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Introdução ao Microsoft 365 Copilot - guia do administrador

  • Artigo

O Microsoft 365 Copilot é uma ferramenta de produtividade com tecnologia de IA que utiliza grandes modelos de linguagem (LLMs). Integra-se com os seus dados, com o Microsoft Graph e com o Microsoft 365 Apps.

Funciona juntamente com Microsoft 365 Apps populares, como o Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e muito mais. O Copilot fornece assistência inteligente em tempo real, permitindo que os utilizadores melhorem a sua criatividade, produtividade e competências.

Este artigo aborda a forma como os administradores de TI podem preparar a sua organização para o Copilot.

Sugestão

Se for um utilizador final, então o Copilot Lab é um bom recurso.

Antes de começar

Esta secção fornece uma descrição geral dos pré-requisitos (acesso a centros de licenciamento e administração) e aplicações que podem utilizar o Copilot. Poderão existir mais requisitos em requisitos do Microsoft 365 Copilot.

Pré-requisitos

Requisitos de aplicação

Passo 1 - Otimizar a pesquisa no SharePoint

✅ Otimize o seu conteúdo do SharePoint para pesquisa

Quando um utilizador faz um pedido ao Copilot, o mesmo processa o pedido e, em seguida, gera uma resposta com LLMs. Os LLMs tiram partido do conteúdo do Microsoft Graph e do conteúdo Web (opcional).

O conteúdo no Microsoft Graph inclui e-mails, ficheiros, reuniões, conversas, calendários e contactos. Uma parte significativa destes dados é armazenada no SharePoint. O Copilot reúne conteúdos do SharePoint da mesma forma que a Pesquisa do SharePoint reúne conteúdos.

Para tirar o máximo partido do Copilot e obter os melhores resultados, otimize os seus conteúdos do SharePoint para pesquisa:

O Microsoft 365 Copilot permite que os utilizadores encontrem e acedam aos seus conteúdos através da realização de pedidos de linguagem natural. O Copilot garante a segurança e a privacidade dos dados, ao seguir as obrigações existentes e integrando-se com as políticas da sua organização. Utiliza o seu conteúdo do Microsoft Graph com os mesmos controlos de acesso que outros serviços do Microsoft 365.

Para saber mais sobre privacidade com o Microsoft 365 Copilot, consulte Dados, Privacidade e Segurança para o Microsoft 365 Copilot.

Passo 2 - Aplicar princípios do Acesso Just Enough

Impeça a partilha e controle o acesso com o SharePoint e o OneDrive

Para se preparar para a adoção do Microsoft 365 Copilot por parte sua organização, existem alguns passos altamente recomendados que pode seguir com o SharePoint e o OneDrive.

Para começar, pode:

✅ Reduzir a partilha excessiva acidental com as definições de partilha do SharePoint

Para minimizar a partilha excessiva acidental de conteúdos com resultados do Copilot, implemente definições de partilha ao nível da organização e do site:

  1. Ao nível da organização:

    • Atualize as definições de partilha do SharePoint e do OneDrive para o seu inquilino, desde a partilha em toda a organização até ligações para pessoas específicas.

    • Considere ocultar permissões de âmbito amplo dos seus utilizadores finais. Por exemplo, utilize o cmdlet do PowerShell Set-SPOTenant do SharePoint para ocultar "Todos Exceto os Utilizadores Externos" no controlo Seletor de Pessoas para que os utilizadores finais não o possam utilizar.

    • Utilize a Pesquisa Restrita do SharePoint (RSS) para restringir temporariamente os resultados do Copilot até 100 sites do SharePoint selecionados. Os sites subordinados dos sites centrais não são contabilizados para o limite de 100.

      O RSS dá-lhe tempo para rever e auditar as permissões do site. Deve ser utilizado apenas como uma solução temporária para dar tempo à sua organização para adotar o Copilot.

  2. Reduza a partilha excessiva acidental ao nível do site:

✅ Verifique as permissões e o acesso ao site no centro de administração do SharePoint

Para garantir que os dados estão seguros, consulte o acesso e as permissões do site do SharePoint. Priorize sites que contenham informações confidenciais.

  1. No centro de administração do SharePoint, consulte Sites Ativos> selecione um site >Editar>Definições.

    Privado significa que apenas os utilizadores na sua organização com acesso ao site o podem encontrar. Público (predefinição) significa que qualquer pessoa na sua organização pode encontrar o site e aceder ao respetivo conteúdo.

    Captura de ecrã a mostrar o painel de sites ativos do centro de administração do SharePoint.

  2. No separador Associação, reveja o acesso aos proprietários, membros e visitantes do site. Certifique-se de que apenas os utilizadores necessários têm acesso ao site.

✅ Identifique sites com conteúdos potencialmente partilhados em excesso e controle o acesso

  1. Utilize os seguintes relatórios baseados na atividade da Gestão Avançada do SharePoint (SAM) para identificar rapidamente os sites mais partilhados em excesso:

  2. Inicie uma Revisão de Acesso ao Site para os proprietários de sites confirmarem conteúdo partilhado em excesso e tomarem passos de remediação. Os administradores do SharePoint podem utilizar a Política de Controlo de Acesso Restrita para restringir o acesso a um site com conteúdo partilhado em excesso.

Para sites críticos para a empresa, existem funcionalidades na Gestão Avançada do SharePoint e no Microsoft Purview que pode utilizar:

Nota

A Gestão Avançada do SharePoint tem mais funcionalidades para que possa preparar para o Copilot de forma rápida e em escala. Para saber mais, consulte Preparar-se para o Microsoft 365 Copilot com a Gestão Avançada do SharePoint (SAM).

Etiquetas de confidencialidade do Microsoft Purview

✅ Utilize etiquetas de confidencialidade para proteger os seus dados

No portal do Microsoft Purview, pode criar etiquetas de confidencialidade (Proteção de informações>Etiquetas de confidencialidade). Utilize estas etiquetas para identificar a confidencialidade dos dados na sua organização. Quando são aplicadas a itens como documentos e e-mails, as etiquetas adicionam uma camada adicional de proteção e podem afetar os resultados do Copilot.

Captura de ecrã a mostrar o ecrã Microsoft Purview para etiquetas de confidencialidade.

A camada extra de proteção inclui:

  • O Copilot Business Chat pode referenciar dados de diferentes tipos de itens. A etiqueta de confidencialidade com a prioridade mais alta é visível aos utilizadores.

  • Se a etiqueta aplicar encriptação, o Copilot verifica os direitos de utilização do utilizador. Para que o Copilot devolva dados desse item, tem de ser concedida ao utilizador permissões para copiar a partir do mesmo.

Com as etiquetas de confidencialidade, pode:

  1. Criar etiquetas ou ativar etiquetas predefinidas: se ainda não tiver etiquetas de confidencialidade, poderá ser elegível para ter algumas etiquetas predefinidas criadas automaticamente para si, como Público, Geral e Confidencial. As etiquetas predefinidas são adequadas para itens como ficheiros, e-mails e reuniões. Pode modificar as etiquetas predefinidas e criar sempre as suas próprias etiquetas.

    Para saber mais informações, consulte os artigos:

  2. Defina os requisitos de confidencialidade dos dados e reveja os seus sites do SharePoint e ficheiros no OneDrive. Concentre-se nos repositórios mais críticos e determine a confidencialidade dos dados nestes sites.

    Se estiver a utilizar o Copilot em versão piloto, implemente licenças do Copilot para os utilizadores que têm acesso a estes sites críticos. Em seguida, itere os seus repositórios restantes e expanda a sua base de utilizadores.

    Para obter uma estratégia mais detalhada para implementar e impulsionar a adoção, consulte Passo 7 - Implementar para alguns utilizadores e medir a adoção (neste artigo).

  3. Ative e aplique etiquetas de confidencialidade: Ative as etiquetas de confidencialidade para ficheiros no SharePoint e no OneDrive. Em seguida, com uma política de etiqueta de publicação, pode configurar uma etiqueta predefinida e os utilizadores podem aplicar manualmente as suas etiquetas. Para etiquetar em escala, utilize a etiquetagem automática para aplicar automaticamente etiquetas com base em informações confidenciais detetadas.

    Para obter mais informações sobre as diferentes formas de aplicar etiquetas de confidencialidade, consulte Cenários comuns para etiquetas de confidencialidade.

    Um dos métodos de etiquetagem disponíveis é aplicar etiquetas de confidencialidade com base no conteúdo encontrado em documentos quando utiliza políticas de prevenção de perda de dados (DLP). As políticas DLP podem aplicar automaticamente etiquetas de confidencialidade quando são identificados tipos específicos de informação num documento, como dados pessoais que incluem endereços, informações fiscais ou números de passaporte.

    Com as políticas DLP, também pode:

    • Utilizar a ferramenta de classificador educável para identificar categorias de conteúdo, como código fonte, documentos financeiros e RH.
    • Configurar políticas DLP de ponto final que restrinjam os utilizadores de ações específicas, como copiar conteúdos para a área de transferência ou dispositivos USB amovíveis, ou imprimir.

Depois de aplicadas, as etiquetas de confidencialidade impõem as suas definições de proteção.

Para saber mais sobre etiquetas de confidencialidade, consulte Saiba mais sobre etiquetas de confidencialidade.

Atividade do Copilot e Microsoft Purview

✅ Auditar a atividade do Copilot, criar políticas de retenção e utilizar a Deteção de Dados Eletrónicos e a conformidade de comunicações

No portal do Microsoft Purview, pode utilizar as seguintes funcionalidades para procurar conteúdos e atividades específicas que incluam pedidos e respostas do Copilot.

Sugestão

Para saber mais sobre estas proteções de segurança e conformidade do Microsoft Purview para o Copilot e como o Hub de IA do Microsoft Purview pode ajudar a implementá-las mais rapidamente, consulte Proteções de segurança e conformidade de dados do Microsoft Purview para aplicações de IA generativa.

Passo 3 - Reveja a privacidade da aplicação

✅ Reveja as definições de privacidade das suas Microsoft 365 Apps

As definições de privacidade nas suas Microsoft 365 Apps podem afetar a disponibilidade de funcionalidades do Microsoft 365 Copilot. Para garantir que os utilizadores podem aceder às funcionalidades do Copilot, reveja as definições de privacidade nas suas Microsoft 365 Apps.

Para saber mais, consulte Microsoft 365 Copilot e controlos de privacidade para experiências ligadas.

Passo 4 - Atualize os canais

✅ Utilize o Canal atual ou o Canal empresarial mensal para atualizar aplicações

O Microsoft 365 Copilot segue a prática padrão das Microsoft 365 Apps para implementação e atualizações. Está disponível em todos os canais de atualização, exceto no Canal empresarial semestral.

As suas opções:

  • Os canais de produção incluem o Canal atual e o Canal empresarial mensal.

    • O Canal atual fornece aos seus utilizadores as mais recentes funcionalidades de aplicação do Microsoft 365 assim que estiverem prontas. Proporciona a melhor experiência para um produto em rápida mudança, como o Copilot.

    • O Canal empresarial mensal oferece maior previsibilidade de quando estas novas funcionalidades de aplicação do Microsoft 365 são lançadas todos os meses. É uma boa opção para as organizações que pretendem validar as novas funcionalidades antes de serem lançadas para o Canal atual.

  • Os canais de pré-visualização incluem o Canal atual (pré-visualização) e o Canal beta.

    Os canais de pré-visualização são uma ótima opção para validar o produto antes de ser lançado para o resto da organização. Para saber mais, consulte Descrição geral dos canais de atualização e Canais do Microsoft 365 Insider.

Existem várias formas de gerir canais para dispositivos de utilizadores. Para saber mais, consulte Alterar a via de atualizações do Microsoft 365 para ativar o Copilot.

Passo 5 - Aprovisione licenças do Microsoft 365 Copilot

✅ Atribua licenças do Copilot com o centro de administração do Microsoft 365

O próximo passo é atribuir licenças para que os utilizadores possam começar a utilizar o Copilot. Pode gerir licenças do Microsoft 365 Copilot a partir do centro de administração do Microsoft 365. Pode atribuir licenças a utilizadores individuais ou a grupos de utilizadores, bem como reatribuir licenças a outros utilizadores.

Quando as licenças são atribuídas, o Copilot aparece nas Microsoft 365 Apps, como o Word e o Excel. Para utilizar o Copilot, os utilizadores iniciam sessão na aplicação com a respetiva conta escolar ou profissional e o ficheiro tem de ser editável (não só de leitura).

Para saber mais informações, consulte os artigos:

Passo 6 - Configure as definições do Copilot

✅ Configure mais funcionalidades do Copilot

No centro de administração do Microsoft 365>Copilot, existem mais funcionalidades do Copilot que beneficiam os administradores e definições que pode configurar para beneficiar a sua organização.

Pode:

  • Ver o estado das atribuições de licenças do Copilot
  • Aceder às informações mais recentes no Copilot
  • Gerir controlos de conformidade e segurança de dados
  • Submeter feedback em nome dos utilizadores
  • Configurar plug-ins e permissões
  • Ativar a utilização de dados Web como dados de fundamentação no Copilot

Para saber mais, consulte Gerir o Microsoft 365 Copilot com a página do Copilot.

Passo 7 - Implementa para alguns utilizadores e meça a adoção

✅ Crie um grupo de utilizadores iniciais

Existem muitas formas de utilizar o Microsoft 365 Copilot nas várias aplicações de produtividade do Microsoft 365. Além disso, existem oportunidades para os utilizadores encontrarem valor de formas diferentes.

Para ajudar a impulsionar a adoção, crie um grupo de utilizadores iniciais. Este grupo pode ajudar a compreender como os utilizadores estão a utilizar o Copilot e qual o seu valor para os mesmos.

  1. Identifique utilizadores entre os vários grupos empresariais na sua organização, idealmente com uma utilização elevada das funcionalidades existentes do Microsoft 365. Pode identificar estes utilizadores ao rever as métricas de utilização no centro de administração do Microsoft 365.

  2. Atribua a estes utilizadores licenças do Microsoft 365 Copilot e integre-os utilizando os recursos disponíveis no centro de adoção do Microsoft 365 Copilot, incluindo o kit de integração do utilizador.

  3. À medida que estes utilizadores se sentem mais à vontade com a utilização do Copilot, podem partilhar como o utilizam melhor e onde é mais valioso para eles. Esta informação fornece-lhe peritos de produto que podem ajudar outros utilizadores a adotar e utilizar o Copilot na sua organização.

    Com a sua comunidade estabelecida de "early adopters" ou Peritos, estes podem falar melhor com os seus colegas da organização e contextualizar o valor do Copilot para se melhor se adequar às necessidades deles. Este quadro também fornece aos departamentos de IT uma forma escalável de tratar de questões através dos Peritos, desenvolvendo uma equipa de especialistas por toda a organização.

    Para saber mais sobre como impulsionar a adoção, visite o centro de adoção do Microsoft 365 Copilot.

✅ Obtenha informações e sentimentos do utilizador

Para medir o impacto do Copilot na sua organização, utilize o Dashboard do Copilot a partir do Viva Insights. O Viva Insights fornece aos líderes organizacionais e aos decisores de TI, informações sobre a preparação, a adoção, o impacto e o sentimento dos utilizadores.

Para saber mais informações, consulte os artigos:

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