de commande peut être satisfaite par une commande fournisseur, un ordre de transfert, un ordre de fabrication, ou un kanban. Pour plus d'informations sur les objectifs des demandes et la façon dont elles affectent le processus de demande, voir la section À propos des demandes d'achat.

Demandes ayant un objectif de consommation

La demande créée par un bon de commande avec un objectif de consommation est toujours satisfaite par une commande fournisseur. Si Microsoft Dynamics AX n'est pas configuré pour créer automatiquement les commandes fournisseur, ces commandes doivent être créées après l'approbation de la demande d'achat. Une commande fournisseur est créée pour chaque devise, fournisseur ou entité juridique identifiés sur les lignes de la demande d'achat. Par exemple, si une demande d'achat comporte deux lignes avec chacune un fournisseur, une devise et une entité juridique différents, deux commandes fournisseur sont créées.

En fonction de la configuration des stratégies d'achat définies pour votre organisation, des commandes fournisseur séparées peuvent également être créées si les lignes de la demande d'achat ont des demandeurs, des types de lignes ou des catégories d'approvisionnement différents.

Si Microsoft Dynamics AX n'est pas configuré pour créer automatiquement les commandes fournisseur, l'agent des achats doit sélectionner manuellement les lignes de demande d'achat et créer les commandes fournisseur.

Demandes ayant un objectif de réapprovisionnement

La demande créée par un bon de commande avec un objectif de réapprovisionnement peut être satisfaite par une commande fournisseur, un ordre de transfert, un ordre de fabrication, ou un kanban. Microsoft Dynamics AX doit être paramétré pour inclure la demande de bon de commande dans le calcul PDP/MRP. Une fois qu'il est paramétré, la méthode d'exécution de la demande créée par un bon de commande avec un objectif de réapprovisionnement est automatiquement déterminée par les stratégies d'approvisionnement paramétrées pour les articles de votre organisation et planifiée à l'aide du calcul PDP/MRP.

Nouveautés ou modifications pour avec le correctif KB3047235

Pour le secteur public, si vous utilisez un workflow avec des réservations budgétaires générales dans vos approvisionnements, voir Configurer les workflows de réservation budgétaire générale (secteur public).

Voir aussi

À propos des demandes d'achat

Paramétrage des workflows du module Approvisionnement

Paramétrage de configurations de réviseurs de dépenses

Paramétrage de plans généraux de manière à inclure des bons de commande