Impostare la posta elettronica

Le persone nelle aziende inviano ogni giorno informazioni e documenti, come ordini vendita e acquisto e fatture, tramite e-mail. Gli amministratori possono collegare uno o più account di posta elettronica a Business Central, quindi puoi inviare documenti senza dover aprire un'app di posta elettronica. Puoi comporre ogni messaggio individualmente con strumenti di formattazione di base, come caratteri, stili, colori e così via, e aggiungere allegati fino a 100 MB. Inoltre, i layout di report consentono agli amministratori di includere solo le informazioni chiave dei documenti. Ulteriori informazioni in Inviare documenti via e-mail.

Le funzionalità di posta elettronica in Business Central sono solo per i messaggi in uscita. Non puoi ricevere risposte, ovvero non c'è una pagina di "Posta in arrivo".

Requisiti

Ci sono un paio di requisiti per l'impostazione e l'utilizzo delle funzionalità di posta elettronica.

• Per configurare la posta elettronica, è necessario disporre del set di autorizzazioni SETUP EMAIL. Per ulteriori informazioni, vedere Assegnare autorizzazioni a utenti e gruppi.
• Tutti coloro che utilizzeranno le funzionalità di posta elettronica devono disporre di una licenza completa di Business Central. Ad esempio, gli amministratori delegati e gli utenti guest non possono usare l'account di posta elettronica del tenant.

Aggiungere account di posta elettronica

Puoi aggiungere account di posta elettronica tramite estensioni che consentono agli account di diversi provider di connettersi a Business Central. Le estensioni standard ti consentono di utilizzare gli account da Microsoft Exchange Online. Tuttavia, potrebbero essere disponibili altre estensioni che ti consentono di collegare account di altri provider, come Gmail.

Puoi specificare scenari aziendali predefiniti in cui utilizzare l'account di posta elettronica per inviare messaggi di posta elettronica. Ad esempio, è possibile specificare che tutti gli utenti inviino documenti di vendita da un account e documenti di acquisto da un altro. Ulteriori informazioni in Assegnare scenari di posta elettronica ad account di posta elettronica.

La tabella seguente descrive le estensioni di posta elettronica disponibili per impostazione predefinita.

Le estensioni Connettore Microsoft 365 e Connettore utente corrente utilizzano gli account configurati per gli utenti nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 per la sottoscrizione di Microsoft 365. Per inviare e-mail utilizzando le estensioni, gli utenti devono disporre di una licenza valida per Exchange Online. Inoltre, negli ambienti sandbox queste estensioni che includono l'estensione Outlook REST API, richiedono che l'impostazione Consenti richieste HttpClient sia abilitata. Per verificare se è abilitata per queste estensioni, vai nella pagina Gestione estensioni scegli l'estensione, quindi scegli l'opzione Configura.

Gli utenti esterni, come gli amministratori delegati e i contabili esterni, non possono utilizzare queste estensioni per inviare messaggi di posta elettronica da Business Central.

Usa SMTP

Se desideri utilizzare il protocollo SMTP per inviare e-mail da Business Central, puoi utilizzare l'estensione del connettore SMTP. Quando si configura un account che utilizza SMTP, il campo tipo di mittente è importante. Se scegli Utente specifico, le e-mail verranno inviate utilizzando il nome e altre informazioni dall'account che stai configurando. Tuttavia, se scegli Utente corrente, le e-mail verranno inviate dall'account e-mail specificato per l'account di ciascun utente. L'utente corrente è simile alla funzione Invia come. Per altre informazioni vedi Utilizzare un indirizzo mittente sostitutivo nei messaggi di posta elettronica in uscita.

Usa la guida per la configurazione assistitia della posta elettronica

La guida al setup assistito Configurare la posta elettronica può consentirti di utilizzare rapidamente la posta elettronica.

1. Scegli l'icona , immetti Imposta account di posta elettronica, quindi scegli il collegamento correlato.
2. Compila i campi come necessario. Passare sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.

Assegnare scenari di posta elettronica ad account di posta elettronica

Gli scenari di posta elettronica sono processi che implicano l'invio di un documento. Ad esempio, un ordine di vendita o di acquisto o una notifica, come un invito a un contabile esterno. È possibile utilizzare account di posta elettronica specifici per scenari specifici. Ad esempio, è possibile specificare che tutti gli utenti inviino sempre documenti di vendita da un account, documenti di acquisto da un altro e documenti di magazzino o di produzione da un terzo account. Puoi assegnare, riassegnare e rimuovere scenari quando vuoi. Uno scenario può essere assegnato solo a un account e-mail alla volta. L'account e-mail predefinito verrà utilizzato per tutti gli scenari non assegnati a un account.

Sulla pagina Assegnazione scenario e-mail puoi scegliere l'azione Imposta allegati predefiniti per aggiungere allegati a scenari di posta elettronica. Gli allegati saranno sempre disponibili quando si compone un messaggio e-mail per un documento relativo allo scenario. Ogni scenario di posta elettronica può avere uno o più allegati predefiniti. Gli allegati predefiniti vengono aggiunti automaticamente ai messaggi e-mail per lo scenario e-mail. Ad esempio, quando invii un ordine cliente tramite e-mail, verrà aggiunto l'allegato predefinito specificato per lo scenario Ordine di vendita. Gli allegati predefiniti vengono visualizzati nella sezione Allegati in fondo alla pagina Componi un messaggio e-mail. Puoi aggiungere manualmente allegati non predefiniti al messaggio e-mail.

Impostare i criteri di visualizzazione

Puoi controllare i messaggi di posta elettronica che un utente può accedere alle pagine Posta in uscita e Posta elettronica inviata.

In Criteri di visualizzazione dei messaggi e-mail utente, scegli un utente, quindi scegli una delle seguenti opzioni nel campo Criteri di visualizzazione e-mail:

• Visualizza messaggi e-mail personali - L'utente può visualizzare solo i propri messaggi di posta elettronica.
• Visualizza tutti i messaggi e-mail - L'utente può visualizzare tutti i messaggi e-mail, comprese le e-mail inviate da altri utenti.
• Visualizza se accedi a tutti i record correlati - Questo criterio di visualizzazione viene utilizzato se non vengono specificati altri criteri. Un utente può visualizzare i messaggi di posta elettronica inviati da altri utenti se l'utente ha accesso al record inviato e a tutti i record correlati. Ad esempio, l'utente A ha inviato una fattura di vendita registrata a un cliente. L'utente B può vedere il messaggio di posta elettronica se ha accesso sia alla fattura che al cliente.
• Visualizza se l'accesso ai record correlati - L'utente può visualizzare i messaggi di posta elettronica inviati da altre persone se ha accesso ad almeno un record correlato al record inviato. Ad esempio, l'utente A ha inviato una fattura di vendita registrata a un cliente. L'utente B può vedere il messaggio di posta elettronica se ha accesso alla fattura o al cliente.

Specificare quanti messaggi un account può inviare al minuto

Alcuni provider di posta elettronica (ISP) limitano il numero di messaggi di posta elettronica che un account di posta elettronica può inviare in una sola volta, entro un certo periodo di tempo o entrambi. Conosciuta come limitazione della posta elettronica, questa pratica aiuta gli ISP a controllare il traffico sui loro server e prevenire lo spam. Se un account e-mail supera il limite, l'ISP potrebbe bloccare i messaggi. Per assicurarti che il numero di messaggi che invii da Business Central sia conforme al limite del tuo ISP, specifica il limite per ciascuno dei tuoi account di posta elettronica.

Il limite predefinito per i tipi di account Microsoft 365 e Utente corrente è 30, che corrisponde al limite impostato da Exchange Online.

Il limite può essere specificato in due modi:

• Quando utilizzi la guida al setup assistito Configurare la posta elettronica per creare un nuovo account, specifica il limite nel campo Limite di velocità al minuto.
• Per gli account e-mail esistenti, specifica il limite nel campo Limite di velocità e-mail dell'account.

Impostare testi e-mail riutilizzabili e layout

È possibile utilizzare i report per includere informazioni chiave di documenti vendita, acquisto e assistenza nei testi per le e-mail. I layout di report definiscono lo stile e il contenuto del testo nell'e-mail. Ad esempio il contenuto potrebbe includere testi come un saluto o istruzioni che precedono le informazioni sul documento. Questa procedura descrive come configurare il report Vendite - Fattura per fatture vendita registrate, ma il processo è simile per altri report.

1. Scegli l'icona , immetti Selezioni report - Vendite, quindi scegli il collegamento correlato.
2. Nella pagina Selezione report - Vendite, nel campo Utilizzo, selezionare Fattura.
3. In una nuova riga nel campo ID report selezionare ad esempio il report standard 1306.
4. Seleziona la casella di controllo Utilizza per corpo e-mail.
5. Scegli il campo Descrizione layout corpo e-mail e seleziona un layout dall'elenco.
6. Per visualizzare o modificare il layout su cui si basa il testo dell'e-mail, seleziona il layout nella pagina Layout report personalizzati e scegli l'azione Aggiorna layout. Se personalizzi il layout, utilizza l'azione Importa layout per caricare il nuovo layout.

   Nota

   Per personalizzare un layout di report standard, ad esempio 1.306, è necessario creare una copia del report. Business Central ti aiuterà a creare una copia quando importi un layout personalizzato per un report standard. Il nome del nuovo layout del rapporto personalizzato sarà preceduto da "Copia di".

7. Se desideri consentire ai clienti di utilizzare un servizio di pagamento, come PayPal, dovrai configurare il servizio. Successivamente, le informazioni e il collegamento PayPal vengono inseriti nel testo dell'e-mail. Per ulteriori informazioni, vedere Abilitare i pagamenti clienti attraverso PayPal.
8. Scegliere il pulsante OK.

A questo punto, quando si sceglie ad esempio l'azione Invia nella pagina Fattura vendita registrata, il corpo e-mail conterrà le informazioni del report 1306 precedute dal testo standard creato in base al layout di report selezionato nel passaggio 5.

Utilizzare un indirizzo mittente sostitutivo nei messaggi di posta elettronica in uscita

Se si utilizzano l'estensione connettore SMTP precedenti puoi utilizzare le funzionalità Invia come o Invio per conto di dal server Microsoft Exchange per modificare l'indirizzo del mittente nei messaggi in uscita. Business Central utilizzerà l'account SMTP per l'autenticazione su Exchange, ma sostituirà l'indirizzo del mittente con quello specificato o lo modificherà con "per conto di".

Quando configuri un account e vuoi utilizzare le funzionalità Invia come o Invia per conto di Exchange, nel campo Tipo di mittente scegli Utente specifico.

In alternativa, puoi scegliere Utente corrente per consentire alle persone di inviare messaggi tramite il connettore SMTP. Il messaggio sembrerà essere inviato dall'account e-mail specificato nel campo E-mail di contatto sulla scheda utente per l'utente con cui ha effettuato l'accesso. Tuttavia, funzionerà in modo simile alla funzione Invia come e verrà inviato dall'account specificato nella configurazione del connettore SMTP.

Di seguito vengono riportati esempi di utilizzo di Invia come e Invia per conto di in Business Central:

• È possibile che gli ordini di acquisto o di vendita che invii a fornitori e clienti sembrino provenire da un indirizzo noreply@yourcompanyname.com.
• Quando il flusso di lavoro invia una richiesta di approvazione tramite e-mail utilizzando l'indirizzo e-mail del richiedente.

Impostare profili di invio documenti

Puoi risparmiare tempo impostando un metodo preferito di invio dei documenti di vendita per ciascuno dei tuoi clienti. Non dovrai selezionare un'opzione di invio, ad esempio se inviare il documento tramite e-mail o come documento elettronico, ogni volta che invii un documento. Per ulteriori informazioni, vedere Impostare i profili di invio dei documenti.

Facltativo: Impostare il log delle e-mail in Exchange Online

Ottieni di più dalle comunicazioni tra i venditori e i clienti esistenti o potenziali. Puoi tenere traccia degli scambi di e-mail e trasformarli in opportunità attuabili. Altre informazioni in Tenere traccia degli scambi di messaggi e-mail tra venditori e contatti.

Facoltativo: monitora l'utilizzo della posta elettronica e risolvi i problemi relativi alla posta elettronica con la telemetria

Gli amministratori possono attivare la funzione di telemetria in Business Central per ottenere dati sull'utilizzo e sui guasti di diverse funzionalità. Per la posta elettronica, registriamo le seguenti operazioni:

• E-mail inviata correttamente
• Un tentativo di inviare un'e-mail non è riuscito
• Autenticazione a un server SMTP riuscita/fallita
• Connessione a un server SMTP riuscita/fallita

Ulteriori informazioni su Analisi della telemetria e-mail (contenuto amministrativo).

Configurazione della posta elettronica per Business Central locale

Business Central locale può integrarsi con i servizi basati su Microsoft Azure. Ad esempio, puoi usare Cortana Intelligence per previsioni di flusso di cassa più intelligenti, Power BI per visualizzare l'attività e Exchange Online per l'invio di e-mail. L'integrazione con questi servizi si basa su una registrazione dell'app in Microsoft Entra ID. La registrazione dell'app fornisce servizi di autenticazione e autorizzazione per le comunicazioni. Per utilizzare le funzionalità di posta elettronica in Business Central locale, è necessario registrare Business Central come app nel portale di Azure e quindi connettere Business Central alla registrazione dell'app. Nelle sezioni successive viene descritto come effettuare tali operazioni.

Creare una registrazione dell'app per Business Central nel portale di Azure

I passaggi per registrare Business Central nel portale di Azure sono descritti in Registrare un'applicazione in Microsoft Entra ID.

Le impostazioni specifiche delle funzionalità di posta elettronica sono le autorizzazioni delegate concesse alla registrazione dell'app. La tabella seguente elenca le autorizzazioni minime.

Se utilizzi un connettore SMTP e desideri utilizzare OAuth 2.0 per l'autenticazione, le autorizzazioni sono leggermente diverse. La tabella seguente elenca le autorizzazioni.

Quando si crea una registrazione dell'app, prendere nota delle seguenti informazioni. Saranno necessarie per connettere Business Central alla registrazione dell'app.

• ID applicazione (client)
• URI di reindirizzamento (facoltativo)
• Segreto client

Per le linee guida generali per la registrazione di un'app, vedere Avvio rapido: registrare un'applicazione con la piattaforma di identità Microsoft.

In caso di problemi nell'utilizzo del protocollo SMTP per inviare e-mail dopo la connessione a Business Central alla registrazione della tua app, potrebbe essere perché SMTP AUTH non è abilitato per il tuo tenant. Ti consigliamo di utilizzare invece i connettori di posta elettronica Microsoft 365 e Utente corrente, perché utilizzano le API di Microsoft Graph Mail. Tuttavia, se è necessario utilizzare il protocollo SMTP, puoi abilitare SMTP AUTH. Per ulteriori informazioni, vedi Abilita o disabilita l'invio SMTP al client autenticato (SMTP AUTH) in Exchange Online.

Connettere Business Central alla registrazione dell'app

Dopo aver registrato l'applicazione nel portale di Azure, in Business Central, utilizzare la pagina Registrazione Microsoft Entra ID dell'applicazione e-mail per connettere Business Central alla stessa.

1. In Business Central, scegli l'icona , immetti Registrazione dell'applicazione e-mail Microsoft Entra, quindi scegli il collegamento correlato.
2. Compila i campi come necessario. Passa sul campo con il mouse per visualizzare una breve descrizione.

Informazioni correlate

Cassette postali condivise in Exchange Online
Utilizzare Business Central
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Personalizzazione di Business Central con le estensioni
Usare Business Central come Posta in arrivo aziendale di Outlook
Scaricare Business Central sul dispositivo mobile
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Analisi della telemetria e-mail (contenuto amministrativo)

I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui