Traitement des commandes fournisseur en fin d'exercice

Mise à jour : February 9, 2015

S'applique à: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Si vous enregistrez des engagements pour les commandes fournisseur dans la comptabilité, qui comprend les commandes fournisseur pour les projets, vous pouvez générer des entrées de clôture dans la comptabilité et pour les réservations budgétaires à la fin de chaque exercice. Au début du nouvel exercice, vous pouvez créer des entrées d'ouverture pour enregistrer correctement les engagements et réservations budgétaires. Ces entrées permettent de s'assurer que les réservations pour les engagements de commande fournisseur sont correctement enregistrées dans les tableaux d'analyse de fin exercice et dans le contrôle budgétaire.

Pour les projets, le compte auquel les répartitions sont affectées au cours du nouvel exercice est le compte défini dans l'écran Processus de fin d'exercice de commande fournisseur de la comptabilité. Ce n'est pas le compte défini dans l'écran Paramétrage de la validation dans la comptabilité du module Gestion de projets et comptabilité.

Si vous êtes dans le secteur public et utilisez des réservations budgétaires générales, voir également Finaliser une réservation budgétaire générale (secteur public) et Reporter les informations relatives aux réservations budgétaires générales à un nouvel exercice (secteur public).

Dans le cas d'une commande fournisseur facturée partiellement, seul le montant qui n'a pas été facturé est clôturé puis rouvert dans l'exercice suivant.

La clôture des engagements de commande fournisseur, processus distinct de la clôture d'un exercice, est généralement effectuée avant la clôture d'un exercice. Pour plus d'informations sur la clôture d'un exercice, voir Liste de contrôle de clôture d'exercice.

Conditions préalables

Avant de lancer ce processus, vérifiez que les paramétrages suivants ont été effectués.

Activation du contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire est souvent activé lorsque des engagements sont créés pour les commandes fournisseur. Bien qu'il ne soit pas nécessaire d'activer le contrôle budgétaire pour utiliser ce processus, vous devez créer manuellement les écritures de registre budgétaires. En outre, l'option de fin d'exercice Traiter et reporter le budget ne peut être utilisée que si le contrôle budgétaire est activé. Pour plus d'informations, voir Paramétrage du contrôle budgétaire.

Activer le processus d'engagement

Le processus d'engagement doit être activé avant que les engagements pour les commandes fournisseur soient enregistrés dans la comptabilité, et avant d'exécuter correctement le processus de fin d'exercice de commande fournisseur. Pour plus d'informations, voir Engagement de commandes fournisseur.

Paramétrage des définitions de validation

Ouvrez l'écran Définitions de validation pour paramétrer les définitions de validation suivantes dans le module Achat en cours, si elles n'existent pas déjà :

• Fin d'exercice de commande fournisseur – Cette définition de validation permet de contrepasser les engagements et les réservations budgétaires en attente pour les commandes fournisseur de l'exercice qui se termine, et de générer des entrées de clôture de fin d'exercice dans la comptabilité.

• Engagements des commandes fournisseur – Cette définition de validation définit le mode d'enregistrement des montants des engagements dans la comptabilité. Elle est également utilisée dans le nouvel exercice pour contrepasser les entrées de clôture de fin exercice et pour rétablir les engagements dans la comptabilité.

Pour plus d'informations, voir Paramétrage des définitions de validation.

Affectation des définitions de validation aux types de validation de transaction

L'écran Définitions de validation de transaction permet d'affecter les définitions de validation aux définitions de validation de transaction qui leur correspondent. Vous sélectionnez également les critères que les transactions d'origine doivent remplir pour une définition de validation spécifique à utiliser.

Sélectionnez les types de validations de transaction suivants dans le module Achat en cours, puis suivez les étapes de la rubrique Affectation des définitions de validation aux types de validation de transaction.

• Clôture de fin d'exercice de la commande fournisseur : sélectionnez la définition de validation créée pour la fin d'exercice de commande fournisseur.

• Commande fournisseur : sélectionnez la définition de validation utilisée pour les engagements de commande fournisseur.

Options de traitement de fin d'exercice

Sélectionnez l'une des options de traitement de fin d'exercice suivantes pour clôturer les engagements de commande fournisseur de l'exercice qui se termine et les réengager dans le nouvel exercice.

Sélection des commandes fournisseur et exécution du processus de fin d'exercice de commande fournisseur

1. Cliquez sur Comptabilité > Périodique > Clôture d'exercice > Processus de fin d'exercice de commande fournisseur.

2. Cliquez sur Récupérer les commandes fournisseur dans le volet inférieur pour sélectionner les commandes fournisseur pour le processus de fin d'exercice. Cette opération permet d'ouvrir un écran de requête dans lequel vous pouvez sélectionner les commandes fournisseur par critère (date, plage de dates, compte fournisseur, type de commande fournisseur, solde de commande fournisseur ou dimensions financières). Pour plus d'informations, voir Recherche (écran).

3. Cliquez sur OK dans l'écran Recherche.

4. Les résultats de la requête sont affichés dans le volet inférieur de l'écran Processus de fin d'exercice de commande fournisseur. Activez la case à cocher Inclure pour chaque commande fournisseur à inclure dans le processus de fin d'exercice. Les engagements pour ces commandes fournisseur seront contrepassés dans l'exercice qui se termine et les montants des engagements seront disponibles dans le nouvel exercice. Vous pouvez cliquer sur Inclure tout pour sélectionner toutes les commandes fournisseur de la liste, ou sur Exclure tout pour effacer les sélections.

   Conseil

   Vous pouvez afficher les détails d'une commande fournisseur en cliquant sur Afficher la commande fournisseur. Vous pouvez également cliquer sur Afficher le journal de comptabilité auxiliaire pour afficher les entrées de clôture et d'ouverture de fin d'exercice qui seront générées pour chaque commande fournisseur.

5. Dans le champ Option de fin d'exercice, sélectionnez le mode de traitement des engagements de commande fournisseur.

6. Si vous avez sélectionné l'option de fin d'exercice Traiter et reporter le budget, sélectionnez un code budget d'origine. Ce code est utilisé pour les ajustements budgétaires effectués dans l'exercice de clôture. Aucun workflow ne doit être sélectionné pour le code choisi. Sinon, le traitement de fin d'exercice s'arrête pour les approbations de workflow. Pour plus d'informations, voir Codes budget (écran).

7. Si vous avez sélectionné l'option de fin d'exercice Traiter et reporter le budget, sélectionnez un code budget d'origine à reporter. Ce code est utilisé pour les ajustements budgétaires effectués dans le nouvel exercice. Aucun workflow ne doit être sélectionné pour le code choisi. Sinon, le traitement de fin d'exercice s'arrête pour les approbations de workflow. Pour plus d'informations, voir Codes budget (écran).

8. Vérifiez les valeurs par défaut figurant dans les champs Calendrier et Exercice fiscal, puis apportez les modifications souhaitées. Vous pouvez modifier la valeur de l'exercice ici, mais vous devez utiliser l'écran Comptabilité pour modifier le calendrier fiscal sélectionné.

   Vous pouvez cliquer sur le nom du calendrier pour ouvrir l'écran Calendriers fiscaux, dans lequel vous pouvez afficher une description du calendrier fiscal, ainsi que les exercices fiscaux faisant partie de celui-ci.

9. Vérifiez les valeurs par défaut figurant dans le champ Paramètres de clôture, puis apportez des modifications aux champs modifiables.

   • Le champ Date comptable indique le dernier jour de l'exercice sélectionné. Vous ne pouvez pas modifier cette date.

   • Le champ Type est généralement défini sur Exécution pour une période permettant d'enregistrer les transactions de comptabilité. Vous pouvez sélectionner Clôture si vous utilisez une période de clôture pour séparer les entrées de clôture. Pour plus d'informations sur la création des périodes de clôture, voir Tâches principales : calendriers fiscaux, exercices et périodes.

   • Si vous avez sélectionné le type Clôture, sélectionnez la période de clôture à utiliser.

10. Vérifiez les valeurs figurant dans les champs Paramètres d'ouverture. Ces champs ne peuvent pas être modifiés.

    • Le champ Date comptable indique le premier jour de l'exercice d'ouverture.

    • Le champ Période indique la première période associée au type Exécution dans l'exercice d'ouverture. Ce type de période permet d'enregistrer les transactions de comptabilité.

11. Cliquez sur Processus lorsque vous êtes prêt à exécuter le processus de fin d'exercice de commande fournisseur.

12. Si des messages s'affichent, apportez les corrections nécessaires, puis réexécutez le processus pour les commandes fournisseur affectées.

    Important

    Vérifiez les entrées du registre des budgets créées dans l'exercice précédent et en cours pour garantir la précision du processus de clôture des engagements de fin d'exercice. Vous pouvez afficher les entrées du registre des budgets dans l'écran Écritures de registre budgétaires.

Voir aussi

Affectation des définitions de validation aux types de validation de transaction

Engagement de commandes fournisseur

Définitions de validation (écran)

Processus de fin d'exercice de commande fournisseur (écran)

Paramétrage des définitions de validation

Journal de comptabilité auxiliaire (écran)

Définitions de validation de transaction (écran)

Finaliser une réservation budgétaire générale (secteur public)