Gestion des utilisateurs – Vue d’ensemble

Le portail de formation communautaire permet aux administrateurs de déléguer et d’automatiser facilement des tâches administratives telles que l’intégration des utilisateurs, l’inscription de cours et l’autonomisation des animateurs/formateurs au niveau du terrain pour favoriser l’engagement et l’adoption du programme d’apprentissage à travers votre public de formation.

Toutes les fonctionnalités de gestion des utilisateurs sont empilées dans un seul panneau sous la vignette Utilisateurs : un point d’arrêt unique pour les administrateurs afin de gérer les utilisateurs et les inscriptions de cours sur le portail de gestion. À partir de l’onglet Utilisateurs, les administrateurs peuvent ajouter des utilisateurs et attribuer des rôles administratifs, créer des groupes, attribuer des cours, suivre la progression, etc.

Dans cet article, vous allez apprendre à utiliser les fonctionnalités du portail de gestion pour créer et gérer vos utilisateurs, ainsi que pour faciliter une administration efficace de la formation.

Types d'utilisateurs

Dans la plateforme Community Training, il existe deux types d’utilisateurs : un apprenant et un Administration istrateur.

Learner

Un apprenant est le rôle par défaut attribué à tout utilisateur ajouté à la plateforme. Les apprenants peuvent afficher et consommer des cours chargés par les administrateurs. Tout en accédant au contenu de formation, les apprenants peuvent utiliser des forums de discussion pour ajouter/partager des commentaires avec d’autres personnes et rester informés des mises à jour importantes envoyées par les formateurs.

Administrateurs

Un Administration istrateur a accès au portail de gestion sur la plateforme et est responsable de la gestion et de la prestation de programmes de formation.

Il existe six types d’administrateur sur la plateforme : Global Administration istrator, Organization Administration istrator, Apprentissage Path Administration istrator, Category Administration istrator, Course Administration istrator et Group Administration istrator. Chacun d’eux est responsable de l’exécution d’activités spécifiques sur le portail de gestion. les Administration istrateurs peuvent créer des organisations, des groupes et des cours, ajouter des utilisateurs et attribuer du contenu, suivre la progression et générer l’achèvement du contenu via des annonces aux utilisateurs et rendre d’autres utilisateurs en tant qu’administrateurs.

Pour plus d’informations, consultez l’article de présentation du rôle d’utilisateur et du portail de gestion.

Créer des organisations et des groupes

Les organisations et les groupes sont un moyen d’organiser vos apprenants en fonction des besoins et de la structure du programme de formation.

Une organisation est un ensemble d’apprenants et d’administrateurs sur la plateforme de formation qui partagent un objectif particulier ou relèvent de critères spécifique, à savoir d’un emplacement, d’un poste de travail, d’un centre d’intérêt, etc.

Un groupe est un ensemble d’apprenants sur la plateforme de formation qui ont un besoin de formation spécifique. Les groupes facilitent la gestion des utilisateurs au sein d’une organisation et d’une entreprise globale grâce à l’intégration d’utilisateurs en bloc et l’inscription automatique.

Exemple de scénario nº 1

Supposons qu’une entreprise située en Afrique du Sud a ses employés répartis dans tout le pays/toute la région, avec un besoin régulier de formation et spécialisation.

• Pour gérer et former efficacement ses effectifs géographiquement distribués, l’entreprise peut décider de créer des groupes en fonction de leurs emplacements comme Cape Town, Johannesburg, Port Elizabeth, etc.

• Une autre façon de gérer et d’organiser les effectifs peut s’appuyer sur les rôles et les services comme les ventes, le marketing, les ressources humaines, les opérations, etc.

Exemple de scénario nº 2

Supposons qu’une entreprise située aux États-Unis a des employés dans différents pays/différentes régions à travers le monde qui sont gérés par des dirigeants de ces pays/régions.

• Dans ce cas, l’entreprise peut décider de créer des organisations sur la plateforme de formation en fonction du pays/de la région, à savoir l’Inde, Singapour, l’Afrique du Sud, etc.

• Chacune des organisations peut se voir attribuer son propre ensemble d’administrateurs d’organisation et chaque apprenant peut appartenir à une seule organisation.

  Notes

  Un administrateur d’organisation est en mesure de créer et gérer du contenu et des utilisateurs UNIQUEMENT pour l’organisation dont il a la charge, ce qui permet de créer des limites virtuelles sur la plateforme de formation.

• Maintenant, pour gérer et former efficacement ses effectifs distribués, chaque organisation peut créer ses propres groupes en fonction de rôles de travail tels que les ventes, le marketing, les ressources humaines, les opérations, etc.

• Une autre façon de gérer et d’organiser les effectifs peut s’appuyer sur les besoins de formation comme les centres d’intérêt, les évaluations de performances, etc.

Ajouter des utilisateurs à une organisation

Les organisations peuvent servir, sur la plateforme de formation, à créer des limites virtuelles de sorte que leur contenu et leurs utilisateurs soient accessibles uniquement en leur sein. Les administrateurs généraux peuvent définir une organisation et attribuer le rôle Administrateur d’organisation à partir du portail de gestion.

Les apprenants font partie par défaut de l’organisation par défaut. Les administrateurs généraux et les administrateurs d’organisation peuvent modifier cette option pour un utilisateur à partir des pages d’administration.

Ajouter des utilisateurs à des groupes

Les groupes peuvent être utilisés sur la plateforme de formation pour gérer différents types d’apprenants et automatiser l’inscription au contenu en fonction des compétences nécessaires, de l’emplacement de l’utilisateur, des domaines fonctionnels, du rôle, etc. Par exemple, vous pouvez créer des groupes et définir des règles pour ajouter automatiquement des utilisateurs au groupe chaque fois qu’ils s’inscrivent sur la plateforme.

Une organisation peut également ajouter manuellement des utilisateurs au groupe en même temps.

Gérer l’inscription au contenu pour les groupes d’utilisateurs

L’administrateur de groupe peut exploiter les fonctionnalités de groupe sur la plateforme pour automatiser l’inscription au contenu pour les apprenants du groupe. Pour tout groupe sur le portail de gestion, un administrateur peut pré-attribuer des cours et des parcours d’apprentissage à partir de la bibliothèque de contenu et automatiser l’inscription au contenu pour les participants existants et nouveaux dans le groupe.

Par exemple, supposons que, sur le portail de formation, les administrateurs ont créé un groupe pour l’équipe des ventes et ajouté tous les commerciaux au groupe. À présent, un administrateur de groupe (alias un directeur commercial) peut pré-attribuer les formations commerciales obligatoires pour le groupe afin que tout nouvel employé dans cette équipe qui s’inscrit sur le portail soit automatiquement inscrit à ces cours.

Suivi de la progression de l’apprenant et de l’achèvement du cours

Les groupes peuvent être utilisés sur la plateforme de formation non seulement pour déléguer et automatiser des tâches administratives telles que l’intégration des utilisateurs et l’inscription aux cours, mais aussi pour suivre la progression des apprenants et envoyer des rappels servant à stimuler l’engagement et l’achèvement des cours.

L’administrateur de groupe sur le portail peut tirer parti de l’analytique de groupe pour superviser les progrès des participants du groupe et envoyer des annonces et des rappels pour veiller à l’achèvement des cours. Dans les sections suivantes, vous allez en découvrir plus sur ces fonctionnalités :

Envoyer une annonce

Chaque fois que de nouveaux cours sont attribués aux utilisateurs, des notifications automatiques sont envoyées par le système aux apprenants. En outre, les administrateurs de groupe peuvent envoyer des annonces à l’ensemble du groupe ou à un ensemble spécifique d’apprenants dans le groupe pour les informer des mises à jour importantes, des événements ou des actions qu’ils doivent effectuer.

Par exemple, supposons qu’un ensemble d’apprenants dans un groupe n’ait pas terminé la formation sur la conformité qui doit être terminée dans un délai d’une semaine. Dans de tels scénarios, les administrateurs de groupe peuvent envoyer un rappel aux apprenants pour qu’ils terminent la formation et obtiennent la certification correspondante.

Suivi de la progression de l’apprentissage

Le portail de gestion fournit des analyses et des rapports en temps réel pour suivre la progression des apprenants et l’achèvement des cours attribués pour les participants au groupe. Les administrateurs de groupe peuvent voir et télécharger le bulletin de notes des apprenants pour superviser leur progression et mesurer leurs performances dans les cours attribués. Pour plus d’informations, consultez cet article.

Étapes pour ajouter des utilisateurs et attribuer du contenu sur le portail

La plateforme Community Training fournit un ensemble spécifique de fonctionnalités permettant à l’administrateur d’utiliser des activités telles que l’ajout d’apprenants, la création de groupes et l’attribution de contenu. Voici quelques étapes simples pour bien démarrer avec la gestion des utilisateurs sur le portail de gestion :

1. Créer des groupes sur le portail de gestion

   Voici les étapes détaillées sur la création d’un groupe.

2. Ajouter des apprenants au groupe nouvellement créé

   Voici les étapes détaillées permettant d’ajouter des utilisateurs à un groupe.

3. Attribuer du contenu aux participants du groupe

   Voici les étapes détaillées permettant d’affecter du contenu aux utilisateurs de groupe.

4. Envoyer des annonces et des rappels aux participants du groupe

   Voici les étapes détaillées pour envoyer des annonces aux utilisateurs de groupe.

Bonnes pratiques de gestion des utilisateurs sur le portail

1. Créez des groupes sur la plateforme en fonction de l’emplacement, de la désignation, du service, du service, du rôle, etc. et ajoutez des administrateurs de groupe pour déléguer l’intégration des utilisateurs et automatiser l’inscription des cours.

2. Utilisez la fonctionnalité de chargement en bloc des utilisateurs pour importer rapidement votre liste d’utilisateurs existante et les organiser dans différents groupes.

3. Définissez des règles pour automatiser l’inscription des utilisateurs dans le groupe et réduire la charge des tâches administratives qui pèse sur vos formateurs.

4. Limitez le nombre d’Administration istrateurs globaux sur le portail, car ils peuvent lire et modifier tout ce qui se trouve sur la plateforme.

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