Mise en œuvre et gouvernance de l’architecture de l’information

Mise à jour : 2009-02-26

En planifiant et en régissant l’architecture de l’information de votre entreprise, vous pouvez obtenir une solution basée sur Microsoft Office SharePoint Server 2007 qui répond aux besoins de votre organisation. Une architecture efficace de l’information permet aux utilisateurs de votre solution de trouver et de stocker des informations plus facilement et améliore la qualité de ces informations. Cet article :

• présente le concept d’architecture de l’information ;

• pointe vers des ressources qui permettent aux architectes de l’information de votre organisation de planifier et d’implémenter votre architecture de l’information dans Office SharePoint Server 2007 ;

• propose des recommandations sur la façon de régir votre architecture de l’information Office SharePoint Server ;

• présente une étude de cas qui illustre l’avantage d’une architecture efficace de l’information pour la promotion de la collaboration au sein d’une entreprise.

Dans cet article :

• Qu’est-ce que l’architecture de l’information ?

• Ressources pour la planification de l’architecture de l’information

• Régir l’architecture de l’information

• Étude de cas : gouvernance de l'architecture de l’information en vue d’éliminer le chaos lié au contenu

Qu’est-ce que l’architecture de l’information ?

L’architecture de l’information dans Office SharePoint Server représente l’organisation des informations dans une entreprise (ses documents, listes, sites Web et pages Web) de telle sorte que la facilité d’utilisation et de gestion des informations soit optimisée. Les facteurs suivants favorisent la réussite de l’implémentation de l’architecture de l’information :

• facilité de recherche des informations ;

• stockage et récupération des informations ;

• accès des utilisateurs aux informations ;

• degré de redondance ou de chevauchement des informations ;

• métadonnées disponibles pour chaque type d’informations ;

• modèles utilisés pour la création des informations ;

• qualité de la gouvernance de l’architecture de l’information.

Les objectifs et l’implémentation de l’architecture de l’information varient selon le type de solution que vous créez. Par exemple :

• Si vous concevez l’architecture de l’information du site portail intranet d’une entreprise, vous pouvez vous concentrer sur la façon dont les métadonnées seront utilisées pour caractériser le contenu du site, l’organisation du contenu dans les sites et dans les bibliothèques de documents, la disponibilité de ce contenu dans les sites portail et les modèles à utiliser pour la création du contenu.

• Lorsque vous concevez l’architecture de l’information d’un site Web de présence Internet, vous pouvez vous concentrer sur l’organisation du site en une hiérarchie de sous-sites et de pages Web, sur l’exposition de cette hiérarchie dans les fonctionnalités de navigation du site et sur la facilité de recherche de contenu sur le site.

Les décisions prises pour l’architecture de l’information peuvent également avoir un impact sur le flux des informations. Par exemple, dans un site portail Intranet, les informations peuvent initialement faire l’objet d’une ébauche dans des sites inaccessibles à la plupart des membres de l’organisation. Pour rendre ces informations utiles et exploitables à l’échelle de l’entreprise, la conception de l’architecture de l’information peut comprendre des méthodes et des recommandations pour la promotion des informations sur des emplacements accessibles à tous les utilisateurs.

Si la taille de votre organisation l’exige, vous devez prévoir, au sein de votre équipe, un architecte de l’information responsable de la conception et de l’implémentation de votre solution basée sur Office SharePoint Server. Les architectes de l’information ont des connaissances en matière de structuration des informations dans les environnements Web étendus, tels que les sites portail intranet.

Ressources pour la planification de l’architecture de l’information

Le tableau suivant présente les ressources qui permettent aux architectes de l’information de planifier l’architecture de l’information de votre solution Office SharePoint Server :

Ressources pour l’architecture de l’information

Régir l’architecture de l’information

L’architecture de l’information au sein d’une entreprise doit être régie. La gouvernance de l’architecture de l’information vise à satisfaire aux conditions suivantes :

• La spécification de l’implémentation et de la gestion de l’architecture de l’information dans l’organisation permet à l’équipe informatique de gérer ces informations.

• L’architecture de l’information répond aux dispositions réglementaires, aux besoins de confidentialité et aux objectifs de sécurité de l’entreprise.

• L’architecture de l’information répond aux objectifs de l’organisation. N’oubliez pas qu’une architecture de l’information mal conçue et mal régie peut amputer l’efficacité d’une organisation. Une architecture de l’information conçue et régie correctement peut sensiblement accroître l’efficacité de cette organisation.

La gouvernance de l’architecture de l’information requiert la participation de tous les groupes qui prennent part à sa réussite. Dans la mesure où l’objectif ultime de l’architecture de l’information est de répondre aux besoins de l’entreprise, il est essentiel que les représentants des divisions de l’entreprise jouent un rôle principal dans ce groupe de gouvernance. Dans la mesure du possible, incluez un architecte de l’information professionnel dans votre équipe de planification et faites-le participer au groupe de gouvernance. Outre ces parties prenantes principales, vous devez inclure des représentants d’organisations informatiques et juridiques. Si le type d’entreprise l’exige, vous pouvez décider d’inclure d’autres participants. Un participant clé est le parrain du projet du groupe de gouvernance. Bien que cette personne puisse ne pas assister à toutes les sessions du groupe de gouvernance, l’inclusion de ce rôle est essentielle pour que le groupe de gouvernance demeure responsable de sa mission. En outre, le parrain du projet permet de s’assurer de l’utilisation de tests d’évaluation qui marquent la progression de l’effort continu de gouvernance de l’architecture de l’information.

La meilleure façon de gérer le groupe de gouvernance de l’architecture de l’information doit reposer sur la culture et les méthodologies de votre entreprise. Toutefois, voici quelques recommandations d’ordre général :

• Organisez des réunions régulières et accordez suffisamment de temps, en particulier au cours des premières sessions, pour la prise en compte de tous les problèmes.

• Dans vos propres délibérations, mettez en œuvre des pratiques de référence en matière d’architecture de l’information, par exemple en utilisant un site de collaboration correctement conçu pour enregistrer vos délibérations et gérer ses artefacts.

• Créez des rapports à l’attention de l’organisation au sens large (et collectez les exigences à l’échelle de l’organisation) à l’aide d’un site Web et d’enquêtes en ligne.

• Gérez un ensemble de jalons et un calendrier partagé.

• Envisagez de piloter les pratiques d’architecture de l’information dans certaines divisions de l’organisation et d’utiliser cette expérience afin d’améliorer de façon incrémentielle ces pratiques à l’échelle de l’organisation.

Étude de cas : gouvernance de l'architecture de l’information en vue d’éliminer le chaos lié au contenu

Fabrikam, Inc. est un fabricant et un exportateur mondial de pièces détachées pour automobiles, notamment de pompes à carburant, de pompes à eau, d’amortisseurs, de plaquettes de frein et de différentes pièces de moteur. La société compte 13 000 employés dans le monde et plus de cinquante usines de fabrication réparties sur plusieurs divisions géographiques. L’organisation informatique de Fabrikam assure le déploiement, l’exploitation et la prise en charge des technologies de l’information, telles que le courrier électronique, la gestion des fichiers et la technologie Internet, ainsi que le développement de solutions de technologie de l’information, telles que le site Web de l’entreprise.

Traditionnellement, le contenu au sein de Fabrikam était stocké dans des répertoires de fichiers partagés distribués sur des serveurs de fichiers locaux à différents emplacements de la société. Cette organisation a favorisé le développement d’une situation chaotique pour le contenu. En raison de la duplication en masse de contenu clé, il était difficile de déterminer la version « officielle » d’un fichier. La taxonomie des métadonnées de contenu était très limitée, reposant sur ce que le système de fichiers pouvait prendre en charge. Étant donné que les divisions de la société créaient des modèles uniques et personnalisés pour les documents courants tels que les ordres de fabrication, les propositions de vente ou les documents des ressources humaines, il était difficile de comparer les documents entre les divisions.

À mesure que les imperfections de l’architecture de l’information basée sur des partages de fichiers devinrent plus évidentes, les responsables de Fabrikam prescrivirent l’adoption de nouvelles technologies de type portail, afin d’atteindre plusieurs objectifs :

• moderniser leur architecture de l’information ;

• déplacer le contenu depuis les partages de fichiers vers des bibliothèques dans des sites portail ;

• fournir un accès centralisé au contenu et aux applications, telles que les soumissions de notes de frais ;

• fournir une page d’accueil permettant de centraliser les communications avec les employés de Fabrikam.

L’étape suivante de l’évolution de l’architecture de l’information de Fabrikam avait commencé.

Le diagramme suivant illustre l’architecture initiale du portail Fabrikam. Un portail d’entreprise en haut de l’architecture fournissait un emplacement central pour la diffusion des informations générales de l’entreprise. Au niveau suivant, quelques sites fournissaient des ressources partagées à l’organisation, telles que les ressources humaines, les services juridiques et les services financiers.

Sous le niveau des ressources partagées de l’architecture Fabrikam se trouvaient des portails de divisions pour les différents bureaux régionaux de Fabrikam. Initialement, l’Amérique du Nord, l’Europe et l’Asie de l’Est étaient pilotées. Progressivement, d’autres portails de divisions furent ajoutés : Australie, Afrique et Amérique du Sud. Chaque portail de division contenait des référentiels pour ses stratégies, produits, données clients et données de recherche et développement.

Le passage d’une collaboration basée sur des partages de fichiers à une collaboration reposant sur des portails a déçu les commanditaires de l’effort de développement de sites portail et la force de travail de Fabrikam. Le « chaos lié au contenu » n’avait pas été réduit. Il s’était simplement déplacé des partages de fichiers vers les sites portail.

Étant donné que des fonctions clés au sein de Fabrikam, telles que l’achat de matières premières, les relations clients, la conception et la spécification des pièces détachées, voire certains processus relatifs aux ressources humaines, se déroulaient au niveau de la division, chaque division avait développé du contenu local pour la prise en charge de ces fonctions. Des instructions générales, des projets et spécifications de pièces détachées, des documents relatifs au personnel, des documents liés aux relations clients et du contenu similaire étaient créés et gérés localement. Les modèles et le schéma de métadonnées pour ces documents variaient d’un portail de division à l’autre. Lorsque les métadonnées devenaient plus spécifiques à chaque division, il devenait plus difficile de rechercher du contenu d’une division à l’autre. Lorsqu’un document était trouvé dans des divisions, il était souvent copié sur le portail d’une autre division afin qu’il soit plus accessible. Ce processus a rendu de plus en plus difficile la recherche de la version « officielle  » d’un document face à la prolifération des doublons. En outre, certains documents dans les portails de divisions étaient sécurisés de telle sorte que les employés des autres divisions ne pouvaient pas les afficher. Bien que cela fût approprié tant qu’un document était à l’état d’ébauche, aucune recommandation n’indiquait à quel moment, ni selon quel procédé, un document devait être rendu public au sein de l’entreprise.

Face au mécontentement croissant vis-à-vis du portail, une équipe de stratégie fut formée, composée de responsables des différentes divisions de Fabrikam, ainsi que de membres de l’équipe informatique principale et d’architectes de portail. L’équipe fut chargée des tâches suivantes :

• évaluer l’état actuel du déploiement de portail Office SharePoint Server ;

• recommander des modifications à apporter au portail ;

• déterminer comment mesurer l’amélioration dans le temps.

L’équipe qui développa la stratégie de portail conclut que l’organisation par divisions de la taxonomie du portail actuelle était la racine du problème. Chaque division dupliquait les processus et accumulait du contenu sans tirer parti des connaissances et des meilleures pratiques développées dans les divisions homologues. Ceci entraîna une collaboration médiocre, le gaspillage de ressources et le chaos lié au contenu. À juste titre, l’équipe décida de passer à une organisation plus « opérationnelle » pour le portail d’entreprise. Les ressources partagées telles que l’informatique et les finances étaient actuellement exposées dans la taxonomie du portail au-dessus de toutes les divisions (et visibles de toutes celles-ci). L’équipe qui développa la stratégie de portail conclut que d’autres disciplines opérationnelles, telles que les relations clients, les relations fournisseurs, la configuration des usines, ainsi que la recherche et le développement, devaient être déplacées des blocs de divisions vers le même niveau que les ressources partagées dans la hiérarchie du site. Les métadonnées, et non l’emplacement du contenu, associeraient les informations aux différentes divisions.

Le schéma suivant illustre l’architecture révisée du portail Fabrikam :

La réorganisation du portail Fabrikam de cette manière présente l’avantage supplémentaire d’imposer la collaboration entre les parties de l’entreprise qui avaient des responsabilités similaires, mais qui n’étaient pas habituées à travailler ensemble sur des standards et des processus. Par exemple, le stockage des fichiers de conception dans un emplacement de stockage central amena les différentes divisions à développer un outil de conception de pièces d’automobiles standardisé. Cette modification permit de faire des économies et de réduire la durée des formations. En outre, des meilleures pratiques dans la conception furent portées à la connaissance des ingénieurs à l’échelle de l’entreprise, qui purent les utiliser comme base pour les nouveaux projets de conception.

Voici un résumé des avantages de l’architecture de portail repensée :

• Elle fournit un accès centralisé aux informations.

• Elle réduit la duplication du contenu.

• Elle met en valeur la version officielle de chaque élément de contenu.

• Elle standardise les métadonnées.

• Elle standardise les modèles.

• Elle favorise la collaboration et le partage des meilleures pratiques.

La nouvelle conception et la nouvelle implémentation du portail ne constituaient qu’un début. L’équipe qui développa la stratégie de portail devint, grâce au parrainage du projet, un groupe de gouvernance du portail. En conséquence, le groupe représenta les besoins des utilisateurs du portail en développant des stratégies et des standards. Ainsi, la responsabilisation fut garantie à l’échelle de l’organisation et un forum vit le jour pour l’évaluation du portail et les modifications à y apporter, tant pour améliorer ses fonctionnalités que pour optimiser le retour sur investissement de l’entreprise dans la technologie Office SharePoint Server. Le corps gouvernance surveilla les éléments suivants :

• standards des métadonnées ;

• standards des modèles ;

• recommandations sur le moment auquel les informations doivent être rendues disponibles à l’échelle de l’entreprise ;

• conformité aux réglementations de l’entreprise et gouvernementales ;

• standards de formation ;

• standards de personnalisation pour le contenu.

Dès le départ, Fabrikam constata un important retour sur leur investissement dans le portail. Un an après la mise en place du projet, l’équipe en charge de la stratégie fit un inventaire du contenu et constata que sur 500 000 documents, seuls 230 étaient des doublons. Elle chiffra à plusieurs millions de dollars les économies réalisées grâce à la centralisation des efforts. En outre, une enquête auprès de leurs employés révéla une augmentation sensible de la satisfaction du portail. La collaboration était saine au sein de Fabrikam.

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Cette rubrique est incluse dans le livre à télécharger suivant pour une lecture et une impression plus faciles :

• Planification et architecture pour Office SharePoint Server 2007, partie 1

Vous trouverez la liste complète des livres disponibles sur Livres à télécharger pour Office SharePoint Server 2007.

Voir aussi

Concepts

Qu’est-ce que la gouvernance ?

Autres ressources

Configurateur intersite SharePoint (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=108592&clcid=0x40C) (en anglais)