Contabilità e tenuta dei libri
La contabilità è una funzione fondamentale in qualsiasi soluzione di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) nonché nella maggior parte delle aziende. La contabilità rappresenta il processo di registrazione e catalogazione delle transazioni finanziarie di un'azienda e quindi il recupero, la misurazione, la sintesi e la presentazione dei risultati utilizzando differenti report spesso richiesti dalla legislazione locale. L'obiettivo principale di questo processo è aiutare la direzione dell'azienda a comprendere i dati finanziari della stessa e misurare i risultati delle attività economiche dell'azienda.
La tenuta dei libri è una parte del processo contabile e comporta di registrare regolarmente tutte le transazioni finanziarie in un'azienda. Business Central è un sistema ERP che include strumenti integrati per semplificare la tenuta dei libri nel sistema. Molte azioni possono essere eseguite manualmente o automaticamente.
Questo articolo fornisce una panoramica dei processi di tenuta dei libri, comprese le regole, le procedure e altre linee guida in Business Central. Il contenuto di questo articolo ha lo scopo di aiutare contabili e ragionieri a completare il loro lavoro quotidiano in questo sistema ERP. Per ulteriore assistenza, Business Central include un assistente basato sul contesto. Questo assistente contiene collegamenti a informazioni correlate alla pagina corrente e istruzioni per utilizzare il processo pertinente. Per accedervi, seleziona il pulsante Guida nell'angolo in alto a destra per aprire il riquadro Guida. Utilizza quindi i collegamenti nelle sezioni Informazioni sull'attività o sulla pagina e Risorse correlate di Microsoft Learn.
Il video seguente presenta alcune delle funzionalità chiave per la contabilità e la tenuta dei libri.
La tabella seguente descrive una sequenza di attività e fornisce collegamenti agli articoli che le descrivono.
| Attività | Articolo |
|---|---|
| Visualizzare o modificare i conti CoGe in cui sono registrati tutti i movimenti di contabilità generale. | Impostare o modificare il piano dei conti |
| Specificare la modalità di pagamento dei clienti e quella dei fornitori. | Impostare i metodi di pagamento |
| Specificare le condizioni pagamento per gestire le date di scadenza e per calcolare eventuali sconti pagamento. | Impostare le condizioni pagamento |
| Specificare le categorie di registrazione che associano entità (come clienti, fornitori, articoli, risorse e documenti di vendita o di acquisto) a conti di contabilità generale. | Configurazione delle categorie di registrazione |
| Creare report finanziari e definire le categorie di conti per determinare il contenuto dei grafici e dei report finanziari, ad esempio i report Conto patrimoniale e Conto economico. | Preparare il reporting finanziario con i dati finanziari e le categorie di conti |
| Impostare una tolleranza con cui il sistema chiude una fattura anche se il pagamento, incluso un eventuale sconto, non copre interamente l'importo della fattura. | Usare le tolleranze pagamento e le tolleranze sconto pagamento |
| Impostare periodi fiscali. | Utilizzare periodi contabili e anni fiscali |
| Impostare i termini di fatturazione che ricordano ai tuoi clienti di effettuare i pagamenti. | Impostare i termini e i livelli di sollecito |
| Definire come dichiarare alle autorità fiscali gli importi dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) raccolti per le vendite. | Impostare l'IVA (imposta sul valore aggiunto) |
| Determinare la gestione dell'IVA ad esigibilità differita in connessione con metodi di contabilità basata su contanti. | Impostare l'IVA ad esigibilità differita per la contabilità basata su contanti |
| Definire le valute estere in cui fai trading o crei i report per le transazioni. | Impostare le valute |
| Impostare le funzionalità di vendite e acquisti per gestire i pagamenti in valute estere. | Abilitare il collegamento dei movimenti contabili fornitore in valute diverse |
| Definire una o più valute aggiuntive in modo da indicare automaticamente gli importi sia nella valuta locale (VL) che in una valuta di dichiarazione addizionale in ogni movimento di contabilità generale e in altri movimenti. | Impostare una valuta di dichiarazione addizionale |
| Rettificare periodicamente gli equivalenti della valuta addizionale per compensare tassi di cambio fluttuanti. | Aggiornare i tassi di cambio valuta |
| Definire molteplici tassi di interesse per periodi differenti correlati a pagamenti in ritardo nelle transazioni commerciali. | Impostare più tassi d'interesse |
| Fare in modo che gli importi vengano arrotondati automaticamente durante la creazione delle fatture. | Impostare l'arrotondamento delle fatture |
| Aggiungere nuovi conti a un piano dei conti esistente (COA). | Impostazione del piano dei conti |
| Impostare i grafici di business intelligence (BI) per analizzare il flusso di cassa. | Impostazione di un'analisi di un flusso di cassa |
| Abilitare la fatturazione ai clienti che non sono impostati nel sistema. | Impostare i clienti per vendite in contanti |
| Impostare il reporting Intrastat e inviare il report a un'autorità. | Impostare e registrare report Intrastat |
| Assicurarsi che un movimento contabile sia allocato tra conti diversi, ad esempio quantità, percentuale o importo, quando viene registrato nel giornale di registrazione. | Usare le chiavi di allocazione nelle registrazioni COGE |
| Impostare codici origine e causali per tenere traccia degli audit trail. | Impostazione di codici sorgente e causali per audit trail |
| Specificare i report predefiniti utilizzati per diversi tipi di documenti. | Selezione report in Business Central |
| Collegare i pagamenti in entrata, riconciliare i conti bancari durante il collegamento di pagamento e riscuotere i saldi inevasi. | Gestione della contabilità clienti |
| Effettuare i pagamenti, collegare i pagamenti in uscita e utilizzare gli assegni. | Gestione della contabilità fornitori |
| Chiedere ai clienti di pagare prima che venga spedita loro la merce o di pagare i fornitori prima che questi spediscano la merce. | Fatturazione dei pagamenti anticipati |
| Riconciliare e trasferire fondi tra conti bancari. | Riconciliazione dei conti correnti bancari |
| Impostare partner intercompany ed elaborare transazioni manualmente o automaticamente tra le persone giuridiche nella stessa azienda. | Gestione delle transazioni Intercompany |
| Analizzare i costi di gestione dell'azienda allocando i costi effettivi e a budget di operazioni, dipartimenti, prodotti e progetti a centri di costo. | Contabilizzazione dei costi |
| Gestire i costi di magazzino e di produzione, creare report dei costi e riconciliare i costi con la contabilità generale. | Gestione dei costi di magazzino |
| Gestire e segnalare flussi di cassa in entrata e in uscita. | Panoramica del flusso di cassa |
| Monitorare il flusso dei contanti in entrata e in uscita dell'azienda. | Analizzare i flussi di cassa della società |
| Seguire una procedura end-to-end che utilizza report finanziari per fare previsioni sul flusso di cassa. | Esecuzione di previsioni di flusso di cassa utilizzando i report finanziari |
| Ottenere informazioni sulla contabilità generale e sul COA. | Informazioni sulla contabilità generale e COA |
| Combinare i movimenti di contabilità generale di più società in una "società consolidata“ virtuale per analisi finanziarie. | Consolidare dati finanziari di molteplici società |
| Aggiungere le dimensioni per Business Intelligence più dettagliata. | Usare le dimensioni |
| Creare budget di contabilità generale per prevedere differenti attività finanziarie e assegnare le dimensioni per scopi di business intelligence. | Creare budget C/G |
| Registrare le entrate o le spese direttamente nella contabilità generale senza registrare documenti aziendali dedicati. | Registrare le transazioni direttamente nella contabilità generale |
| Registrare i movimenti di pareggio per annullare le registrazioni dei valori nelle registrazioni o le registrazioni delle quantità sui documenti di vendita e di acquisto. | Stornare le registrazioni e annullare carichi/spedizioni errati. |
| Assegnare un movimento in una registrazione generale a più conti, quando tale registrazione viene contabilizzata. | Allocazione di costi e ricavi |
| Assegnare costi aggiuntivi, quali trasporto e gestione fisica sopportata durante il commercio, agli articoli interessati. Il costo viene quindi riflesso nella valutazione del magazzino. | Usare gli addebiti articolo al conto per i costi aggiuntivi commerciali |
| Registrare le spese dei dipendenti per attività legate al lavoro ed effettuare rimborsi direttamente sui conti bancari dei dipendenti. | Registrare e rimborsare le spese dei dipendenti |
| Allocare ricavi e spese a periodi diversi dai periodi in cui sono state effettivamente registrate le transazioni. | Rateizzare le entrate e le uscite |
| Ottenere informazioni sulle opzioni disponibili per inviare automaticamente fatture di abbonamento ai clienti e registrare il ricavo periodico. | Utilizzo del ricavo ricorrente |
| Usare valute aggiuntive e aggiornare i tassi di cambio automaticamente. | Aggiornare i tassi di cambio valuta |
| Importare le transazioni degli stipendi dal sistema di gestione delle retribuzioni nella contabilità generale. | Importare transazioni retribuzioni |
| Calcolare l'imposta sul valore aggiunto (VAT) sulle transazioni di vendita e acquisto in modo da segnalare gli importi alle autorità fiscali. | Usare l'IVA nelle vendite e negli acquisti |
| Preparare un report che elenca l'IVA di vendita e inviare il report alle autorità fiscali in Unione Europea (UE). | Dichiarare l'IVA all'autorità fiscale |
| Convertire manualmente i contratti di servizio per modificare la loro aliquota VAT. | Convertire i contratti di servizio che includono importi IVA |
| Utilizzare i rendiconti finanziari e le sintesi fornite in Microsoft Excel. | Analisi dei rendiconti finanziari in Excel |
| Usare Gestione ruolo utente Contabile, invitare un contabile esterno e utilizzare l'hub aziendale per gestire i conti relativi a più client. | Esperienze di contabile in Business Central |
| Impostare il reporting Intrastat per fornire scambi con altri membri dell'UE in base alla legislazione locale. | Impostare il reporting Intrastat |
| Compilare, convalidare e inviare il report Intrastat. | Usare il reporting Intrastat |
| Impostare, compilare, convalidare e inviare il report sulla dichiarazione di servizio per i servizi commerciali in tutta l'UE. | Impostare e usare la Dichiarazione di servizio |
| Creare cespiti, assegnare di metodi di ammortamento, registrare acquisti e valori di realizzo e stampare liste di cespiti. | Acquisire i cespiti |
| Registrare le visite di assistenza, pubblicare e monitorare i costi di manutenzione. | Gestione di cespiti |
| Aggiornare informazioni di assicurazione, registrare costi di acquisto in polizze assicurative, modificare la copertura assicurativa, visualizzare le statistiche di assicurazione e creare liste delle polizze assicurative. | Assicurazione di cespiti |
| Riclassificare i cespiti, trasferire i cespiti in ubicazioni diverse e suddividere o raggruppare i cespiti. | Trasferimento, divisione o combinazione di cespiti |
| Rettificare il valore dei cespiti, registrare l'ammortamento e transazioni di svalutazione. | Rivalutazione dei cespiti |
| Calcolare e registrare l'ammortamento e analizzare l'ammortamento nei report sui cespiti. | Ammortamento dei cespiti |
| Registrare transazioni di cessione, visualizzare movimenti contabili di cessione e registrare cessioni parziali. | Smaltimento o ritiro dei cespiti |
| Gestire budget per cespiti, costi di acquisto previsti, previsioni di cessione dei cespiti e previsioni di ammortamento. | Gestione dei budget per i cespiti |
| Impostare gli utenti del workflow di approvazione, specificare la modalità di notifica per gli utenti e creare nuovi flussi di lavoro. Per creare i nuovi flussi di lavoro per gli scenari non sostenuti, implementare gli elementi necessari del flusso di lavoro personalizzando il codice dell'applicazione. | Impostare i flussi di lavoro di approvazione |
| Abilitare i workflow di approvazione, intervenire sulle relative notifiche (ad esempio, richiedendo e approvando la fase del flusso di lavoro) e archivare ed eliminare i flussi di lavoro. | Usare workflow di approvazione |
| Visualizzare gli importi effettivi rispetto agli importi previsti per tutti i conti e per diversi periodi. | Analisi degli importi effettivi e degli importi di budget |
| Creare nuovi report finanziari per definire i rendiconti finanziari per il reporting o la visualizzazione in grafici. | Preparare i report finanziari con i dati finanziari e le categorie di conti |
| Analizzare le prestazioni finanziarie impostando indicatori di prestazioni chiave (KPI) basati su report finanziari e pubblicare i KPI come servizi Web. Gli indicatori KPI dei report finanziari pubblicati possono essere visualizzati in un sito Web o essere importati in Excel utilizzando i servizi Web OData. | Impostare e pubblicare servizi Web indicatore di prestazioni chiave (KPI) basati sui report finanziari |
| Impostare le visualizzazioni per analizzare i dati utilizzando le dimensioni. | Analizzare i dati per dimensioni |
| Creare nuovi report di analisi per vendite, acquisti e magazzino e impostare modelli di analisi. | Creare report di analisi |
| Abilitare il reporting finanziario globale per organizzazioni contabili internazionali utilizzando lo standard eXtensible Business Reporting Language (XBRL). | Creare report con XBRL |
| Modificare l'intento di accesso al database in report, pagine di tipo API e query per ridurre il carico e migliorare le prestazioni. | Gestire l'intento di accesso al database |
Vedere anche
Impostazione di dati finanziari
Vendite
Acquisti
Chiusura di periodi fiscali
Gestione di progetti
Importazione dei dati aziendali da altri sistemi contabili
Elaborazione delle registrazioni COGE
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